探讨如何做好办公室文件与档案管理一体化管理工作

蒙暑姿

随着“互联网+”时代的到来，国家教育信息化改革的不断深化推进，高校纷纷加强自身的信息化校园建设。办公室作为高校沟通上下、协调左右、联系内外的重要枢纽部门，也在逐步优化传统的管理模式，实施“文档一体化管理”改革。文件与档案工作都是办公室的基础性工作，在内容管理上具有一定的一致性、相关性等关联特点，因此将二者有机结合，探索科学、规范、高效的文档一体化管理改革措施，能够更好地发挥两者的优势，提高办公效率，加快办公现代化的进程，为高校各部门提供优质服务，进而推进高校信息化建设。

档案由文件转化而来，文件是档案的前提，档案是文件的延伸和发展，因此高校办公室文档一体化管理即管理人员利用信息技术，有效整合办公室文件和档案管理，形成一个有机整体，最大化发挥二者存史、留凭、资政、育人等教育价值，更好地提高办公效率，加快办公现代化的进程，为高校各部门提供优质服务，进而推进高校信息化建设。由于当前但是在办公实践中，由于文档一体化管理意识薄弱、模式单一、标准负责、技术繁杂等原因影响，导致文档一体化管理总体水平还是相对滞后，因此尽快总结滞后现状，并针对其原因，进行优化，是高校办公室做好文件与档案一体化管理工作亟需解决的问题。

一、高校文件和档案管理现状及成因分析

经办公调查，高校文件和档案管理中主要存在“归档信息不同步、存档格式不统一、资源数据不共享、文档管理水平低”四大关键现状，在结合现状后对该现状进行分析后，其成因主要存在文档管理“模式传统、标准复杂、技术繁杂、人员意识薄弱”等因素。具体内容如下：

（一）文档人员意识薄弱，导致文档管理水平低。

虽然在学校教育信息化的推动下，虽然高校办公室人员也加强了信息化办公水平，但是受传统教学文件和档案分离管理的传统观念影响，办公人员文档一体化管理意识薄弱，导致上级不重视，下级无所谓，没有组建文檔一体化组织机构，一体化技术运用不充分，无法充分发挥文档一体化“一次输入、多次输出”的优势，整体提升管理水平。

（二）文档管理模式传统，导致归档信息不同步。

在日常教学办公中，发现很多学校活动的动态事件都无法及时归档。例如办公室各部门分别将自己负责重大活动新闻事件都及时发布到了学校的微博、网络论坛、学院校园网站以及微信公众平台上，但是却都未被及时归档。这主要是受传统管理模式影响，即各个办公部门各司其职，在工作沟通上效率低，导致文件和档案在分类、整理、坚定、编目等上管理进程停滞不前。

（三）文档管理标准复杂，导致存档格式不统一。

由于文件和档案管理的开发系统千差万别、办公人员管理风格迥异、管理存储制度没有统一，造成文件和档案的管理格式、模板与标准同样存在极大差别，无法被各部门进行有效采用，导致浪费大量时间和经历。文件和档案本属于同一事物在不同阶段的处理状态，没有统一的管理格式标准，势必会在制度上、方法上、标准上影响文档一体化的管理进度。

（四）文档管理技术繁杂，导致资源数据不共享。

当前由于学校信息化发展，各部门都具备一定的办公系统，如招生系统、教务系统、财务系统、办公办文系统等，各类系统各自在自身职能上发挥了优势作用，节约了办公时间，辅助了教学质量，但是由于这些系统之间的开发商、设计技术、使用标准等的本质不同，导致它们之间并无任何联系，造成各自数据不匹配，资源相互隔离，文档无法共享，依然无法更好地提升文档一体化管理效率。

二、高校办公室做好文件与档案一体化管理工作建议

（一）转变文件与档案的管理思想

高校办公人员文档一体化的管理思想决定了他们对管理工作认识和态度。文件管理与档案管理是一个不可割裂的、根据科学技术的进步而不断发展的动态工程，因此实施文档一体化管理，必须树立发展思维，通过全方位、全过程、全方面的思想培养和加强，与时俱进地转变办公人员传统的管理观念，走出误区，提高认识，武装理论。首先通过理论学习转变思想观念。加大文档一体化管理的宣传培训，在理论学习中，促使办公人员全面认知“文档一体化”管理的价值和意义，切实转变管理理念、思维方式、工作方法、技术运用等;其次通过实操锻炼转变思想观念。选定合适的文档一体化系统后，在该平台中进行实操练习，锻炼办公人员的理论学习、动手能力、创新能力等，使大家逐步深化认识，达到共识。最终加强办公人员对“文档一体化”管理理念具备一种全面、客观、科学的认识，强化文档一体化意识，重视规范化建设，打破当前的文件工作和档案工作分散、独立的管理弊端，真正最大化地发挥二者存史、留凭、资政、育人等教育价值，形成一个高效、优化、全面与科学的有机整体，更好地提高办公效率。

