财务共享模式下企业成本控制策略

□文/修萨 吕程远

（吉林外国语大学国际商学院吉林·长春）

［提要］成本控制工作是企业管理的重要组成部分，成本控制水平的高低，直接影响到企业的运营效率。依托于财务共享模式的成本控制工作，可以有效的整合信息，并且加快办公效率，有效的提升成本控制水平。本文对财务共享模式下企业成本控制工作进行分析，发掘其中存在的问题，并提出相应的解决对策。

近年来，财务共享模式成为一种流行的管理模式，但是由于自身财务水平有限，无法将财务共享系统良好应用，导致成本控制工作不仅没有得到提升，反而拖累企业效率。所以，对财务共享模式下成本控制工作进行研究，分析其存在的缺陷，并寻找解决对策具有十分积极的意义。

一、相关概念综述

（一）财务共享模式概述。财务共享模式是近年来新兴起的一种公司管理模式，其依托于信息技术，以软件为载体，将公司范围内的相同业务进行联通，使企业的分公司或者各个部门之间可以通过网络快速的进行沟通和交流，完成审批以及报销等业务。财务共享模式能够有效的优化组织结构、规范流程、提升企业运行效率，并且降低成本，在国外的大型跨国公司中已经被广泛应用。财务共享模式传入我国之后，由于其优越的效果被我国大型企业青睐，已经有大量的大型企业开始使用财务共享模式。其核心宗旨为将企业的办公流程化、标准化，使企业母公司和分公司之间可以快速的进行业务传递，使运行效率提升，并且可以缩减人力成本，使企业能够获得更好的发展。

（二）财务共享模式和传统财务模式比较。首先，从信息传递速度上来看，传统财务模式的审批以及报销等流程都需要分公司的财务人员进行人工汇报，大量的使用纸质版账本，其内容受到财务人员个人因素影响较大，标准不够统一，需要总公司的财务人员耗费大量的精力进行核算。而且有些公司为了保证财务工作的准确性，往往需要分公司的财务人员前往总公司进行汇报，需要大量的时间，效率极为低下。而财务共享模式可以通过软件进行操作，业务内容完全标准化，总公司的财务人员完全可以做到快速审核、及时批复，也不需要分公司的财务人员当面汇报，可以极大的提升财务工作办公效率，并且降低失误率。通过网络传递的信息速度极快，从而也使企业的运行效率提升，为企业发展打下良好的基础。其次，从人员数量方面来看，传统财务模式中，各个分公司都必须要配备足够数量的财务人员，要有财务总管、会计、出纳、库管等职位，配备的财务人员最少也需要4名，这样不仅要支出更高的人力成本，同时在分公司财务人员之间的配合也更容易出现失误。而财务共享模式中，由于财务工作由总公司的财务人员进行执行，而分公司只需要在系统中提交数据即可，在分公司的财务人员设置上，完全可以只设置库管及出纳，能够有效降低人力成本支出，体量越大的企业使用财务共享模式能够带来的成本节约越高。

（三）成本控制概述

1、成本控制定义。成本控制源自于成本管理，是企业通过成本管理的技术，来对成本使用进行规划，能够使企业在节约成本的同时，提升企业自身在市场中的战略地位。成本控制区别于传统的成本管理，成本控制更加注重于企业在市场竞争中所处的地位，通过对不同环节成本的协调，使企业的竞争力能够提升。成本控制主要以价值链理论为指导思想，通过对价值链的观察，来分析影响成本的动因，从而发现降低成本的方法，并且进行执行。成本控制相对于传统成本管理具有长期性、开放性和整体性，对当前企业的发展具有重要影响。

2、成本控制的作用。成本控制工作在企业的管理中处于一个极为重要的地位，成本控制工作不仅能够帮助企业节约成本，同时还能够通过企业运行过程中各个环节的成本反馈来发现企业运行中存在的问题，能够使企业在第一时间发现并且改善，对企业的发展而言具有十分积极的作用。同时成本控制工作不仅是简单的节约成本，更是合理的提升企业的成本使用效率，将企业的成本更加合理的应用，在需要投入的方向加大成本投入，使企业能够获得更好的发展。

