煤矿企业档案管理信息化的重要性及管理对策

吕思慧

摘要：随着社会的发展和科技进步，煤矿企业的运行压力更大，而煤矿档案作为还原煤矿企业历史原貌最重要的载体，记录着企业转型发展的全过程，对其自身经营和发展变得更为重要。在现代信息广泛应用于各领域的今天，将信息化应用于档案管理中可以大大提高工作效率，因此，加快煤矿档案管理信息化是大势所趋。

关键词：煤矿企业 档案管理 信息化 管理对策

0引言

在煤矿企业中，档案是企业进行生产活动最真实、最原始、最全面的反应记录，企业是总结之前经验和进行以后规划的重要依据。目前仍然有不少煤矿企业的档案管理工作不完善，存在着或是基础设施不达标，或是影像资料缺失等问题。不仅如此，还存在着档案管理人员素质参差不齐，专业素养堪忧，导致档案管理工作失职，种种因素势必导致档案管理工作欠缺，影响企业健康发展。

1档案管理的重要性

在煤矿企业的发展中，档案起着关乎企业后续发展方向和当前形势参照物的作用，应当系统、完整、可靠的反应企业信息，十分重要。档案工作人员应当对企业档案了如指掌，熟悉档案内容，发掘有效信息尤其是数据信息，为煤矿企业未来发展提供现实依据。利用好档案信息，可以做到了解企业过去发展历程，纠正企业当前错在问题，控制企业未来可能面临的风险，预测并引导企业向合理方向的发展，保障决策的正确性和有效性。如果档案管理工作欠缺，决策者无法获取准确、完整的信息，很容易做出错误判断，导致决策失误，致使煤矿企业遭受巨大损失。当前社会，信息化已经进入到方方面面，煤矿企业档案信息化建设必要且紧迫。煤矿企业要想长远稳步发展，必须跟上时代脚步，将大数据分析引入档案管理工作中来，做好数据分析和挖掘工作。

2煤矿企业的档案管理问题

2.1设施落后

煤矿企业是典型传统型企业，生产活动的投入远大于内部管理，个别企业甚至没有专门的档案管理部门由其他内勤兼职运作，不少煤矿就算设立了专门的档案管理人员，基本配置也就是一台电脑，配备一套办公软件，但是后续更新跟不上，软件硬件性能较为落后，都跟不上数据分析的要求。

2.2缺少完善的管理制度

煤矿企业的管理思想体现滞后性，重生产、轻管理直接导致的后果就是管理制度的缺失，体现在档案管理工作里也是如此。档案管理是企业管理非常重要的一环。实际情况下，相当一部分煤矿企业的档案管理制度并不完善，档案管理工作人员分工不明确，岗位交叉导致权责无法清晰分辨，没有统一确定的标准，甚至有的管理制度是为了应付检查临时撰写的，最终流于形式。

2.3信息化建设比较落后

思想滞后性导致工作方式落后，煤矿企业的档案管理工作信息化建设问题显著，大势所趋下有的企业积极尝试，但仅仅是将手写内容转变为电子版，并未有跟上信息化技术升级的更迭速度，没有引进最新的技术整体还是趋于落后，不能有效的进行数据分析。然而，尽管有的企业有了经营档案管理信息化工作的思维，积极培养人才学习先进技术，还是受到了资金不足、人才紧缺等方案问题，难以落实。

2.4工作人员素质参差不齐

除了煤矿企业重视生产导致企业档案管理资金不足，人才缺失也是档案管理工作一个关键短板，档案管理人员素质要求较高，不仅要有丰富的答案专业知识，还要求工作人员对档案资料具有一定的敏感性，同时，还要具备学习能力接收新的信息技术。然而在煤矿企业筹备之初，鲜少考虑到这些方面的因素，企业内部不重视，也缺乏系统专门的培训机会。工作人员没有系统学习过，企业人员流动性大，甚至临时从其他部门抽调，临时抱佛脚的档案管理工作情况并不在少数。此外，煤矿企业的工作环境问题一直是引进人才的一大痛点。

3提高煤矿企业档案管理有效性的对策

3.1加大軟硬件的建设力度

要想将煤矿企业档案管理信息化，技术的运行离不开硬件的支持。像生产的逻辑一样，企业想搭乘档案管理信息化的快车，也需要投入一定的技术资源、资金资源去经营。很多企业目前电脑系统还停留在xp系统，引进最新的软件也无法顺利运行。同理，好的硬件当然要搭乘适合软件才能发挥最大的作用。企业可以在自身条件允许范围内，或研发或外包，开发一款与自身发展最适应的软件。同时建立专项资金库，为人員培训、软件升级、软硬件维护等提供充足资金保障。

3.2完善管理制度

内部管理控制是做好企业管理的重中之重，管理制度就是让此项工作有章可循。煤矿企业档案管理工作也是如此，目前，大多数煤矿档案管理工作制度不健全、不完善，直接导致煤矿企业在档案管理过程中存在诸多问题。企业的当务之急，是根据自身情况，可以广开言路集思广益，不断改进和完善当前存在制度。同时，框架上明确流程，细节上明确权责义务，建立明确的奖惩体系，做到奖惩分明，靠制度约束行为。将深入分析档案情况于机械师登记区别开来，将档案管理人员隐形素质与量化考核挂钩。归档工作十指连动，文件材料归档和任务下达工作两不误，做好进度管理、进度控制。

3.3加强信息化建设

在推进档案管理信息化过程中，不能闭门造车，要随时注意新的信息技术动态，及时进行优化和调整。煤矿企业需正视自身存在的不足和问题，主动的引用新技术新人才，并投入相应的人力物力作为支撑。基于企业自身情况，积极向其他档案信息化先驱企业“取经”，借鉴他人成功经验，少走弯路，加快企业档案管理信息化进度。多和大型企业合作，以增强自身建设为目的取长补短，同时，结合实际打造适合本企业的信息管理平台，全面提高企业档案管理能力。

3.4积极引进优秀人才，加大培训力度

企业的竞争一定程度上可以概括为人才的竞争，人力资源是最宝贵的资源。一个企业人才资源储备充足的前提下，才会有可持续发展的可能。档案管理工作作为管理中十分重要的一环，专业人才储备也十分重要。档案管理信息化的建设任重而道远，绝非一朝一夕之功，需要管理人员有过硬的自身素质，加之优秀的学习能力，才能与时俱进满足企业发展需要。做好人才储备工作可以从两方面进行，一方面，在本单位内部挑选出合适的人选进行重点培养，可以单位组织培训，也可以采用委培等方式进行培训;另一方面，企业重视起来，积极宣传提高待遇，做好人才引进工作。高薪吸引人才，清晰的职业规划留住人才，不断扩充优秀人才队伍，为加档案快信息化建设添砖加瓦。

3.5加强声像档案管理

以往的煤矿企业档案管理，影像资料经常是被忽略掉的环节，现在录影录像设备已经普及，影像资料获取十分方便，而且它能情景再现，更直观准确的还原内容，复制方便但不容易作假，煤矿企业在档案管理信息化过程中，应将这一环节重视起来，加大资源投入倾斜力度，加强现代化技术的应用。

4结语

对煤矿企业而言，档案管理信息化能有效的提升档案管理工作质量，进而提高整个企业的整体工作效率，是煤矿企业可持续发展的制胜法宝。煤矿企业必须要将档案管理这一块的工作重视起来，加快信息化建设的步伐，加大资源投入保障硬件软件顺利运行，制定完善的规章制度，同时扩充人才库，作为企业的一项战略计划去实施。

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