电子政务环境下推进档案信息化建设与发展

2021-01-13何也湖南广播影视集团有限公司黄思斯湖南省经典档案管理技术有限公司

环球首映 2021年3期

何也湖南广播影视集团有限公司黄思斯湖南省经典档案管理技术有限公司

一、找准定位，明确目标

档案信息化是电子政务建设中一个必不可少的组成部分。档案部门要在电子政务系统建设中扮演“局内人”的角色。在电子政务建设中，要对电子文件的自动归档和数据库的建设提出建议，主动参与电.子政务系统需求报告和技术报告的编制工作。只有这样才能解决好电子政务实施后带来的档案管理问题。真正把档案部门建成电子文件、电子档案收集、存储、管理的中心，建成以档案为核心的信息资源整合、配送、利用中心。达到以档案信息资源建设为核心，以电子公文管理为重点，以网络支持、业务管理、信息服务三个平台为支撑，实现档案信息资源传输网络化、管理自动化、服务在线化的目标。

二、加强领导，争取共识

电子政务建设和档案信息化建设都是“一把手”工程，只有领导重视，积极支持，才能有所作为。档案部门是一个默默无闻，甘心奉献，资金缺少的弱势群体，不少领导对档案信息化的迫切性、必要性的认识还不到位。所以，只有多跑路、多联络、多汇报，争取更多的领导了解档案信息化的重要性，了解档案信息化的具体内容，了解它所能产生的效益所在，才能达成共识，才能给予更多支持。同时，我们进一步加大宣传力度，提高各部门对档案信息化建设的认识，调动相关部门的积极性，档案信息化建设才能借到东风乘势而上。

三、统筹规划，分步实施

档案信息化如同其他电子政务建设的项目一样，是个复杂的系统工程，如果不经过整体的总体规划、设计，难以成功。一方面要积极争取纳入政府的电子政务建设总体规划，同步实施；另一方面，又要根据档案的自身特点，向有关部门提出档案信息化建设的实施方案，并以档案信息化建设项目纳入电子政务建设总体规划。

档案信息化建设的主要任务是加强六个方面的建设，即：档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化基础设施建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设、档案信息安全保障体系建设。我们要根据这些主要任务，分阶段实施。细化每个阶段建设目标，制定具体、量化的实施计划，使档案信息化建设目标思路更为清晰，实施方法更为科学。

四、强调资源，突出重点

档案信息化建设有其自身的特点和要求，与基础设施建设相比，档案信息资源建设更是档案信息化建设工作重点。为了抓好这个重点工作，我们做好以下工作。

1.加强应用软件系统的建设。应用软件系统是档案信息资源管理的基础，只有在科学的、可扩展的应用软件平台上，才能加强档案信息资源的收、管、用、存，才能真正实现信息整合和共享。档案软件的开发要坚持文档一体化、规范化、通用化、系列化、智能化的要求，建立完备的公文处理和档案管理体系，全面地打造文档信息化平台。

2.加强对电子文件的归档管理。电子文件伴随着电子政务的广泛应用而大量产生，已逐步成为档案信息资源一个最为重要的来源。我们要根据国家有关电子公文归档和电子档案管理的有关规定，制实相关实施办法，从电子文件形成到电子档案的利用的各个环节的工作内容与要求，作出明确而具体的规定，进一步优化了电子档案信息资源的源头环境，保证电子文件的完整性、真实性、安全性和可用性。

3.加强档案信息资源的利用。在档案信息化建设过程中，我们要围绕已有的档案资源，开展利用，加强服务功能建设，实现信息共享。我们可以利用电子政务信息平台公布珍贵档案，举办网上档案展览、编辑专题史料、汇集科技信息，打造电子政务网的亮点，增强电子政务网的文化底蕴和历史内涵。发挥档案资政作用，使档案服务更加平民化和自助化、便捷化。

五、统一标准，加强监管

工作标准与监督管理是档案信息化建设成败的关键。没有规范统一的技术标准、管理标准和工作标准，档案信息化建设将事倍功半。没有相关主管部门的监督、指导和检查，档案信息化建设也将收效甚微，两者相辅相成，缺一不可。

1.制订标准，统一规范。档案信息化建设和电子政务系统建设，不能各自为政。要相互融合，实行无缝链接。最重要的就是制定统一的相关标准，统一规范，按照数据库交流标准，开发各种应用软件，统一元数据标准，以实现软件间的相互兼容。进一步完善电子文件的管理，制定出规范的交换格式，为电子档案的移交和网上归档提供保障。

2.精心指导，严格督管。档案信息化建设是一项高新技术业务工作，相关部门要依照《档案法》的规定，加强对档案信息化纳入政府信息化发展规划、电子档案的安全保存、电子档案管理信息系统与办公自动化系统及业务系统相互衔接、电子档案的来源、规范、合规问题，电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性和异地备份保管及数字档案馆和档案信息资源共享服务平台建设问题，加强业务指导和监督管理。对档案信息化建设和信息安全保障方面的问题，应当责令限期整改，及时依法处理。