浅谈企业引入资产管理系统的必要性——基于固定资产管理视角

李慧 河南能源化工集团鹤煤公司财务部

为加强固定资产监督管理，提高资产的使用效益，企业一方面按照国家政策法规、财务管理制度实施具体管理，一方面又根据企业自身实际制定相关章程文件，执行下来也确有成效。但是，企业固定资产管理过程中依然暴露出一些问题。这些问题的存在，不仅影响了固定资产的管理及使用，甚至成为企业潜亏的重灾区，严重影响企业发展。因此，如何更好地管理企业固定资产及提高固定资产使用效率，确保企业资产安全、完整，是企业亟待解决的严峻问题。

一、企业资产管理系统建立的意义及必要性

（一）重要意义

企业固定资产是企业经营发展中重要的实物性资产，同时，也是企业生产加工、生产、制造中必不可少的资源保障基础，做好对企业固定资产的管理工作，在一定程度上，是可以有效促进企业的持续、健康运营发展的。固定资产管理在企业资产管理中是一项较为繁杂的管理项目，整个管理过程中，涉及企业中的多个部门的共同配合与开展，在开展企业固定资产管理各个环节管理中，如：申购、采购、领用、维修、保养、调拨、报废等，需要企业派遣专门负责固定资产管理的相关部专人去开展对固定资产的统筹安排和办理工作。开展企业固定资产管理工作是一个系统性的过程，在该过程实施中，必须要有一个健全、完善的管理运行体系做支撑，以保障固定资产管理各项、各环节的有效开展。在面对着当前经济市场中日益激烈的竞争压力，企业如果想要在经济市场中立足并实现持续性发展，就必须要紧密结合企业自身发展实际和需求实际，在结合新时代经济市场发展新需求，实现对自身固定资产管理的有效、科学开展，通过找寻出现阶段企业固定资产管理开展中所存在的问题和弊端，加以分析纠正，通过建立科学的企业固定资产管理系统，再实施相关针对性强的管理优化措施手段，实现对企业固定资产管理手段的革新与创新，为企业的生产能力和经济效益的有效提高提供保障基础。

（二）必要性

1.使固定资产管理更加规范

引进固定资产管理系统，或者是启用现有财务管理系统中的固定资产管理模块，实现固定资产管理与现有会计电算化链接，新的操作程序和管理行为能够提高固定资产核算精准度，有助于实现财务管理的规范化。

2.固定资产状态随用随查，提高资产管理效率

引进固定资产管理系统，改变了固定资产清查数据的采集方式，解决固定资产清查账实偏差的问题，一物一码随时链接，大大提高清查效率。引入资产管理后，可以随时统计、查询固定资产情况，为合理配置资产、优化资源提供依据，极大地提高了工作效率。

3.改革固定资产管理模式

传统的固定资产管理模式无论从管理结果还是管理效率，都难以适应现行经营管理形式的需要，尤其设备密集型企业对模式改变的愿望更为突出。传统的固定资产管理模式过多依赖管理人员的岗位稳定性，引入固定资产管理系统，不仅能够避免因岗位变动造成固定资产“因人流失”、重复盘点或错盘，而且新系统一体化更是细化了固定资产数据，更加提升企业获取固定资产数据的真实性。从传统管理转变为固定资产管理系统的科学管理模式，是质、效的飞跃，是资产管理的重要发展趋势。

4.变无效监督为有效监督

引进固定资产管理系统，从资产新增开始所有数据均录入系统，详细到每一个使用人期间，一个固定资产管理系统生成的条形码就可以承载一整套固定资产的相关信息，避免了因不同使用部门编码不一致造成盘点无效情况，扫描条形码就可以盘点资产的来源、流向以及显示状态。形式统一后，有效减少了许多人为因素的干扰，监督及时、效果显著。

