公立医院职能科室绩效考核档案管理研究

2021-01-15黄路强牡丹江市妇幼保健院

环球市场 2021年36期

黄路强牡丹江市妇幼保健院

公立医院是我国医疗卫生事业的主力军，居于主体地位。但是从目前发展形势来看，医疗资源分布不均衡、过剩或短缺的情况比较明显，医院内部资源也存在着无谓的耗用，缺乏有效的绩效管理，将会使公立医院经营受到严重影响。因此，建立现代医院，需要重视绩效考核制度，这是其发展的内在要求，也是面临的时代任务。公立医院内部岗位众多，除各个科室等业务部门外，还存在众多职能部门，职能部门的岗位工作内容不同、管理权限不同、服务方向不同，很难有一个一致的评价标准，这种状况导致职能部门工作人员的积极性很难调动起来，进而影响到医院未来战略的实现[1]。绩效档案是指在绩效管理过程中留下的历史记录，其具有很大的信息参考价值，尤其是对于职能科室而言。职能科室的岗位工作成果不容易量化，往往会成为医院绩效考核的盲区。而且职能科室有的居于特殊地位，比如党办、组织、人事等部门，绩效考核标准会出现倾斜的状况。将绩效档案管理工作应用到职能科室的绩效考核管理当中去，有助于对职能科室工作作出客观的评价，并且通过溯源历史的方式来发现工作中存在的问题，对绩效管理流程进行优化。本文基于上述分析，分析当前公立医院职能科室绩效考核存在的不足之处，采用档案管理手段和方法提出解决的策略。

一、公立医院职能科室绩效考核存在的不足

（一）职能科室岗位工作难以量化，客观性不足

职能科室是指按照管理职能专业分工不同而设置的部门，其主要承担的是管理任务，不同于业务部门，其工作质量和数量较难通过量化的方式进行评价，无法利用客观数据进行统计分析。一般是以主观评价为主，通用的考核指标为“劳动纪律”“工作满意度”“任务完成及时性”等，大多为简单表述[2]，比如“工作满意度良好”，客观性明显不足。

（二）绩效考核受到人为因素制约，主观性较大

职能部门在公立医院中具有特殊性，比如党办、监察、退管办等拥有较大权力的部门，绩效考核评分往往较高，这种情况的出现很大一部分是受到人为因素的影响，主观性强，但还找不出反驳的理由。主观意识随意发挥，使得绩效考核的作用得不到充分发挥。在实施KPI考核的绩效考核中，负责人员对职能部门的工作不是十分的了解，在考核的过程中受到自身认识和主观性判断的影响，在评判标准中掺杂进个人的好恶，这种情况将使得绩效考核结果缺乏公平性。

（三）不同职能部门岗位分工不同，公平性缺乏

职能部门的岗位分工不同，在绩效考核中容易受到影响，明显缺乏公平性。目前公立医院各个科室的绩效考核标准明确，基于各个科室的绩效考核标准，医务科、质检科等与之接触较为频繁，其绩效考核标准受到多种因素的影响，在减分上空间余地大，所以尽管其身为职能部门，但是相对来讲工作任务量化效果要明显，其绩效考核往往在下游。而党办、监察等部门则完全处于一种定性评价的绩效考核中，这是一种单一化的考核，再加上部门特殊性，评分情况很难客观公正。有权力的职能部门评分就会高，反之则会偏低，尽管这种情况不能说是绝对的，但是已经成为一种普遍的现象，绩效考核的公平性受到极大的影响。

（四）绩效考核缺乏必要的沟通与反馈，公开性缺乏

公立医院早已经建立的绩效考核指标，但是普遍存在的现象是，公立医院设定的绩效考核指标并没有经过充分的讨论，单纯由负责部门制定出来。这种情况就导致某些绩效指标存在一定程度的不合理[3]。而绩效考核的过程一般是采用追溯性评价方式，待一个考核周期结束的时候，绩效评价主体与客体之间缺乏沟通，交流不顺畅。对待有异议的问题，没有建立起充分的反馈制度，复议空白，这导致的后果是绩效考核客体不认同考核评价结果，或者是只能被动接受。严重影响了绩效考核客体的工作积极性，对于因绩效考核而发现出的工作问题不能及时纠正，对于因绩效考核而发现出的成绩不能及时表扬，工作干的缺乏激励，不利于绩效考核激励作用的发挥。而造成这种局面的根源就是制定、评价绩效标准的过程中不够公开、不够透明所导致的。

