人工智能技术在档案管理信息化中的应用

刘鹤 铁岭市自然资源事务服务中心

我国传统的档案管理工作存在一定的缺陷与困难，在管理过程中管理水平和管理模式传统化教育严重，整体的管理水平和管理效率较低，并且无法实现档案信息的有效收集，整理和管理，并且以传统的纸质文字来实现传播，很容易会对档案造成破损。除此之外，传统的档案管理模式无法实现对档案信息的全面开发与利用，并且在短时间内无法实现高效率的传输与推广，无法充分发挥其作用。

一、人工智能技术的主要特点

（一）智能化特点

智能化是人工智能技术的一个重要标志，充分展现了人工智能技术的本质。人工智能简单而言，就是指通过对人的行为模式和思维方式的分析，通过特定的程序和技术，研发出一种新型的，与人类工作相符合，相接近，具有高度信息处理能力的一种智能设备。通过人工智能技术，不仅能够代替人类工作，更能够提高工作效率，实现人类工作无法实现的部分功能，例如通过智能化能够实现语音识别，智能搜索和图像搜索分析等，能够根据需求者的想法实现问题的有效解决，满足人类的要求。通过智能化特点的利用，还能够实现对档案信息的及时有效整理，收集和分析，以及相应的传输工作，有效的节省了工作时间和成本，实现档案管理的信息化。

（二）交互化特点

交互化特点是人工智能技术的另一项重要特点。简单而言，交互化就是指人工智能和人类交流互动的能力，人工智能的开发是以人类的交流和互动为基础，而交互化则是指通过人工智能除了对人类的行为活动实现复制之外，还实现对能力的延伸，通过交互化能够实现对语言识别和信息检索，通过对问题的处理和分析进行反映，实现两者的互动，在遇到问题后能够实现及时的处理和解决，实现高效的互动。因此，档案管理的信息化工作可以充分利用人工智能技术中的交互化特点，通过相应指令的输入，能够在第一时间通过人工智能技术解决问题，并且通过相应的信息化平台，能够有效减少不必要的环节和互动，优化工作流程，实现直接的交互化过程，提高档案信息的利用率和传输速度，推动档案管理信息化工作的进程。

（三）服务化特点

服务化特点是人工智能技术中的一项显著特点。服务化特点主要是针对人们的日常工作和行为所体现的一项特点。在人们的日常工作、学习生活中，通过人工智能技术的服务化特点，能够有效提高生活的便捷化和生活质量。档案管理人员可以借助信息化技术构建人工智能平台，在平台中设置好不同内容和区域的板块，对于各项内容进行分门别类，人们可以通过不同板块和内容来满足不同需求，而且能够有效地节省时间，提高整体的服务水平。在设置人工智能平台和提供服务的过程中，在平台中需要对所有的大信息进行有效的收集和整理分析，归纳，对档案信息的时间年限和特殊内容进行优化处理，保证人工智能技术的服务化特点。

二、人工智能技术在档案管理信息化工作中的重要意义

（一）实现了档案管理规律的掌握

现阶段我国的档案管理工作都逐渐地应用了人工智能技术，并且取得了显著的成效。人工技术在应用过程中会形成具体的数据库和信息库，通过数据库和信息库能够摸索出长时间内档案管理的规律，为后续的档案管理信息化工作提供相应的依据和标准等。当管理是一项系统化和流程性的工作，具有很强的规律性。通过人工智能技术的应用，有效地推动了档案管理规律和人工智能技术的相结合，提高了整体的工作质量和效率，实现了档案管理信息化工作中的数据快速分类和查找，实现了有效专业的统一规范化管理减少了不必要的人工支出。

（二）实现了档案管理内容的掌握

在实际的档案管理工作中，各种档案信息繁杂且众多，而为了实现对档案的有效管理和信息化，需要对档案信息的内容实现全面的采集和有效的分析，通过相应的系统模拟和分析，能够通过计算机技术满足人们的不同需求，对整体的档案内容进行检索，实现和满足信息的获取。除此之外，还能够通过对内容的掌握，制定出合理科学的档案管理信息化方案，减少档案管理问题的发生，推动档案管理向信息化方向的快速发展。

（三）实现了对档案管理特点的掌握

掌握档案管理工作的特点，对于档案管理工作的信息化开展有着重要的意义和作用。在我国现阶段的档案管理工作中，重复性是档案管理的一项显著特点，通过人工智能技术能够制定相应的系统和流程，操控者可以通过系统和流程，按照相关的步骤来下达指令和动作，达到目的性和要求。在整个过程中，具有高度的严谨性和准确性，整体的程序和指令不会出现任何错误，并且指令一旦发出不会轻易改变，所以在档案管理工作中，要严格保证好指令和动作的精准度，重复性操作的同时，达到最大程度的匹配，进而提高档案管理信息化的水平，强化整体的工作效率，实现精准有效的信息化管理，确保对档案资源的有效开发利用。

