交通运输档案信息化管理探讨

鲁志恒

（山东省交通科学研究院，山东 济南 250031）

引言

交通运输档案管理工作发展至今，已经累积了公路、水运、铁路、港航、机场等领域大量的档案资料信息，但行业内部分单位拥有的档案检索设备以及相关的技术能力、人员配备已逐渐无法跟上现今社会和行业发展需求，导致档案资料整理时间长、查找效率偏低、借阅流程繁琐，无法保证档案利用者快速、准确地使用相关交通运输档案资料及数据信息。交通运输档案管理工作可充分运用时代发展所带来的5G、大数据等先进科学技术产物进行管理，采用档案信息数字化的管理方法[1]，实现档案管理能力和水平的全面提升，为交通强国建设提供高效信息服务。

1 交通运输档案信息化管理的意义

1.1 契合时代发展需求

随着交通强国战略的实施，交通运输行业内各领域、各单位均需要使用大量的档案资料信息以更好地开展相关行业管理、工程建设、科研等工作，因此，加快推进交通运输档案信息化管理，为行业提供优质档案信息资源服务，是满足信息化时代和交通运输行业发展的必然要求。作为从事交通运输档案管理工作的人员，应充分认识到当今时代信息化、数字化技术对档案管理工作的重要意义和作用，积极利用相关技术手段开展工作，更好地为交通运输事业发展服务[3]。

1.2 创新档案管理模式

交通运输行业涉及公路、水运、港口、铁路、机场等领域，开展的相关基础设施建设项目、决策咨询服务项目众多，档案种类复杂、数量繁多，导致在档案管理工作中需要花费大量的人员成本和时间成本。因此，通过信息化、数字化手段，实现交通运输档案的精准、高效管理是行业发展的基本要求和必要保障。通过大数据、5G互联网等新兴技术，分散管理电子与实体档案，有效解决了传统档案管理模式中存在的整理耗时长、资料易受损、空间受限等问题，使交通运输档案管理工作步入新阶段。

1.3 提高档案服务质量

交通运输档案的信息化管理，将极大地提高交通运输档案资料的功能性和服务性，有效帮助行业内各领域开展发展趋势预测、数据分析、工程项目、技术应用等各类工作。纸质档案经过信息化处理，既能使档案利用者随时随地阅览档案资料，又能保证同一档案同时满足多人查阅需求，还可通过数字化手段帮助档案利用者自动检索和提取相关重要信息数据，多种功能以更好地服务行业工作者快速、高效地查阅和使用交通运输档案。通过提供高质量的交通运输档案服务，全面加强档案信息服务能力，为自身单位和行业发展做出更大贡献。

2 交通运输档案信息化建设的内容

2.1 信息化基础设施建设

抓好信息化基础设施条件建设是交通运输档案信息化管理顺利实施的必备要素。档案信息化的核心是档案信息系统载体建设，这一平台能够实现档案资料的传送、互换和共用共享[4]。交通运输行业有关单位结合自身业务管理、工作需求，做好内部局域网等基础设施建设的统筹开发工作，保证相关档案信息化系统及相关关联系统的正常使用，以确保后期交通运输档案信息化管理工作的高效开展。

2.2 档案应用数据系统建设

档案应用数据系统建设可以为交通运输档案资源的高效开发利用和档案信息网络化管理提供技术保障[5]。交通运输行业有关单位的各领域档案内容繁多，覆盖面广，因此，需要建设一个能处理庞大数据的应用信息系统以满足日常档案管理需求。系统应具备电子文件归档、电子档案管理以及档案信息的资源标识、扫描、储存、查询、交换、管理和使用等功能，能快速实现将纸质资料转换为电子资料，并根据设置好的类别，形成系统、完善的档案信息库，进一步提升档案管理者的管理效率和档案利用者的查阅效率。

2.3 数字化档案建设

交通运输档案管理需要专业档案管理人员，手动提取纸质档案中的相关重要文件、信息、数据输入信息化管理系统，并通过系统开发人员的技术手段，整合成数字化档案，建立统一、高效的档案数据库，做好交通运输档案信息化建设的最后一步。

3 实现交通运输档案信息化管理的措施

3.1 建立交通运输档案信息化管理的规范化、标准化流程

（1）明确各档案管理岗位的岗位责任、工作清单及具体责任人，形成标准化操作规范和细则，以便各项档案管理工作有序展开。（2）确保档案信息录入时效性，要在档案入档后第一时间组织管理人员将档案资料中相关文件、信息、数据向信息化系统进行录入，以免后期档案资料丢失或损毁。（3）不同类型交通运输档案进行分区管理，分门别类地建立档案资料数据库，提高档案入库效率和档案利用者的查询使用效率。

3.2 加强交通运输档案信息化管理人才培养

（1）要注重硬技能培养，积极开展交通运输档案信息化管理职业技能教育，加强对档案信息化先进技术的培训，并针对交通运输档案信息化管理过程中可能遇到的问题，及时传授切实有效的解决应对方法。（2）要注重意识培养，档案管理人员了解档案信息化管理对促进交通运输行业发展的重要价值和意义，进一步提高交通运输档案保管的安全性、录入的准确性和查找的高效性，全面提升交通运输档案管理服务水平，配合档案利用者快速、精准地使用相关交通运输档案资料信息。

3.3 切实加大档案管理资金投入力度

（1）在交通运输档案信息化建设过程中，提前做好资金筹划，明确好不同建设节点的投入金额，确保建设期资金充裕，使资金投入与建设任务相匹配，以完成好系统的前期建设及后期运维工作。（2）积极引进配置更先进的档案信息化软硬件设施，提升相关交通运输档案信息化管理系统运行效率，丰富其功能性和实用性，真正促进提升档案管理工作服务质量。

4 结语

交通运输行业的特点决定了交通运输档案必须走信息化管理的道路，相关从业人员应充分认识交通运输档案信息化管理的重要意义，切实推进档案管理信息化建设工作，加大资金投入力度，建设好相关信息化管理系统，积极引进培养档案信息化管理人才，全面提高交通运输档案管理工作的能力和水平，为交通运输行业高质量发展贡献更强信息服务力量。