（四）财务共享模式对成本控制的原理。财务共享模式不仅是一种企业管理模式，更是一种辅助手段，通过财务共享模式，企业的总公司能够快速了解其他分公司或者分项目的成本执行情况，了解这些项目的进展。分公司则可以通过数据的快速传递，来提升和总公司的交流速度，快速完成申请预算、费用审批报销等环节，提高运行效率。其原理主要包括三个方面：首先，加快办公效率能够提升企业运行效率，使企业的周转速度加快，从而获得更多的利润，也能够通过增加业务数量来摊薄成本；其次，缩减人员数量，使用财务共享模式之后，企业需要的财务人员总数量锐减，可以有效的降低人力成本，为公司节约资金；最后，运用财务共享模式之后所有财务工作完全由总公司的财务人员或者系统自动进行，可以有效的避免分公司的财务人员利用职务之便进行不法行为，为公司的财务安全提供了一定的保障，尤其是涉及到成本这个最可能产生问题的方面。

二、财务共享模式下企业成本控制存在的问题

（一）成本控制反馈不及时，导致管理费用攀升。财务共享系统的初衷是提升办公效率，加快费用申报审批报销等流程的速度，从而提升企业的运行效率减少成本支出，并且提升成本控制工作的水平。但是，从企业运行的实际情况来看，由于财务共享系统构建时间较晚，分公司财务以及各部门的工作人员对于财务共享系统不够熟悉，在很多环节经常出现失误，导致财务共享系统的作用无法发挥。尤其是在进行成本控制时，由于企业各个分公司习惯于传统的财务模式，而财务共享系统中费用的预算申请、报销审批等环节都需要多个领导进行审核同意，增加了企业管理流程的环节，使管理费用攀升。成本控制工作的主要信息来源是分公司以及各个部门的反馈，由于流程不熟悉等因素使分公司财务人员和部门员工反馈的信息无法及时的递交到总公司财务处，则成本控制工作也就无法得到良好的执行。

（二）责任划分不明，导致财务共享模式下成本控制体系性较差。成本控制工作贯穿于企业运营的每一个环节，需要全员进行参与才能得到良好的执行。良好的成本控制都是成体系的，每一个环节都有严格的标准，这样成本控制工作执行起来效率才会得到提升。从目前的情况来看，企业在财务共享模式构建完成之后，其工作的申报、审批流程发生了变化，由于需要设置审批人，加上对于财务共享系统的不够熟悉，很多财务业务效率十分低下。例如，在预算审批环节中，需要由分公司或者部门员工提交预算，参与审批的有部门负责人和分公司领导，总管这项业务的副总经理再到财务人员，参与的人员数量较多。虽然这样能够保证预算的审批足够谨慎，但是同样变得更为复杂，加上管理层对于新事物的接受能力较差，很多时候审批不及时，导致预算申请的时间过长，很容易错过项目发展的窗口期，给公司造成了较高的时间成本。另外，由于成本控制工作体系性较差，在出现问题之后，由于参与审批环节的人较多，责任没有具体落实到个人身上，发生事故之后互相推脱，不仅影响企业的内部和谐，对于企业的成本控制工作也造成了不利影响。

（三）各部门分公司财务人员素质较低。财务共享模式是依托于信息化设备来执行，对于财务人员的素质要求较高。而公司本身对于分公司财务人员的重视程度并不高，也就导致了分公司的财务人员素质普遍较低，很少有相关专业本科学历之上的财务人员。尤其是在执行财务共享模式之后，这些分公司的财务人员由于业务素质有限，导致其很难快速的接受财务共享系统，这也就使财务共享系统需要进行提交同时也需要分公司的财务人员当面汇报，严重地拖累了企业成本控制工作的效率。

