加强党校档案开发利用服务的思考

李芳韵

（中共黑河市委党校，黑龙江 黑河164399）

党校在教学、科研和学员管理活动中形成大量内容丰富的历史记录，这些宝贵的历史记录，即党校档案，不仅为党校顺利开展工作提供重要信息支撑和基础，同时，也是国家和社会文化的重要组成部分，是国家宝贵的精神财富，具有重要的查考价值和利用价值。当前，党校在利用档案服务中还存在一些问题，如果不着力解决，势必造成党校档案资源的浪费。

一、党校档案利用服务中存在的问题

党校的档案资源种类繁多、数量很多，多数党校在档案收集整理和信息化工作上做出了一定的成绩，但是在档案服务意识、方式、范围、载体上还存在着一些问题。

（一）缺乏档案服务意识

服务是档案工作的最终目的，是档案工作链条的最终端。如今党校普遍存在着从领导到教师，再到档案工作人员，都对档案工作缺乏足够的关注和重视，用档案主动服务于党校教学水平提升，服务于党校文化建设，服务于社会发展和民众文化素质提高的意识更加缺乏。很多党校职工甚至对档案一无所知，造成党校很多珍贵的档案资源一直以来都是“死档案”，没有充分发挥其应有的价值。

（二）档案服务范围狭窄

党校的教学档案包括培训计划、开班通知、领导讲话、授课教案、学员名册、研讨记录、交流材料、学习体会、考试成绩、考核材料、信息报道、结业总结等文字、声像档案，其服务范围主要是本学校教师，服务内容大多是为教师提供教学参考。如今，移动互联网信息极为丰富，很少有教师通过教学档案来分析、研判、指导教学工作。档案的功能仍停留在档案的收集、整理和保管上，即“存”上，档案为市委市政府、为本校教师、为社会发展提供资政服务、教学参考、教化育人、文化繁荣等“用”的功能未能得到充分发挥。

（三）档案服务方式落后

由于档案利用率低，很多党校对档案的管理和利用服务并不重视，服务方式仍停留在传统的手工检索查阅上。因此，人们更习惯于用已经非常普及和应用的计算机和移动网络获取信息。虽然很多党校都建立了自己的门户网站，但是没有设立档案专栏，更没有专门的档案信息网站，不能为人们提供更便捷的查档服务。党校档案工作内容中也没有编研工作内容，几乎没有出版编研成果，深度利用开发程度很低，难以满足社会文化利用需求。

（四）档案信息化建设滞后

21 世纪以来，信息技术发展迅猛，并在各行各业中被广泛应用，档案事业发展迎来了前所未有的机遇和挑战。档案信息化建设已成为档案事业的重要组成部分。很多党校受档案数量庞大、经费和人员不足等诸多因素影响，目前档案数字化工作不完全，信息化建设进展缓慢。以档案信息资源建设为依据，以档案信息化标准规范体系为指引，以档案信息安全为保障，以档案信息服务为出发点和落脚点的档案信息化体系还未建立。

二、提升党校档案开发利用服务的具体措施

（一）强化档案宣传力度

做好党校档案工作，就要在如何提升档案开发利用服务上做文章。首先要做的就是切实增强档案人员和党校教职工的档案意识，使其充分意识到党校档案工作的重要性。这就需要强化档案的宣传力度。一是领导重视支持。党校领导要将档案工作纳入年度工作重点，作为一项极其重要的工作来抓。只有领导高度重视档案工作，才能制定出强化档案工作的各项制度和方案，才能积极营造出全体教职员工重视档案、用好档案的良好氛围。二是要丰富宣传形式和内容。要积极拓展档案宣传渠道，通过举办档案知识讲座、党校专刊、现场演示、录制短视频或纪录片等形式，积极宣传《档案法》及党校档案馆藏、查档和保密要求、档案利用事例，不断提升全体教职工的档案意识。三是要丰富宣传载体。充分利用“6·9”国际档案日等节点，在学校醒目位置张贴档案宣传语，印制档案工作宣传单或宣传册，积极宣传档案工作，使大家逐渐消除档案的距离感和神秘感，提高档案的影响力。

