工程项目文档管理现状及展望

商艳娟

中国石化工程建设有限公司 北京 100101

工程项目文档管理是工程项目执行进程中将参与各方在各阶段提交的文档进行汇总收集管理的过程，它贯穿于项目执行的始终。近年来，项目文档管理在国内项目执行中越来越受到重视，对于一个项目的顺利执行起着至关重要的作用。

早期的工程项目文档管理是基于纸质文件归档发展起来的，并将项目执行过程中往来信函、传真等纸质文件留存的一种形式。随着计算机通讯和网络技术的不断发展，信息时代的到来，电子文件几乎涵盖了整个项目执行，因此传统的纸制文件管理模式无论从管理思路还是管理手段上，已经远远不能满足目前的工作需要，需要建立满足项目电子文件管理的制度、标准、体系、方法、流程和软件系统等体系。进入21 世纪，国内众多工程设计院向工程公司转型，工程总承包项目所占比重越来越大，项目文件数量越来越多，范围也越来越广。因此，亟待建立一套电子文档管理体系和软件系统来规范管理，进而进入未来工厂全生命周期信息管理系统。

1 工程项目文档管理现状

目前国内项目执行过程中基本上是通过建立项目电子文档管理体系来实现对项目文档过程管理的有效控制，从文件信息的角度保证项目的顺利实施。是在项目执行过程中质量控制、过程记录（时间、编号、名称、版次、目的、接收人……）、信息数据支持（进度、合同，费用等）、项目文件归档、移交等工作的全流程的电子信息体系。

1.1 体系内容

（1）文件范围与组织：电子文档的分类、结构和编码，是电子文件管理的最基础和关键部分，有利于规范电子文件的管理范围、组织结构及编码结构。

（2）文件属性（元数据）：描述电子文件的元数据，方便文件属性查询、利用和多纬度展示。

（3）过程管理：包括文档从产生、升版、审核、发布、分发及归档和交付等过程的管理，实现电子文件的全生命周期管理，为基于文档的沟通和协同的实现提供基础。

（4）系统平台：主要是规范系统管理，以及建立规范化和流程化的项目电子文档管理的共享和协同平台，提高项目电子文档管理水平，以及项目沟通和协同工作效率。

1.2 实施过程

（1）确立电子文档管理体系框架：体系框架大体分为工程文件范围与组织结构、文件元数据属性、过程管理控制和系统平台四大部分。

（2）制定项目电子文档结构：可将电子文档分为参考类文档、管理类文档、技术类文档、供货商文档和交换类文档五大类。每大类文档再依据其来源以及产生的不同条件，划分为不同的层级的子类，以便分级管理。

（3）制定项目电子文档编码及属性：制定一套适合工程项目的电子文档编码和属性，使所有文档在整个文档管理体系中具有唯一性的同时，又有高度的可辨识性，便于溯源管控。

（4）电子文档分发管理矩阵：电子文档分发管理矩阵可以大幅提高效率，应用软件系统来实现文档自动分发和授权。

1.3 管理平台

建立起一套较为完善的电子文档管理体系后，需要将该体系的结构固化落实到电子文档管理系统中，通过配置相关属性模块，如电子文档管理模块（包括电子文件的创建、发布、审核、分发等环节）、报表模块（周报、月报等）、文件归档模块和文件交付模块等，实现电子文档管理体系的信息化。

目前国内很多项目管理应用电子平台/ 软件为载体，作为存储正式发布和接受来自项目参与方的技术、工程、采购、商务和信函等电子版文件的中心数据库。

1.4 优势明显

通过近几年的工程实践，电子文档管理体系在工程项目管理的地位越发突出。

（1）高效性和便利性：项目电子文档的异地存储、实时共享和及时查询，提高了基于文档的协同工作水平与效率。

（2）溯源性：工程文档在电子文档管理平台上被固化后，所有的修改、检索、更新、查询均可以被追踪溯源。

（3）经济环保性：减少纸质文件的产生，节约存储空间。

1.5 不足之处

国内工程项目电子文档管理是近十几年来发展起来的，尚存一些不足。

（1）在推进文档管理电子化的过程中，软件的功能与实际工作不一致，存在标准化、规范化滞后，以及平台软件太多、太乱等问题，对整体应用水平的提高带来不利影响。

（2）电子应用平台部分功能模块的不完善，可能造成系统应用水平的低下，针对工程项目的实际二次开发力度不足。

2 工程项目文档管理展望

随着工厂生命周期信息管理理念的产生，数字化工厂概念的提出，工程项目管理模式将会发生根本性的改变。要实现工厂全生命周期信息管理，需将工程项目的前期策划、工程设计、物资采购、施工管理等阶段的所有文件都规范地管理起来，使得项目建设阶段参与各方交付的所有文档都必须延伸到工厂运行维护阶段。建立一套从信息的产生、发布、传递、分发、归档及交付的工程项目文档全生命周期电子信息管理体系。

“数字化工厂”可以描绘为，能够同时具备工厂属性和工程属性的综合性智能数字化系统，既包括装置级、产品级的所有数字化信息，又包括能够实现工艺设计、工程设计、工程采购、工程施工管理、开车管理和项目管理全过程工作的数字化集成体系。

“数字化工厂”面向业主的功能主要有四个：一是可以对应物理意义的工厂，展示数字化信息；二是借助数字化信息，开展生产管理和人员仿真培训；三是根据相应的数字化信息，策划检维修方案和措施；四是根据相关的数字化信息，策划改扩建方案和措施。

作为数字化工厂建设的工程属性部分，现阶段项目电子文档管理体系的建立和应用为工厂全生命周期信息管理提供了可能和支撑。但是，以目前项目电子文档管理水平来看，尚有许多工作需要进一步深化。

2.1 优化电子文档管理平台的建设

目前国内各工程公司使用的电子文档管理平台不一，应用水平高低不齐。在经过多次工程实践后选用适合的电子平台，扩展功能模块的建设是一项艰巨而有意义的工作。尤其是针对工程实际对应用平台的二次开发，可以更贴近工作实际并大幅提高工作效率。

2.2 完善项目电子管理体系建设

将目前以工程建设为中心的体系进一步扩展为以实现“数字化工厂”为目标的体系建设，是集工厂属性和工程属性为一体的服务于现实工厂运行的体系建设。

2.3 电子文档管理平台与3D技术的结合应用

随着计算机技术的进一步发展，将工程项目执行过程中产生的电子文档与现实工厂电子影像的数字化3D 工厂实现互通，意义重大。

3 小结

总之，建立一套基于电子文档管理平台的电子文档管理体系，将传统的文档管理延伸为未来数字化工厂的基础载体；将现实的工厂映像在该平台上，搭建虚拟化的电子工厂；从微观的角度在参与工厂运作的每一台设备从设计、采购、施工、运行全流程溯源管理，到全工厂宏观的流程操作，原材料进入、产品输出、品质控制，将整个工厂各个方面的电子数据资源整合为整个工厂核心数据库，使传统简单的文档管理上升到整个工厂设计的核心基础平台。这一目标的实现将颠覆我们对文档管理的传统认知，同时，对现实工厂长周期、安全、高质量的运行提供更加有力的保证。