（四）偏重预算，对偏差分析重视程度不够。在现有财务共享模式中，公司财务部门对于预算的重视程度非常高，需要分公司和部门员工做出详细的解释，并且进行严格审核，确保企业的每一分钱都能够花在刀刃上，但是对于偏差分析重视程度却不高。这就导致了分公司或者员工消耗大量时间申请预算之后，在执行预算的时候出现偏差情况层出不穷，并没有在实质上降低成本。而当这些预算执行偏差出现之后，公司没有专门对这些偏差出现的原因进行分析，这种行为是不严谨的，对于出现偏差的预算执行，不进行详细的调查和调研，很容易出现员工故意多执行预算的情况，对于企业的成本控制工作而言是一个巨大的缺陷。

三、财务共享模式下企业成本控制对策

（一）建立合理管理制度，提升财务共享模式运行能力。成本控制反馈的及时性十分重要，因为只有进行及时的反馈，才能够使企业充分发挥出成本控制工作通过成本反馈来对公司运行纠错。企业应该建立一个合理的管理制度，例如定时审核审批，将每天上午10点和下午4点作为审核审批时间，在这个时间段之内管理层应该专门抽出时间来审核审批，从而保证财务共享模式的运行效率得到提升，避免出现管理层时间错位导致办公效率低下的情况。另外，在财务共享软件中设置一个紧急审批功能，当涉及到的项目对企业影响较大或者重要程度较高时，工作人员进行提交审批时领导层的智能设备应该发出提醒声音，督促管理层及时进行审批，这样就可以避免不在审批时间段中而又较为重要的项目审批被耽误，从而提升其成本控制工作水平。

（二）明确落实责任，提升成本控制系统性。任何模式只有形成系统性，才能够真正的发挥出其作用，财务共享模式同样也是这样。在财务共享系统的申报流程中明确各个环节中的责任人，例如在审批环节中，分公司或者部门工作人员递交超过一定金额的申请之后，相关参与人应该同时出具审批意见，确保这次预算科学合理，能够符合公司的利益，并且数额在合理范围之内。这样一来，每个环节的管理层都要出具相关审批意见，也就要求相关管理层认真的考核每次预算，如果在未来出现问题，那么责任就可以落实到个人，参与预算审批的管理层也可以按照职级或者相关参与程度进行责任划分，使成本控制拥有了系统性，让每一个参与到成本控制工作过程中的人都肩负责任，能够充分发挥出成本控制应有的作用。

（三）引入高素质人才，加强培训现有财务人员。近年来，由于科技发展速度较快，企业进行了信息化的升级，这超出了原有财务人员的接受能力，使各个分公司财务人员在进行办公的时候效率并没有得到提升，财务共享系统也不能够得到良好的应用。可以从两个方面入手解决这个问题：首先，引入高素质的人才，通过提升薪酬以及福利待遇，加强对高素质人才的吸引力，使高素质的人才能够加入，提升财务队伍整体水平，也使其能够更好地应用财务共享体系来完成成本控制工作。其次，对现有的财务人员进行培训，聘请专业的讲师，系统性的阐述财务共享模式的精髓，提升现有财务人员的专业知识水平，并且让其能够更好的应用财务共享系统，使现有的财务人员能够提升学习财务共享系统和提升成本控制意识的积极性。

（四）重视成本超支部分，做好预控。成本控制工作的核心就是保证成本预算在估计范围内的工作，所以对于成本超支部分的管理，是成本控制工作的主要内容。企业应该充分的重视成本超支部分的分析和管理，当项目预算执行时超过编制的预算较多时，更是应该进行深入的调研和探讨，寻找出预算超支的原因，从而进行改善。而不是只重视预算的编制。在预算的编制环节卡死每一分钱，也应该给予预算执行一定的灵活空间，当预算执行超过灵活空间之后，一定要进行分析。在财务共享模式下，信息传递速度加快，公司的财务人员可以快速的了解到预算的执行情况，这样一来就可以在预算超支时及时的进行介入，了解具体情况，并且分析原因。当之后再有类似项目或者预算的时候，做好预控，能够有效地提升成本控制水平，将成本控制工作和财务共享模式妥善结合。