大数据时代数字档案室建设路径探究

张伟

摘要：在大数据时代背景下，积极进行数字档案室建设，对于档案管理工作而言至关重要，是有效解决相关问题的重要对策。就当前数字档案室建设而言存在很多问题，不仅专业的人才匮乏，而且对资源的开发利用不够深入。因此，应该遵循相关的要求深入挖掘档案信息资源，培养专业性水平较高的人才，从而更好地推动数字档案室建设不断发展进步。积极进行数字档案室建设具有很多意义，能够全面提高档案工作效率，不断促进档案工作走向现代化，优化资源共享，从而满足人们生活的多种需求。就数字档案室建设这一工作而言，是一项系统性的工程，在建设过程中需要经历多个环节，在最初的时期需要进行调研、建设立项等相关工作，同时，还要进行平台建构、系统运行等。因此，数字档案室建设具有较强的系统性和长期性，在建设过程中需要投入足够的人力和物力，各单位部门要积极合作，确保建设工作顺利进行。

关键词：大数据时代;数字档案;建设

一、数字档案室建设参照标准

不断推动档案管理朝向数字化方向发展是当前国家整体发展的主要战略，要想确保这一工作顺利进行，作为国家方面就要采取相关对策，颁布相关的文件，从而为数字档案室建设提出建设标准和指导。为了进行数字档案室建设，国家档案局于2010年六月颁布了《数字档案馆建设指南》（以下简称指南），这一文件的颁布对开展建设工作提供了有效帮助。指南总共包含五大方面，即总体要求、应用系统开发和服务平台建构、管理系统功能要求、数字档案资源建设以及保障体系。其中，所谓的总体要求，就是对数字档案建设提出相关要求，从原则、目标等相关内容进行详细阐述。而管理系统功能具有四大功能，即收集、管理、保存和利用。资源建设主要有电子文件的接收、资源整理、档案，数字化和建立数字档案资源库四个方面。保障体系主要是指安全保障体系和标准规范体系。指南的颁布，对于数字档案馆建设而言具有重要的影响，加快了建设的步伐。随着数字档案室的建设发展，2017年国家档案局发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》，这一文件的发布为建设工作提供了有效依据。建设指南能够指导企业有序开展相关工作，加快了档案信息化建设的步伐，促进企业档案信息进行充分有效地整合，从而使得国家的档案信息资源得到丰富。总而言之，这两个文件的颁布对于企业素质的暗示建设产生了积极作用，但是在工作过程中也涉及了其他方面，国家颁布了相关的法律法规，为建设工作的顺利进行起到了有效的保障。

二、数字档案室建设的问题分析

（一）资源开发程度不深

就当前的档案管理工作而言，档案机构比较关注纸质版档案数字化，这样一来在一定程度上使得档案信息化建设不断发展进步。所谓的档案信息资源建设主要有电子文件接收、建立数字资源库等相关工作，在建设过程中出现了信息资源开发不够深入的问题。在当前大数据时代背景下，档案用户的信息需求出现了个性化的特点，要根据信息的内容特点有效挖掘相关的档案信息资源，这对于数字档案室建设而言，是一项十分重要的工作。当前，档案机构应该充分考虑大数据技术，思考该如何充分运用这一次技术预测出用户的信息需求和行为，为更好地提供档案信息服务打好基础。

（二）档案专业人才缺乏

数字档案室的建设发展离不开专业性的人才，数字档案室建设处于不断发展的过程中，因此对专业人才的需求也越来越多。数字档案室建设中的系统开发和服务平台建设需要专业性的信息技术人才，纸质档案的扫描等相关工作也需要专业性的人才来完成，档案数据资源的长期保存和更新维护也需要专业的人才，因此要根据岗位的需求，科学合理安排专业人才。任何事物的发展都需要一个瓶颈阶段，档案室建设在面对瓶颈阶段时要注意专业人才队伍建设，从而为顺利度过瓶颈阶段奠定基础。

（三）信息资源风险较高

在数字档案室建设过程中，应该格外关注数字信息的安全。过去传统的档案都是纸质档案，所面临的安全问题就是档案实体安全，只要做好相关的保密工作，就能确保信息不外泄。但是，在当今的大数据时代背景下，都是电子档案借助网络进行信息的传达，这样一来就使得信息资源的安全面临很大的风险。特别是当今的资源实现了共享，虽然在档案利用过程中十分便利，但是也加剧了信息安全风险。除此之外，从档案信息资源数据库出发来看待信息安全，因为容易被更改，档案设备和软件系统出现不兼容的问题，这些也都是使得信息安全面临风险的因素。

三、数字档案室建设的策略分析

（一）严格遵循相关建设标准

在进行数字档案室建设过程中，应该根据相关的标准，遵循相关文件内容，确保建设顺利进行。这些相关的建设标准主要包含档案硬件配备、资源格式、人才应用等，这些对于数字档案室建设而言至关重要，要严格遵守相关标准，为建设工作提供有效保障。

（二）深度挖掘档案信息资源

随着大数据时代的到来，用户的需求也越来越高，过去传统的服务模式已经很难满足当前的需要，越来越多的用户开始利用互联网获取相关信息，这样一来不仅便利，而且还有效节约时间。这样的方式也存在一定的不足，由于数据信息量相对较大，导致用户获取有用的资源存在一定难度。因此，应该积极转变服务理念，根据用户的信息需求深度挖掘相关的档案信息资源，从而提升用户体验，为其提供针对性的服务，提高服務质量和水平。此外，还要积极运用大数据技术，对用户的信息行为和需求进行深入分析，从而更好地满足用户不同需求。还要积极进行档案编研工作，不断丰富编研的形式，同时还要积极开发多种形式的半成品，利用自媒体进行档案资源的宣传和推广。

（三）着力培养档案专业人才

数字档案室建设离不开人才，就当前的档案机构而言，大多数都存在专业人才困乏的问题。要想解决这一问题，就要注意人才的培养。首先，应该引进一些专业的档案和信息化人才，从最根本入手，满足数字档案室建设和运行的基本需要。其次，要不断提高档案管理者的水平，对其进行继续教育，与实际工作进行有效融合，安排专门的培训活动，并采取一些政策，鼓励相关工作者积极参与到学习活动中来，深入掌握行业的发展方向，提高解决在工作中所出现的相关问题的能力。这样一来，能够为数字答案是建设的不断发展进步提供不竭动力。

（四）高度重视档案信息安全

关注档案信息安全对于数字档案室建设而言至关重要，也是建设工程中的重要组成部分。在指南这一文件中，第五部分阐述了保障体系建设，主要包括安全保障体系和标准规范体系建设。对于数字档案管理安全而言，涉及的范围相对较广，不仅要确保数据的安全，还要确保网络平台、信息系统的安全。所谓的数据安全就是确保数字档案信息的完整，不被更改，确保可以持续运用。而系统安全和网络平台安全就是确保系统软硬件稳定持续运行。在进行档案信息安全建设时，可以从三个方面开始入手。首先，积极建构相关的信息安全保障制度，并在进行档案管理过程中遵循相关制度，明确对档案管理的要求。其次，要根据档案室的需要配备必要的软硬件设施，并根据实际采用安全保障技术方法。最后，要制定相关的档案信息安全管理应急预案，及时进行安全风险预测，并进行相关的演练活动，不断提高数字档案室应急处理的能力和水平。除此之外，采用异地备份的方式，能够有效避免数字档案信息风险，提高安全性。

参考文献

[1]王昊宇.大数据时代的基层数字档案室建设路径分析[J].兰台世界， 2019（03）：53-55.