Win7 系统下Office 2010 的操作技巧探讨

杨 洋

（四川护理职业学院，四川 成都 610100）

1 Office 2010 版本新增的功能

1.1 Microsoft Access 2010

Access 的中文名称为数据库管理系统，主要通过创建数据库和程序对信息进行跟踪和管理，是Office 2010重要的应用组件之一。Access 能够提供表、查询、窗体、页等多项模块来创建数据库系统对象，并通过多项生成器和向导以此对配套操作进行规范化，不仅有利于完善数据库系统，也有利于普通用户更加方便的操作。在2010版本中，Access 新增的功能有：改进条件格式和计算工具，从视觉上使动态报表更加富有影响力，且内容更加丰富，在宏设计器中也可以轻松进行编辑创建和自动化数据库逻辑等。

1.2 Microsoft Excel 2010

Excel 作为数据处理程序，主要是对电子表格中的数据进行计算、信息分析和可视化操作等。在2010颁布中Excel 的数据分析变得更加全面，能够采用更多的方式对数据分析过程进行推进，而且在信息管理方式上也进行了改进，能够实现信息共享，有利于决策管理。Excel 2010新增的功能主要有：重要数据迷你图凸显、在线随时编辑、数据视图切块、单击保存和打印、多人共同编辑等。

1.3 Microsoft Word 2010

Microsoft Word 是图文编辑工具，自研发之后在办公中应用受到了好评，且应用频率非常高，可以说是元老级别，Word 的主要功能是用来创建和编辑专业性的文档。在Office 2010颁布中 Word 也进行了升级，文档品质有所提高，且操作更加便捷化，同时还增加了许多新功能，包括新型的导航搜索窗口、安全恢复文件修补破损文件、快捷截图功能等。

1.4 Microsoft PowerPoint 2010

Microsoft PowerPoint 是幻灯片制作程序，主要用来创建和编辑幻灯片播放和网页演示文稿等，该程序比较常用在教学工作、产品介绍、商业演讲中。Microsoft PowerPoint 2010版本主要是在视觉上进行了改进，在改进之后具有视听功能，能够对照片和视频进行编辑，同时还新增了许多改进工具，大大增强了画面效果，使画面更加具有真实感，给观众带来全新的体验。具体新增的功能包括视频文件编辑、新增图片效果应用、幻灯片动态切换等。

1.5 Microsoft OneNote 2010

Microsoft OneNote 是笔记程序，主要用来收集、查找、组织、共享笔记和信息。OneNote 的用户也非常多，其功能与实际的笔记本类似，不仅方便用户进行信息搜索和查询，也够实现信息共享。在OneNote 最新版本中，还增加了文本、照片或者视频音频捕获的功能，这样用户可以随时随地发挥自己的想法和创意。Microsoft OneNote 2010颁布中新增的功能主要有：支持文本快速应用样式、搜索功能改进用户能更加及时了解咨询、笔记共享使多个用户能够共同工作并随时了解项目变化情况等。

1.6 Microsoft Outlook 2010

Microsoft Outlook 是电子邮件客户端，其功能是用于电子邮件的发送和接受，同时还能够管理日程以及记录活动。相比较于Windows 自带的Outlook express，Office 中的Outlook 功能更强大，且其应用范围也比较广。在最新的Outlook 2010版本中，对外观和高级电子邮件整理进行了重新设计，同时在社交网络功能上也进行了改进，用户个人网络和企业网络之间建立起了联系。

2 Office 2010 常用软件的操作技巧

2.1 Access 2010

（1）将窗体保存至一个文件中时，需要使用正则表达式来分析代码，可以采用代码结构、语法分析、字数统计等。

（2）将窗体保存至文本文件中时，需要将文本文件储存至OLE 字段中，这样Access 数据表中能够保存窗体的界面和代码，且这样的方法也适用于代码库管理器中。

（3）在Access 中可对选中对象文字的字体、大小或其他属性进行一次性修改，也可以对窗体数据表中的字体进行一并处理。

2.2 Excel 2010

（1）在编辑一些较复杂的数学公式时，需要先点击菜单栏中“插入”这一选项，然后项目中的“公式”这一栏，即可输入所需要的全部数学公式，比较常用的数学公式有勾股定理、三角函数等。

（2）为了保证文件能够被不同用户使用，一个重要的前提就是要保证文件的兼容性。对于文件的兼容性，可以在工具栏中找到兼容性的相关选项，然后点击选择“兼容模式”便可以保证文件能够在各个版本中安全使用。