5.静态管理向动态管理发展

经济越发展，对企业财务管理的要求越高，一个企业要想能良性发展，就需要企业从方方面面尽可能做到有效管理，有效的管理可以为企业决策提供坚实可靠的依据。固定资产静态管理停留在信息归集层面，比较被动，在使用时需要重新提取、重新分析；使用固定资产管理系统后，对固定资产可以形成新的动态管理，需要时可以直接参与企业管理、决策的新动向，能为企业财务管理推进一体化发挥作用。

二、企业固定资产管理存在的主要问题

（一）固定资产管理方式落后

1.固定资产尚未实现电算化管理

财务管理系统中有很多模块，多数企业只是启用了其中的会计制单、会计记账等简单管理模块，对于其中的存货管理、固定资产管理、资金预算管理、财务报表分析管理等尚未开启或者是完全没有构建。

2.日常管理及维护工作不及时

固定资产参与企业经营的各个阶段，时期比较长，联系固定资产本身性质来讲，确实存在一项固定资产从进入企业到服务期结束都在同一位置，例如房屋资产；但是也存在如机器设备、电脑、打印机、车辆等可移动的固定资产。固执的认为在账即在正常使用，殊不知房屋可能因为疏于维护或出于新建目的，已经报废或者拆除；可移动可以调拨的资产已经迫于临时性工作需求被重新调拨，已不在原新增固定资产岗位服务。

（二）固定资产管理制度不完善

部分企业固定资产管理效率的低下的根本原因是缺乏较为完善、健全的固定资产内部控制管理制度做支撑，在一定程度上阻碍了企业固定资产有效管理，形成了固定资源浪费现象严重。主要体现在，在固定资产管理中，缺乏明确的管理责任和界限，所制定的资产管理相关管理制度不能有效满足当前企业管理需求，管理制度细节化不清晰，缺乏内控、风险等方面的规定，监管制度不完善等等。

（三）内控执行不到位，管理监督欠缺

1.账卡物不相符

根据会计制度管理规范且结合管理实际，固定资产财务账、登记固定资产卡片和实物资产管理执行不相容职务分离制度。传统手工会计核算已基本消失，取而代之的是会计软件、会计信息系统核算，在更替过程中发现手工会计阶段核算存在漏洞，根据财务软件做出相应调整，未对固定资产卡片做调整，造成账卡不相符；受固定资产新增、领用、调拨，固定资产管理人员及实际使用人工作岗位变动等多个环节动态影响，实物资产状态已经发生改变，却未能及时发现，造成账卡与实物不相符。

2.“物随人丢”，岗位管理衔接性差

固定资产管理人员对任期内新增固定资产使用流向能做到清清楚楚，但是对任期前形成的固定资产，未能做到清楚其来源、流向，对已经发生改变的固定资产不清楚其存放位置及现使用人等等具体情况，甚至出现盘盈、盘亏的假象。这反映出固定资产管理缺少岗位变动交接手续，影响了固定资产管理岗位的连贯性。

3.物销账存，账实不符

日常管理疏于维护，固定资产状态改变了，未能及时对固定资产使用状态上报，造成财务对已经发生的改变，手续不齐全无法做账务处理，后期只能以盘亏形式销账，给企业造成损失。

（四）岗位责任意识差，人员道德素质参差不齐

1.岗位更换，交接手续履行不完备

作为现金资金管理，岗位交接，交接手续比较齐全。但是固定资产岗位人员变动，交接手续并不完善，固执的认为固定资产就固定在那里，账即是物，账在物在，交接账册即是交接实物，实则这样的交接手续存在很大的漏洞，造成只知有账不知其物为何的管理现状。

2.人员素质、业务水平参差不齐

一些管理人员认为固定资产分发使用后就完全不用理会，会一直服务到生命期结束；一些管理人员不去真正的盘点固定资产，造成固定资产盘点流于形式，没有起到真正的监督作用；一些管理人员知晓并默许固定资产状态的改变，却未能与财务及时沟通更新固定资产的状态，固定资产管理意识淡薄。