（二）完善文档一体化管理组织机构

强有力的组织机构，能够发挥系统化的专业力量，最大化地达到组织目的。随着高校教育外界沟通节奏的加快，学生、教师、学校、招聘单位等各个雀替对文件查阅、档案检索的需求不断提高，高校办公室亟需做好文件与档案管理一体化管理工作，因此建立一个完善的文档一体化管理组织机构，承担办公室所有的文档一体化管理工作和职责，能够有力地满足这种高速发展要求。首先，这种组织结构的建设，至少从管理观念和思维上，能够引起高校办公人员的重视;其次一切文档一体化管理工作的实施，都可以立足该组织机构，有计划、统一化、规范化、系统化地开展开来;再者建设文档一体化管理组织机构，还能充分发挥组织结构的优势作用，完成文档一体化管理的顶层设计，建立专业、规范的管理体系，制定系统、变准的管理制度，设计统一、协调的操作流程，开展系统化、专业化、规范化的知识、技术、素质等学习培训。最终利用思维导图建设完善的组织机构架构图，进行明确的管理分工、分组和协调合作，确保文件和档案从生成到运转、归档等全过程都能保证数据、信息流的安全、畅通。

（三）搭建文档一体化管理校园平台

“互联网+教育”、数字化校园建设的不断发展，以及“教育信息化2.0”新理念的提出，对高校教育信息化的发展提出了更高的标准和要求，因此高校办公室文档一体化管理必须加强自动化办公软件和硬件的全面更新和升级。办公室是联通学校上下各个部门和组织的枢纽部门，想要确保整体文件和档案沟通的顺畅与方便，应应根据学校整体情况，精心选择最大化适合整体文档一体化管理的硬件和软件，并建立规范的管理体系，搭建成高效的文档一体化管理校园平台，为高校文档一体化管理提供有力的重要工具。在当前的平台建设中，由于经济利益影响，常出现搭建粗糙、應用流于形式、软件质量不高、功能较为局限、灵活性不强、安全性较低等弊端，因此高校在搭建文档一体化管理校园平台时，应避开这些弊端，结合部门实际，选择使用“功能性全、兼容性强、应用性好、智能程度高、个性化便捷”的文档一体化管理系统，实现文件和档案的生成一体化、管理一体化、利用一体化、规范一体化，以满足各部门在不同阶段之间的文档收集、传阅、沟通、审核、修改、利用等等。

（四）加强文档一体化管理人员培养

文档管理人员是高校开展文档一体化管理的实施主体，其管理素质和水平在实施过程中具有决定性作用。正所谓“打铁必须自身硬”，因此加强高校办公室人员的一体化管理培养，是做好文档一体化管理工作的有效路径。首先应健全长效机制，完善一体化管理培养制度。凡事预则立不预则废，培养高素质的一体化管理办公人员，绝非一朝一夕之功，而应将其作为长期战略计划，纳入办公室发展规划中，健全合理、科学、有效并可持续发展的培养机制，如建立健全容错纠错机制、建立健全激励机制、建立健全监督机制等，提高办公人员对文档进行合理、科学的管理。二是实现精准化培训，加强人员学习内容培养。学习是成长的根本动力，而作为承载学习内容的培训形式和方法，在具体实践中却严重存在着针对性不够、实效性不足、操作性不强的问题，导致培训缺乏新意、效果不良，因此应坚持德才兼备原则，抓好“干什么学什么、缺什么补什么”的重点，对一体化管理思维不足、实操技能不高、创新意识不强的办公人员分别进行精准化培训。三是坚持严格化标准，优化人员监督考核。考核监督作为检验办公人员文档一体化管理能力的有效方式，应加强“部门考核监督、自我考核监督”方法，争取建立一套因人制宜的科学监督机制，真正地做好文档一体化办公室人员培养的监管工作。

（五）加强文档一体化管理安全意识

除了上述几种做法外，还应做好高校办公室文件和档案一体化管理的安全工作。文件和档案是记录高校成长与发展物质记录，更是高校珍贵的精神财富，确保文件和档案能够安全、永久的保存，是保护这些财富的必然手段。再加上当前信息全球化的迅猛发展，黑客攻击、病毒攻击等时刻威胁着高校档案的安全，具备安全信息意识已是当今办公室人员的重要工作战略。作为档案工作者，首先应学会对文档进行分析，必须学习一体化安全管理加密技术，对归档的全过程进行一体化安全处理;其次还应对无效的文档进行一体化安全销毁，掌握纸质和电子文档的分类销毁方法，确保存有涉密、重要信息的已销毁文件和档案无法恢复;再者还要掌握应对文档管理险情的应急救援能力，制定应急预案，达到快速有效救援，减少损失，切实最大限度地防止自然或人为等因素对档案资料可能造成的损害。

三、结语

文件和档案的管理在高校办公室工作中，看似都是些简单小事，实在事关高校文化的传承、精神的接力，直接影响学校的长久发展，因此实施文档一体化管理，最大化发挥二者存史、留凭、资政、育人等教育价值，更好地提高办公效率，责任重大，使命艰巨，作为高校办公室人员，必须用心做好，有始有终，力争为各部门提供优质服务，进而推进高校信息化建设。

（作者单位：广西科技师范学院）