（五）职能科室绩效考核指标未关联，有效性不强

绩效考核运用得当，能够引导公立医院发展战略的实现。但是从传统绩效考核指标在很大程度上来讲并未关联到医院未来的发展战略。临床业务科室多以用药是否合理、费用控制等为主，而职能科室作为医院管理岗位部门，大多只是安排月度、季度、年终考核，对于未来长期的发展涉及不到。而且传统绩效考核存在轻考核、重分配的问题，甚至是抛弃考核的功用，进行独立的分配。这种情况下，各个职能科室“各自为战”，医院战略方向得不到支持，医院方面无法采取有效的措施，其有效性得到很大程度的缺失。

（六）绩效考核规范和制度不健全，实用性较差

除了关联医院发展战略难以有效施展作用外，传统绩效考核没有规范的制度，对于职能部门人员的竞争无法起到判断依据的作用。在聘任、晋升职能人员时，绩效考核是重要的指标，但是当前普遍的一个情况就是以模糊参考作为判断依据，而不是绩效考核的溯源记录，这样使得绩效考核的作用被大大削弱。实用性差的问题是上述几个问题综合而得到的结果。绩效考核的作用是全方面的，在目标达成、问题挖掘、利益分配、成长促进、激励人员等方面都有其价值。但是很明显，当前很多公立医院片面认识绩效考核的作用，不做深入的、系统的、制度化的研究，结果导致原本有效的过程管理工具难以展现其应用价值。

二、档案管理运用到公立医院职能科室绩效考核中的策略研究

上文梳理了当前公立医院职能科室绩效考核存在的种种问题，可以采用档案管理手段进行弥补。这样能够实现绩效考核的本来价值，调动人员工作积极性，为公立医院长远发展战略的实现铺平道路。

（一）强化思想认知，转变现有思维方式

为了有效实现绩效考核的作用，首先需要转变原有的思维方式，认识到绩效考核的重要性，认识到档案管理的工具作用。公立医院要将档案工作作为管理工作的重要组成部分，将档案当作项目，其要深入到医院的管理、运营、经营等各个环节当中去。在实践作业中，要强化信息档案管理工作，扎实推进信息档案管理能力，强化这种思想认识。档案管理不是由专门的部门负责的工作，而是全体医院职工所要参与的一份工作。具体来讲，要加强渠道拓展工作，通过宣传、教育的方式，向公立医院全体职工介绍绩效档案管理工作的重要性，并使每一位职工深刻的认识到绩效档案管理工作与自身的利益、职业发展息息相关。要遵循“效率至上、兼顾公平”的原则[4]，鼓励全体职工参与到绩效考核规定的制定规划当中来，采取多种举措提升绩效档案管理的积极性，从而从思想层面打下扎实推进绩效档案管理工作的基础。

（二）完善组织机构，健全绩效考核制度

在思想认识统一、深刻的基础上，要完善组织机构，健全绩效考核档案管理制度。应该从医院、科室两级组织设立绩效考核部门，通过民主集中相统一的方式进行考核评价工作。医院层级绩效考核部门由医院院长担任一把手，全部院领导参与其中，其任务是负责规划绩效考核的流程、制度等，拟定绩效考核科室指标、评价程序、评价结果确认、档案审批等。在医院绩效考核小组中设立考核办，具体执行医院绩效考核小组的工作安排，负责收集、公式、反馈、保管、调阅绩效考核档案信息。考核办还要兼具监督职能，依据实际工作开展过程中的细节，及时修补医院的绩效考核制度，规定医院职能部门的档案管理方法。以月为单位开展职能部门述职活动，根据活动内容由医院绩效考核小组核查指标，进行综合评价[5]。各职能科室内部也要相应成立职能科室绩效考核小组，由科室主任担任一把手，全体科室成员参加，按照职能部门岗位设置对个人进行绩效考核。医院绩效考核小组所作出的考核结果为一次绩效评价，职能科室绩效考核小组所作出的考核结果为二次绩效评价。

