计算机办公软件在办公室的应用

2021-01-13杜林

黑龙江科学 2021年14期

杜林

(黑龙江职业学院，哈尔滨 150080)

信息化社会不断发展进步，传统办公方式已逐步被互联网技术取代。计算机办公软件在各行各业中发挥着重要作用，过去人们都是以笔和纸为重要办公手段，随着信息技术的发展，计算机技术成为现代技术手段，办公室逐渐实现了无纸化办公，节省人力的同时，大大提升了工作效率。近几年，我国计算机办公软件高速发展，很多软件应用给办公室工作带来了极大便利，应用办公软件处理办公室业务改变了传统办公模式，更利于办公良好环境建设。

1 计算机办公软件

计算机办公软件是集文字处理、表格制作、幻灯片播放、图形图像处理、数据库处理等内容的综合软件，操作简单，高效准确。办公软件应用范围十分广泛，大到社会统计，小到会议记录，每项工作都离不开数字化办公，如税务票据、电子政务、电子车票等，都需要办公软件技术支持，其已渗透到人们日常工作和生活中，很多上班族一打开电脑就要应用办公软件。办公室要应用其对人员进行考勤管理或撰写报告、发布通知等，这些基础软件已成为人们工作必备。

互联网时代，办公软件WPS迅速崛起，其借助计算机网络技术平台使办公实现自动化、智能化，信息交互的同时还可实现信息共享，避免信息传达失误或出现歧义，使办公模式更加现代化。加强办公室信息化建设，提高工作人员办公效率是计算机办公软件的重要作用。信息化办公优化了办公流程，降低了人力成本。但值得注意的是，其应基于每个单位实际情况具体操作，各单位管理制度不同，标准不同，需建立完善的信息化制度，让每个员工更清晰地了解各项规章制度，建立更好的办公环境。

2 计算机办公软件特点

独立性。计算机办公软件具有独立性，无论是应用计算机程序，还是借助数据库查询数据，计算机办公软件都可独立完成，互不影响。

完整性。数据处理是计算机办公软件的主要功能，其信息具有准确性、完整性和一致性，可为多个用户共享数据。

安全性。办公室工作内容较复杂，保密信息文件需要妥善保管，所以计算机办公软件的安全性十分重要。要利用数据库对重要文件进行区分，按级别进行分类保管，并设置账户权限和密码，保证办公自动化系统的信息安全。可利用云端服务器对重要文件进行有效隐藏，设置较为复杂的密码，只有高级管理人员才有权限获取密码，使办公信息系统更具安全性。

3 计算机办公软件在办公室的应用

3.1 文字处理

目前，各大企事业单位常用的是Office 办公软件，即Word、Excel、PPT等，这些软件相当于小型数据库，可通过局域网络进行信息分享。利用此系统可以避免发布通知时出现错误，其具有很强的扩展性、兼容性及文字处理功能，为用户提供了免费版本，深受市场青睐。

3.2 数据处理

计算机办公软件应用常会遇到一些问题，如正在输入信息时，因为机器故障、人为操作失误、断电等原因导致数据丢失，这时可以利用计算机备份功能补救，避免重要数据信息意外丢失，如删除某份文件后，可以在回收站里还原。要想使数据保存完好，日常输入信息时要注意对其及时进行备份，避免计算机存储器发生故障而带来不良影响。

3.3 图像处理

平面设计、广告与图形处理等是图像处理办公软件的重要应用。人们对图像处理的要求越来越高，PS图像处理系统作为常用的办公软件，其功能相对成熟，可满足用户不同的图像使用需求。

3.4 视频处理

视频处理是对视频进行合成处理，通过软件技术将视频转换成需要的信息。某些单位对视频处理要求较高，如调查取证会应用视频处理功能，需要剪辑视频信息，方便保存。

3.5 其他方面的应用

计算机软件可便于出差同事间的异地沟通，如VPN技术可用于视频会议，有效传达并保证信息安全性。新冠疫情期间，为避免人员聚集，很多企业利用云技术召开视频会议，如好视通等软件深受欢迎。随着无线网络的迅速发展，很多单位利用QQ、微信等进行沟通，建立了工作群，将文件、通知等以电子形式在微信群中分享，极大提高了办公效率。

4 计算机办公软件作用

优化办公流程和办公环境。工作人员借助计算机网络办公实现了人机协作，计算机办公软件不但可提高单位内部办公效率，还可利用其与直属部门或其他单位进行沟通合作，在一定程度上减轻办公人员压力，这种办公方式已成为一种趋势，行政部门办公将离不开计算机办公软件的应用。以新闻媒体单位为例，记者在撰写稿件后需发送给部室领导审阅，部室领导审阅后再发送给主管领导审阅，传阅过程可利用办公软件修改，再及时将改动内容反馈给记者，保持流程同步。新闻最大的特点是时效性，很多着急播出的稿件可直接通过办公软件发送给领导审阅，节省时间，加快办公速度。计算机办公软件可加速信息传达，建立 OA 办公系统，如有会议通知，可及时上传发布，提高工作效率。

降低办公室管理成本。目前，传统的纸质资料已基本被计算机办公自动化存储取代，不但减少了工作业务环节，还降低了办公室管理成本，纸质资料已逐步转换为电子形式，这在一定程度上压缩了办公费用支出。

创新工作方式，提高工作效率。在办公自动化管理中应用计算机软件，可以科学合理地规范办公室工作，办公环节不再烦琐，还能调动工作人员积极性，在一定程度上提高办公效率。要想更好地优化办公质量，工作人员必须转变思想，与时俱进，不断充实自己，全面掌握计算机软件操作和应用技巧。