（3）在使用Excel 表格进行数据统计工作时，可通过迷你图功能实现数据的发展变化，其主要以饼状图或者是折线图的方式进行数据的展现，能够让数据统计更加方便快捷。在迷你图功能使用的具体操作过程中，首先要选中需要统计的数据，然后选择图表或者是折线图的表现形式将统计数据展现出来，最后在指定的单元格区域放置迷你图，以此突显数据。

（4）SmartArt 与Office 结合，能够达到1+1＞2的效果，具体是通过“图片”这一个功能来实现，以此能够制造出文字和图片相结合的流程图，使相关数据更加清晰和明确。

2.3 Word 2010

（1）在传统Office 颁本中，用户只能够通过复制粘贴的方法将其他软件处理完成后的图片转入Word 文档中，Word 2010 版本新增了截取编辑插入图片的功能，用户可在菜单栏中点击“插入”这一选项，然后选取所需要的屏幕截图，便可自动将缩略的屏幕截图插入到Word 文档中。如果只是需要选取屏幕截图的一部分，则需要找到“屏幕截图”中的“可视窗口”，然后利用“屏幕剪辑”功能进行部分选取。

（2）由于许多文档在格式上会有各种限制，将这些格式带入到Word 文档中会影响其文本效果，所以Word 2010新增了无格式文本的功能，能够有效解决用户不希望各种格式限制文本带入到Word 文档中，而且操作起来比较简单，只需要将选中的文本点击鼠标右键，然后选择“无格式文本”即可实现文本的成功复制。

（3）有的文件文档的保密性和隐私性较强，但是许多用户在安全问题上往往无从下手，解决这一问题实际上很简单，只需要在Word 文档中利用“限制编辑”这一功能模块便可实现。具体的操作方法是先要在工具栏中找到“审阅”这一栏，然后找到“限制编辑”这一选项，点击该选项后会弹出“格式设置限制”的侧边栏，用户便可以选择文档为“只读”或者“只写”模式。

（4）在Word 文档编辑过程中，许多学术人员会常用到在线翻译这一功能，这一功能与迷你版的金山词霸的功能类似，只需要在设置栏中开启在线翻译模式，便可以实现文档实时翻译。

（5）在使用Word 文档时，通常会需要将Word 表格转换为Excel 表格，以往都是直接复制粘贴，但是在这一过程中容易导致数据紊乱，此时就需要使用者再次对数据进行输入。现在只需要将Word 文档在的表格选中，然后将光标放在表格的任意单元中，此时表格左上角会出现带框的十字模样，将光标移动到该标准上点击全部选中，然后单件右键选择“复制”，再新建一个Excel 表格，将文档打开，点击右键选择“选择性粘贴”，这样就可以将Word 中表格复制到Excel 中。

（6）在Word 2010中也为广大用户提供了快速访问的工具栏，用户可将常用的功能放在工具栏中，然后点击工具栏便可直接使用。

2.4 PowerPoint 2010

（1）在PPT 演示文稿中，往往需要对文档的重点内容标识出来，操作方法非常简单，只需要在工具栏中找“指针选项”这一栏，然后选择画线笔，便可以利用画线笔对各种类型的重点内容进行标识。

（2）在PowerPoint 2010颁本实现图片快速截取的方式也非常简单，只需要选择图片后然后点击鼠标，选中所需要的面板，然后在面板中操作选项中选择剪切工具，便可以自由裁剪画面的大小。

（3）在PPT 演示文稿中常常也需要建立简单的三维模型，操作方法也比较简单，只需要通过三维绘图工具栏便可一键选择三维模型，然后再进行相应的填充、描边等操作，便可完善三维模型的效果。

（4）在PowerPoint 2010颁本中，“在线主题”这一功能能够让整个PPT 演示文稿更加美观，操作方法也比较简单，只需要选择“设计”这一功能选项，便可以在所有主题中选择所需要的主题。如果需要在PPT 演示文稿中插入音影，可在菜单栏中找到“插入”这一选项，然后选中需要使用的视频便可将其插入至PPT 演示文稿中，并且能够进行视频编辑。

（5）制作完成后的幻灯片，如果需要与他人实现共享，可以通过使用“广播幻灯片”这一功能来实现。

3 结束语

总的来说，Office 是现代办公人员不可或缺的办公软件，掌握其中的操作技巧能够大大提升工作的效率与质量。随着时代的进步，Office 也不断升级，所以还需要顺应时代步伐，在原有的技巧基础上学习新版本的操作技巧，以便更好地开展相关工作。