行政事业单位大数据时代信息化档案管理

王志华

摘要：大数据的发展是时代进步的必然结果，在当前的时代发展进程中，社会中的各个行业都在大数据应用的促进作用下逐渐实现现代化、智能化、信息化的变革是行业发展的大趋势，在这样的时代背景之下，即使是行政事业单位也需要在大数据的辅助作用下进行信息化变革。从行政事业单位的本质特征来看，其日常运营过程中的档案资料数量比较多，在这方面进行的管理工作也比较繁琐，而就当前的信息技术水平来看，将档案管理工作进行信息化的转变无疑能够很好地提高管理水平并降低相关人员工作负担。

关键词：行政事业单位;信息化档案管理;大数据时代

引言：在大数据时代的特质加持下，人们对于数据信息处理的工作需求正不断提高，同时，通过各种信息技术进行的数据信息处理速度和质量也在不断升级，在此基础上，很多行业中的数据信息及档案保管工作都实现了从线下到线上的转变，对于信息档案的管理工作也逐渐从人工操作转向技术分析，在这样的大环境下，如何通过加强行政事业单位的档案管理信息化程度从而提高档案管理工作效率是一项值得探讨的工作，相关人员也需要对当前档案管理工作存在的问题进行探究并在此基础上提出相应解决对策。

一、行政事业单位信息化档案管理的意义

在行政事业单位的发展过程中，档案是记录其历史发展的物质载体，因此，做好档案管理工作对行政机关、事业单位的长远发展有着至关重要的作用，而在大数据时代背景下，行政事业单位档案管理工作可以借助科技先进发展的便利条件，通过充分利用信息技术来进一步实现信息化管理，档案管理的这种转变能够为决策提供便利条件，而且档案管理的效率也将大幅度提升，除此之外，健全的信息化档案管理工作还能够促进行政事业单位的进一步发展变革，帮助行政单位紧随时代发展方向实现自身的优化改进。

二、行政事业单位信息化档案管理现状

（一）档案管理体系不健全

有足够完善的管理体系支持引导才能使档案管理工作稳定顺利地进行，而当前的一些行政事业单位并不具备能够有效支撑档案管理工作的对应制度规范和系统体系，从管理部门的工作上来看，造成上述問题的原因是管理人员对该工作不够重视，在相关档案管理工作进行过程中没有投注足够的精力;而在制度建设宏观角度上，档案管理工作在行政事业单位的透明化使得其执行情况不佳并且工作深度不够，由此又会使管理人员的更加不注重档案管理，这样一来就形成了恶性循环，档案管理体系持续性的得不到完善。

（二）档案管理技术不先进

随着信息技术的深入发展，在档案管理工作中能够运用到的设备和技术也就越来越多，但是，在行政事业单位的实际工作中档案管理部门没有足够的资金来支持先进信息技术的引入使用，甚至有相当一部分行政事业单位并没有引进新设备、新技术，而依然在工作中使用早已落伍本该淘汰的设备仪器，在这样比较落后的技术基础上，不但档案管理工作的信息化得不到有效推进，而且档案管理工作的日常运行都会受到影响，这样一来，就会使得档案管理更加难以发展，行政事业单位的运行也会受到一定影响。

（三）档案管理人员水平低

无论是档案管理的信息化推进，还是档案管理的日常运维，都需要管理人员的高效工作来实现，因此，保障管理人员的工作水平和专业能力是十分重要的，然而，在实际的单位运行过程中，很多行政事业单位的档案管理人员专业水平达不到从业标准，部分单位甚至部设置专门的档案管理岗位，而仅有其他人员兼职进行，这种比较匮乏的档案管理人员安排使得档案管理工作的实际水平很难提升，与此同时，在岗人员对于档案管理的重视程度也会随着这种情况逐渐降低。

三、行政事业单位大数据时代信息化档案管理优化措施

（一）建立规范管理制度体系

良好的制度规范能够为档案管理工作的高效进行和信息化转变保驾护航，因此，要想实现大数据时代下的信息化档案管理优化，首先要做的就是尽力健全管理制度体系，在进行这项工作的过程中，相关人员需要在提高员工重视程度、加强制度约束能力、丰富制度规划内容这几个方面进行全面的优化工作，不但要使档案管理人员的充分重视其工作，还应该在制度建设过程中将各项工作职责和标准要求规划清晰，从而对管理人员工作进行合理约束。

（二）积极引用新型信息技术

在大数据时代背景下，信息技术的应用是一项能够在各个行业中发光发热的工作内容，在行政事业单位的档案管理中，先进的信息技术能够在有效提升管理效率的同时大幅减轻管理人员的工作压力，而针对当前的技术落后问题，管理人员应该采取措施进行处理。具体而言，当前技术不先进的原因主要是资金投入不够和人员操作不熟练，对于这两方面的问题，行政事业单位可以通过投入一定的的人力物力财力来进行档案管理的信息化建设，而对于技术操作的问题还可以借助人才培养工作来解决。

（三）加强档案管理人员培训

档案管理的信息化建设离不开管理人员的努力工作，因此，要想彻底解决档案管理中的问题，还需要对相关工作人员的能力水平进行提升，在信息化背景下，档案管理信息化的核心内容在于计算机水平，从某种程度上来讲，工作人员的计算机水平会对信息化转型造成较大的影响，所以在进行管理人员的呢定期培训时应该对其管理能力和计算机操作能力加以重视，与此同时，也要培养管理人员的职业素养，并通过讲座及其他宣传活动来更新员工的管理理念。

结语

综上所述，由于档案管理工作在维持行政事业单位高效运行的方面有一定的作用，因此，相关部门应该针对如何在大数据时代下有效提升档案管理工作信息化水平加以研究探索，从当前的行政事业单位档案管理工作现状来看，整体的档案管理信息化水平还有待提升，并且，在管理工作中还存在着一些阻碍信息化发展的问题亟待解决，在这样的情况下，相关工作人员应该积极探索、加强实践，立足于问题产生根源，采取科学合理的改进措施来对档案管理工作在大数据时代下的信息化转型找寻出路。

参考文献：

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