三、建立资产管理系统在企业财务管理中应用的对策及建议

（一）顺应时代向网络化管理系统发展迈进

电算化、网络化已经改变了企业的生产、人们的生活，生存环境的改变必然要求企业管理模式随之改变。既然网络化管理是必然的发展方向，前进还是倒退，不言而喻。引进资产管理系统，是向网络化管理迈进了一大步，新功能新模块开发会加快发展速度，例如更多的使用手机，手机的普及度已经将工作范围、工作效能无限拓展，会计完全可以充分利用这一工具，开展对固定资产的远程监管、远程操作，实现事前考察、事中动态监督、事后状态查也同样轻轻松松。图片、文档、流程等等一整套就是一个固定资产的详细自传。

（二）建立健全固定资产管理制度

依据企业自身状况实际，建立科学、健全、完善的固定资产的管理制度以及管理体系，实现企业固定资产管理工作中账、物、卡始终保持一致性。在固定资产管理工作开展中，需要对企业各部门所担任的管理职责进行明确，并要求各部门工作人员严格遵循相关管理制度开展固定资产管理工作，做到从严要求、责任到人。其次，健全、完善对固定资产盘点、调拨、报废、处置等相关管理制度，由此需要企业各部门严格按照相关管理制度开展对固定资产的盘点核对，并以核算、盘点结果为基础，进行各部门责任的落实、明确。再就是，需要重视对企业固定资产的相关保养检修工作的有效开展，针对于一些机械设备、生产设备等固定资产，必须要严格按照相关制度开展行周期检定、保养与维修，以保障企业固定资产的最大化效益应用。

（三）真正实现“核算、管理、决策”一体化发展

虽然我们用电算化代替了手工记账、报账工作，但实际上很多企业还在使用传统模式管理存货、固定资产等，核算基本上也停留在事后核算。引入资产管理系统，和日后不断再新建的财务管理模块功能开发，都是对电算化的充分利用，提高每个岗位的参与性，增强了岗位人员的责任意识，让信息、数据直接与岗位人员挂钩，人员、资产从事前到事后连续贯通，企业能够高精准预测、高效控制，实现动态管理及时预警及时反馈，真正实现“核算、管理、决策”一体化。

（四）转变领导层资产管理观念

新增系统要考虑成本考虑企业实际，也要考虑提升的效率和带来的收益。对于领导层，固定资产可能是财务报表上的一行数字，资金宽裕便有求必应，对整体资产的类别可调剂并不完全清楚，就极有可能造成重复购买，或者预见性不足的情况。人工调研调剂效率不尽如人意，资产管理系统可以让固定资产“活”起来，给各下级单位、部室一定权限，通过系统可以查询资产的溢余还是短缺，决定调剂还是购买，不但提升了资产的管理效率，又为企业带来收益。

（五）培训管理人员，提升管理人员素质业务水平

硬件条件提升后，就势必要提升管理人员业务水平及素质素养。要保证一整套管理系统能按照预期目标规范、高效的运行起来，就必须有一批责任心强、专业水平过硬、能够熟练操作系统的复合型人才。就需要在企业中开展培训，建立奖罚机制、补贴机制，吸引人才壮大管理人员队伍，最终实现高质高效管理。

四、结语

现阶段，企业受宏观与微观经济环境影响都比较大，财务管理本身就面临着比较大的风险，也存在着比较多的隐患。资产管理系统就是搭建了一个较为优质高效的管理平台，通过使用资产管理系统使资产管理在有序、规范的模式下参与到企业经营中去，为增强企业抵御风险的能力添砖加瓦，为企业有效化解一些资产管理隐患，向企业提高资产管理效率理想状态迈进一大步。

综上所述，企业应积极引进资产管理系统，进一步与电算化、网络化的深度融合，建立健全企业管理机制，有效防范风险化解隐患，优化企业环境，最大程度上抗风险化隐患提效益。