（二）加强档案资源体系建设

“巧妇难为无米之炊”。党校的馆藏档案资源是党校档案事业可持续发展的根基，只有丰富党校档案馆藏，加强党校档案资源体系建设，才能为利用者提供更全面更丰富的利用服务。

一是要丰富馆藏。要解放思想，开放视野，扩大归档范围，凡是有价值、有意义的档案都应该收集归档，做到应归尽归，应收尽收，使党校档案室的充足的馆藏数量和丰富的馆藏内容能够尽可能满足教职工乃至社会各界的查档需求。要改变传统的关门征集模式。要主动走出去，上门征集，除向一些相关单位、个人征集外，还要着眼于全社会，开阔收集视野，更多尝试捐赠、寄存和有偿收集方式，有针对性地开展重要档案资料的征集工作，进一步丰富、优化和完善党校档案资源结构。要着眼于未来判断档案的价值，而不能只看当前需要，许多档案只有随着时间的推移才能逐步显示其价值。因此，要将眼光放远，视野放宽，范围放大，时间线拉长，千方百计将不同门类和载体的档案纳入征集范围，如有价值的录音、录像、照片、实物档案等。

二是要优化整合档案资源。党校的档案工作一般由办公室负责，平时，各个科室形成的档案信息彼此独立，互不分享，只有在档案人员统一归档时，各个科室才会将档案交由档案室统一管理。同时，随着互联网和无纸化办公的广泛应用，党校电子文件的数量不断增加，档案重复收集和建立、查询不便的问题日益突出。档案管理人员要负起责任，加强与科室之间、与教师之间的沟通与联系，应归档文件要做到及时收集、整理、归档，尽可能地做到及时规范、全面覆盖，确保档案齐全完整。要摸清党校档案家底，了解和掌握党校档案的数量、结构和内容，其后，立足党校档案实际，将党校档案进行整体统计、科学分类、编目造册、制作检索工具等，规范化管理党校档案。要加大人力、物力、资金投入，将已开放党校档案进行最大程度的数字化，建立起档案数据库，利用现代技术手段合理优化档案资源。还要建立数字化管理平台，让档案利用者足不出户，不限时间、不限地点，享受方便快捷的档案利用服务。

（三）增强档案服务能力

要将党校档案价值得到有效发挥，必须采取各种方式，在如何拓展党校档案服务功能，切实增强档案服务能力和水平上进行积极有益地探索。党校档案工作人员要切实增强主动服务的意识，开拓思路，创新途径，变“死档案”为“活档案”，真正将党校档案用到实处。一是转变服务模式。传统的党校档案室重点任务就是管好档案，主要领导和档案人员都有“看家守摊”的守旧思想，认为只要把党校档案守住了，做到不丢、不少、不损坏就可以。新形势下，越来越丰富的教学和培训活动及其产生的档案资源，要求党校档案工作必须侧重管、用结合。要根据形势发展的需要，不断密切与外界的沟通和交流，从传统的“等、要、靠”等消极被动的利用服务模式向主动服务模式转变，才能发挥档案档案资源价值，充分发挥党校档案服务大局、服务社会，服务教职工，服务大众的作用。二是打造档案产品。要深入挖掘档案的内在价值，编研本地域经济社会问题的资政信息，努力把“档案库”变成“思想库”，持续为本地党委、政府提供决策参考。要在掌握和了解党校档案的前提和基础上，进行系统分析、加工综合、归纳和提炼，深度整理开发，打造更高层次和质量的档案文化产品。在保证档案不泄密、失密的前提下，以课题的形式出资鼓励和支持教师主动编研党校教学案例汇编等书籍，将党校档案资源转化为科研和教学资源，为教师教学提供数量更多、内容更丰富的教学素材。也可以结合本地域的历史文化，围绕重要节日、纪念日等节点，利用党校档案举办形式多样的线上线下展览活动，如以“讲党校历史故事”为主题，举办党校历史图片展，不断提高档案服务的主动性、现实性和创造性。