总而言之，做好档案管理的信息化工作，对于社会和国家的发展有着重要的意义和作用，能够有效保障生产发展各项工作的顺利开展。通过信息化的应用和管理，不仅能够满足不同人民群众对档案信息的需求，更能够充分发挥档案信息资源的作用，实现对档案的有效检索和分析。为了做好档案管理信息化工作，有关部门和单位应该加强对人工智能技术的重视，做到与时俱进，不断学习新型的人工智能技术和操作，为档案管理信息化工作做好保障与准备。

三、人工智能技术在档案管理信息化中的具体应用

（一）档案管理的分类工作

很多生产生活都逐渐应用了人工智能技术，并且取得了显著成果。档案管理信息化工作也不例外。首先，管理人员在开展档案管理分类工作室，可以通过计算机和人工智能技术对所有的档案信息进行录入处理，实现档案信息的数字化和信息化，通过这样的方法，不仅能够避免珍贵档案的丢失和破损，更能够延长档案的保管时间，实现有效的分类处理。后期通过人工智能平台的应用，所有的档案信息在平台上分门别类地呈现，而人们可以根据自身的需求及时获取档案。现阶段利用人工智能技术开展的档案管理信息化工作中，一般包含文本类档案，影像类档案以及图表类档案等，通过人工智能技术对这些档案信息进行分类，能够有效地减少成本，保证档案信息的准确性[1]。

（二）管理的智能搜索工作

通过人工智能技术，能够有效实现档案管理信息化工作的智能搜索。智能搜索是指通过相应的人工智能平台和门户，人们能够根据自身的需求，在平台上进行自主的搜索关键词和相关内容等，进而实现对信息的准确掌握。在传统的档案管理工作中，对于档案信息的利用和查找都会经过多个环节，往往需要较高的成本和时间，需要机械化地对档案信息进行查找和浏览。而随着信息化时代的到来，人们越来越追求便捷化的生活，通过智能化的搜索，使人们的生活变得更加高效化。因此，人工智能技术的智能搜索功能至关重要[1]。

（三）档案管理的安全监督工作

通过人工智能技术的应用，使得档案管理的信息化工作得到了安全有效保障。在实际的档案信息管理工作中，传统的档案管理很容易会导致信息的泄露，但通过人工智能技术，可提高档信息的保密性，某些重要的大信息不能够进行随便的查阅与寻找，针对保密性较强的档案信息可以设置安全等级和密码等，只有获得密码验证，才能够进入对档案信息进行查阅获取。既能够避免档案信息出现丢失的情况，又能够保证档案信息的准确性，防止他人进行修改和操作。除此之外，对于档案管理是可以安装指纹解锁和密码解锁以及人脸识别等安全设置，在档案管理室内安装好相应的监控，实现动态化的管理和全程保护，当有意外或危险情况发生时，通过监控能够保证安保系统在第一时间发出警报，及时采取措施进行处理[2]。

（四）推动人工智能和大数据平台的结合与应用

通过实践和科学数据可以得知，人工智能技术在档案管理信息化工作中起到了至关重要的作用。因此，档案馆应该加强对人工智能技术的应用与推广，为了实现进一步的工作水平提高，还可以把人工智能技术和大数据平台相互融合，根据已有的资源构建信息数据库，实现对所有档案信息数据的全面收集，保证信息的全面化和系统化，提高档案管理的工作质量和效率，充分发挥人工智能技术的作用，满足人民群众的需求，推动档案管理信息化工作的顺利开展。

（五）构建以人工智能技术为依托的档案管理信息化系统

档案管理信息化系统能够有效保证档案信息的全面数字化，实现管理工作的智能化。档案管理人员可以制定科学合理的工作目标，以档案信息的系统化和全面化为标准，不断完善档案管理信息化系统，延伸和拓展当管理工作的服务范围，满足不同客户和用户的需求，实现对档案信息的充分开发与利用，实现综合性的档案服务管理工作，提高档案管理工作的质量。通过档案管理信息化系统的构建，实现对档案信息的宣传和推广，把所有的档案信息推送给用户，并且通过相关的网站设置，需求者还可以通过计算机网络来对答案信息实现获取，提高用户体验，满足用户的个性化需求。

四、结语

为了满足人民群众的需求，实现与时俱进，在档案管理的相关工作中，应该实现信息化管理，加强对人工智能技术的应用，利用人工智能技术来构建档案管理的信息化新模式，提高档案管理信息化工作水平，实现对档案信息的高效处理，推动档案管理信息化工作的顺利进行。