（三）明确医院战略，针对性设置考核指标

绩效考核的目的是为了实现医院的战略发展目标。因此，要依据不同职能部门的工作内容和工作性质，结合医院长远规划、中期规划和短期规划针对性设置考核指标。首先，以月度考核和年度考核为依据设置考核目标。月度考核是年度考核的基础，针对于月度考核中已经落地的奖励或惩罚条款，年度考核不再次进行评价，或者只做奖励性评价。年度考核相比较月度考核，需要增加上级主管部门考核、360度考核等指标。其次，在考核指标中，强化个性化指标的比重，一般来讲，通用性指标占比30%左右，个性化指标占比70%左右。个性化指标制定的依据是各个职能部门的工作任务和工作职责，但是不要求个性化指标设定的面面俱到，要抓住重点，一般设置8个到10个不等，从而形成轻重有序的考核体系[6]。第三，考核指标要做到数据化、标准化，不能模棱连可，不能够随意解读。每一条考核标准都要求客观数据直观化。加（减）分，加（减）多少分，因为什么加（减）多少分，都要制定细则，防止人为影响因素在其中过多的干预，增强考核的公正性和客观性。第四，科学分配与不同考核指标不同的权重。个性化考核指标的地位和重要性并不是完全一样的，要根据职能部门不同人员的具体工作职责，科学分配指标权重。比如涉及到医院长远发展战略、中长期发展规划的工作任务和工作事项，应当给予关键性指标权重，从而有利于职能部门工作人员的智力倾斜，不断改进，保障战略的实现。第五，考核指标要求正向激励与负面激励相结合，对于违背了绩效考核目标原则的行为进行负面激励，对于超出绩效考核预期的行为进行正向激励。上述考核指标的制定、执行、评价、反馈等要完全落实到档案管理当中去，做到可追溯。

（四）促进沟通交流，建立反馈制度

绩效考核制度制定和个性化考核指标明确以后，工作并没有完成，要建立反馈制度，畅通沟通交流通道，以形成良性的绩效考核机制。院级、科室绩效考核小组于年初设定科室及个人绩效考核指标，进行为期一周的公示，公示期间进行自由讨论，全体工作人员都可以提出修改意见[7]。年末绩效考核结束后，将考核结果进行为期一周的公示，对考核结果不满意的人员在公示期内可以进行书面申请。在日常工作中，由考核办负责接收全体工作人员对绩效考核制度的不同意见，并与之进行沟通和交流，及时发现绩效考核制度中存在的问题，以最终实现绩效考核工作的目的。

（五）引进电子系统，发挥信息化作用

绩效考核工作事关公立医院每一位工作人员的切身利益。公立医院职工众多，需要进行月度、季度、年度考核，考核内容涉及到方方面面，如此巨大的信息量依靠人工很难实现编纂、梳理、统计、查阅等工作。为了提升绩效考核档案管理水平，要引进电子档案管理系统，充分发挥信息处理优势。电子信息系统引入后，根据医院、科室不同职能任务要求，分别设置不同的权限，在年初阶段设置绩效考核目标，全体职工均可登录查看，年末公示考核结果，全体人员都可以提出意见。日常工作中的各种考核文件、职称晋升、培训等都利用电子信息系统进行。充分发挥电子档案管理的优势，推进绩效考核工作的开展。

（六）规范工作规范，提升绩效工作人员综合素养

在医疗卫生系统深化改革的背景下，公立医院绩效考核档案管理工作对工作人员的能力和素养提出了更高的要求[8]。人是一切工作的根本前提，有人才能做工作，有人才能发展工作。因此，医院要组织有关工作人员进行专业知识与技能的培训，开展讲座、专业课程、实训，从思想上深化，从技能上落实，从而为医院绩效考核档案管理工作的开展提供智力条件。