（四）狠抓档案队伍建设

做好档案工作，人是关键。一支专业化、高素质的档案干部队伍是做好档案工作的前提和保证，为党校档案事业发展提供有力的智力支持。一般来说，党校从事档案工作的人员大部分都不是档案专业的，而且都是兼职人员，数量也较少。按时完成本职工作有时都难以达到，在档案管理和档案利用服务上有所创新更是难上加难。当前，档案事业新的发展形势对档案工作人员提出了更高的要求，要具备良好的政治素质，熟练掌握档案业务知识和技能，还要掌握一些互联网技术，熟练操作计算机、扫描仪等现代设备，对微博、微信公众号等有一定的了解，这样才能保证档案工作高效运行。所以，党校必须狠抓档案队伍建设。一是要强化培训。要持续加强档案人员的思想教育和业务培训等继续教育工作，不断提升党校档案队伍的职业技能和知识素养，这是提升党校档案利用服务能力和水平的前提和基础。二是要广泛吸纳专业人才。通过公开招录招聘和内部岗位调整等形式，广泛吸收专业型和复合型人才来充实档案队伍。三是加强考核监督。要进一步细化和明晰档案人员的岗位职责分工，明确主管领导和岗位负责人，形成一级抓一级，层层负责的岗位责任制。要将档案工作纳入年底单位目标考核中，细化岗位评分标准，并制定行之有效的奖惩机制，使档案人员在工作中有目标，有干劲。

（五）加快档案信息化建设

档案信息化建设发展水平很大程度上影响着党校档案事业的发展水平。党校一定要重视和强化档案信息化建设，要深刻认识到档案信息化对党校档案工作的深远影响，加强档案信息化基础设施建设，购置计算机、刻录机、扫描仪、打印机等现代技术设备，以满足档案信息化工作的实际需要。要主动跟进和把握互联网、云计算、大数据、人工智能等高新科学技术发展方向，加快馆藏党校档案数字化进程，强化电子文件归档管理等工作，扎实推进档案信息化建设。

（六）借助新媒体开展档案利用服务

要充分利用方兴未艾的新媒体开展灵活多样的档案利用服务，使档案利用由被动借阅查询转变为主动推送服务。增加资金投入力度，开发党校档案信息网站和手机APP 软件，开通微博、微信公众号等，发布档案信息和党校历史等，使党校教职员工和学员能够不限时间，不限空间在线利用档案，为教师和学员获取档案信息资源提供更为便捷的服务。

（七）切实做好档案保密工作

党校档案人员要深刻认识到要想做好档案利用服务，必须要具有极强的保密意识，扎实做好档案保密工作。对于档案人员来说，保密工作具有重要性、复杂性和艰巨性，是一项非常重大的政治责任。一是提升档案保密意识。做好档案保密是每一个档案工作人员和档案利用者的责任和义务。档案保密工作是党和国家各项事业的重要组成部分，关乎社会的安全和稳定。要站在对历史负责、对民生负责、对发展负责、对组织负责、对法律负责的高度，扎实推进档案保密工作。二是强化组织领导。党校要与保密部门，如保密局、网信办等建立密切的沟通和联系。领导要切实提高对档案保密工作的重视程度，要把党校档案的安全保密工作摆在突出位置，将其作为档案工作的一项重要内容来研究和部署。三是严明组织纪律。档案人员要严格遵守《保密法》，在提供查档利用、上传档案信息工作中，切勿泄露国家机密。遵循“谁上网谁负责”“谁公开谁负责”的原则，落实责任追究。四是加强保密管理。要建立健全档案保密制度。做好档案开放鉴定工作，定期开展保密安全检查,要做到涉密档案设备不联网，涉密文件不拍照，不外传。要按照保密要求，对纸质文件、网络信息等扎实推进保密自查自评，时刻绷紧保密这根弦，消除失密、泄密风险和隐患，确保保密工作实现常态化、制度化。五是要加强档案保密宣传，增强党校全体教职工的档案保密意识，营造全校关心、支持档案保密工作的良好氛围。

总之，档案利用服务是档案价值得以充分发挥的最直接和最有效的途径，既是检验档案工作的客观标准，又是推动档案工作不断向前发展的有力因素。党校要真正重视档案开发利用工作，深入挖掘党校档案资源，最大限度发挥党校档案的价值，服务于教学和科研活动，服务社会、服务人民，造福人民。