事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施

王炬堡

摘要：档案管理在事业单位的工作建设中，是一个十分关键的基础工作。随着当前计算机技术的日益发展，把信息化工程导入档案管理之中已逐步形成了时代趋势，从而更有助于推动事业单位档案管理的工作发展，但同时也将在实施工程中出现相应的技术问题与缺陷。基于此，本文将根据新形势下事业单位档案保存及信息化建设所面临的新问题，给出具体可行的解决举措，并为其提供了有效的参考依据。

关键词：事业单位 档案管理 信息化建设

随着我国“互联网+”的到来，事业单位的档案管理工作也逐渐“信息化”，如何将信息化技术运用到事业单位档案管理中，提高档案管理信息化建设的工作效率，是事业单位工作中的重要内容。目前，我国事业单位的档案管理信息化工作，主要是运用计算机、网络技术等手段进行，只有不断优化改进管理中存在的问题，才能真正意义上实现在档案管理的高效工作。

一.基于信息化建设下开展档案管理工作的重要意义

1.1促进档案管理工作效率的提高

事业单位档案管理本身就是一项较为枯燥的工作，如果一味地面对一堆纸质材料，也会影响到工作人员的情绪，降低工作效率。而信息化建设的加入，将计算机技术、网络技术等互联网技术逐步普及到档案管理的工作中，一定程度上能够对纸质档案内容进行整合优化，便于工作人员更好地进行档案管理，例如，档案资料储存在计算机中，能够更快地进行查询、编辑、共享，有效促进了档案管理工作效率的提升。

1.2迎合信息化发展的工作趋势

随着社会的发展进步，信息技术已经成为人们工作、生活中不可缺少的一部分，对相关行业的工作开展也起到一定的推进作用。在事业单位中，除了档案管理工作，也有很多工作业务需要信息化建设的有力支持，在信息化建设的重要推动中，更有利于事业单位档案管理工作的开展，提高整体工作的质量。在事业单位各项工作中融入信息化建设，已经成为现今社会上一种必然的工作趋势。

1.3提升档案管理人员的工作水平

随着信息化建设的不断深入，我国事业单位档案管理工作无论在管理内容还是管理形式上，都面临着新的工作要求，这也对档案管理的工作人员提出了新的工作任务，他们需要在信息化建设下开展档案管理工作，巧妙借助信息化的力量，了解并掌握最新的档案管理工作业务，并及时更新对最新信息技术的认知，一定程度上能够提升档案管理人员的工作水平和综合素质。

二.目前事业单位档案管理信息化建设存在的问题

随着我国信息技术的普及，事业单位档案管理信息化建设也越来越常见。然而，目前还是有很多事业单位在其工作建设中缺乏足够的重视程度，顾而没有形成合理的工作机制，具体表现如下：

2.1对档案管理信息化建设不够重视

在我国部分事业单位中，还是存在“光说不练假把式”的现象，尽管他们在档案工作信息化建设的关注度有所提升，但并没有根据档案管理的具体情况进行深入的工作部署。例如，有些事业单位档案管理人员对档案信息化建设缺乏充分的认识，导致工作效率低下，另外，在资金、设备方面比较紧缺，没有结合实际情况及时进行更新，一定程度上阻碍了档案管理信息化建设的工作开展。

2.2档案管理信息化建设工作制度不够全面

开展档案管理的信息化建设，需要建立健全的工作机制作为管理工作的重要保障。目前，我国很多事业单位在档案管理信息化中的工作制度不够全面，具体表现在制度内容的单一性。例如，有的事业单位仍然沿用传统纸质的档案管理工作，在信息化建设上的强化程度匮乏，也有的事业单位虽然建立了工作机制，但是却没有真正落实到实际工作中;另外，有的事业单位在档案管理上与信息化建设缺乏紧密结合性，档案管理工作的执行与信息化技术的更新存在一定的滞后性。

2.3档案管理信息化缺少专业人才

事业单位档案管理信息化建设中，对于档案管理人员也有一定的要求。在我国部分事业单位的实际工作中，普遍存在很多檔案管理人员不够专业的现象，一方面，有些工作人员长期在管理岗位上，对相关的档案工作几乎烂熟于心，但关于信息化建设的认识却知之甚少，缺乏在档案管理信息化建设中的专业性;另一方面，有些事业单位会通过岗位抽调的模式招聘管理人才，没有严格招聘具有专业知识背景的人员，使得其对档案管理工作信息化建设开展停留于表面工作的认识，无法达到专业化要求。

三.强化事业单位档案管理信息化建设的有效措施

3.1加强档案信息化建设的重视

在当前的新时代背景下，事业单位必须要深切意识到档案保存与信息化建设的必要性，进一步提高档案保管机关对信息化建设工作的重视，认真做好科学规划工作，对档案保管新形势和工作上的新精神加以更加透彻的认识，并主动地根据本单位在档案保管工作中的实际状况，作出更加科学的工作部署，以保证各类档案管理工作的正常有序开展。首先，要把国家信息化建设的实际建设经验贯彻到工作之中，以防止"纸上谈兵";其次，各级事业单位在档案管理工作中都要设置自己的安全屏障，避免因档案信息泄露造成重要事故;最后，加强资金、设备上的投入，从设施上重点做好建设管理工作，推动档案管理和信息化建设的有机融合，进一步推进档案管理与信息化建设管理的工作。

3.2建立健全完善的管理工作机制

基于信息化建设下的档案管理工作，要不断完善并建立健全的工作机制，约束档案管理工作中可能出现的失误。第一，事业单位要明确对档案管理工作机制内容的制定，设立具体的制度条款，并征求相关部门对制度内容的意见，可通过匿名留言的方式收集各部门对工作条款的建议，进一步完善档案管理制度;第二，事业单位要认真贯彻落实工作制度，针对档案管理部门的工作内容，进行具体的分工细化，对档案的录入、归纳与保密工作人员实行严格的整合，共同推进信息化建设的科学开展;第三，事业单位要及时跟踪档案信息化建设的相关制度落实工作，并进行监督检查，如存在落实不到位的地方要及时整改处理，确保各项制度执行工作的到位与完善。

3.3加强档案管理人员的培训工作

档案管理的人才专业化，能够更好地推进工作的进行。因此，要重视对档案管理人才的建设，关注人才引进的质量，及时配备熟悉档案管理业务和信息化建设的优秀人才，推进档案管理工作的进一步开展;另一方面，对于在岗的档案管理人才，要定期开展专业培训工作，重视工作人员在档案管理知识的理论性和信息化操作技术的实践性，促进其综合能力的培养。

四.结语

目前，我国事业单位在档案管理工作上，和信息化建设结合的体现越来越常见，这就足以见得其对信息化建设的重视。当然，事业单位也要对目前存在的问题进行深刻的反思，要想得到更加全面的发展，还需要事业单位在管理方式、工作机制内容上进行更进一步的创新与学习，正确认识档案管理与信息化建设的关系，重视对档案管理人才、资金、设备的投入，加强档案管理信息化建设的深化发展。

参考文献：

[1]郭秀卒.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施.[J].环渤海经济瞭望.2020.

[2]葛小娥.事业单位档案管理信息化建设.[J].吕梁教育学院学报.2018.

[3]聂卫国.事业单位档案管理信息化建设研究.[J].办公室业务.2020.