对街道档案管理的几点建议

摘要：街道档案管理是民生档案的重要组成部分，规范化管理街道档案，使之更好地服务于街道管理工作及广大人民群众是街道工作者的职责。本文以吉林省通榆县街道为例，分析了街道档案管理中存在的问题及原因，并提出了建议。

关键词：街道档案;档案管理;街道;档案

街道档案是街道工作中形成的具有凭证作用的各种记录，是证明事实状况的真实凭证，属于专业档案的范畴，同时也是国家档案的重要组成部分。为了更好地服务经济发展、服务基层群众，吉林省通榆县街道处在工作中全面落实“以人为本，执政为民”的工作理念，注重发挥窗口单位职能作用，深入、细致、扎实地开展了政务公开工作。通榆县街道处开展政务公开工作主要体现在“广”和“深”两个方面。“广”是指在政务公开工作中把工作流程、工作人员职责、管辖权限、条件与程序、举报监督电话等内容全部公开上墙，方便群众办事和监督;“深”是指在工作中严格按公示内容依法行政，开展了热心、耐心、细心周到的服务，得到了群众的认可和好评。

一、通榆县街道档案基本情况

通榆县街道处自成立以来，一直坚持以人为本的理念，方便查阅档案，工作人员对档案进行统一整理、装订，并配备了档案专柜，做到档案专人负责，专柜存储，规范整齐，并按乡镇、年份、月份全部归类上架，无一遗漏、破损。至此，多年历史遗留问题得到解决，街道档案管理工作取得了新进展。街道档案与人民群众的利益息息相关，利用率较高，今年一年我们就接受查档服务80人次，84卷，占我单位档案查阅的85%以上。我们街道坚持“依法行政，为民服务”的宗旨，以优质文明服务为目标，内强素质，外树形象，求真务实，努力工作。

二、通榆县街道档案管理中存在的问题及原因

1、档案材料不齐全、不规范。《街道档案管理办法》对档案中须收集的材料有详细具体的要求，但由于有些工作人员工作疏忽或一些客观因素，在实际归档过程中存在当事人身份证或户口簿复印件不齐全，证件复印件模糊不清，纸张规格不统一，当事人拟写的协议用纸质量过差，案卷装订过厚，案卷题名书写字迹潦草，案卷上柜排列无序等情况，不利于档案查阅及长期保存。

2、档案分散保管。街道档案的形成机关是各级街道机关，以前，我单位基层科室和全县各镇（乡）社会事务办均可办理街道档案，形成的街道档案按照街道部门自行保管一定时期年后移交县档案馆的方式进行管理。由于县档案馆因库房紧缺、库房装修等客观因素无法按时接收档案，致使我单位目前仍保存有一些以前的街道档案，这样造成当事人的街道档案可能在镇（乡）社会事务办，可能在县上级部门，也可能在县档案馆，无法统一保管档案，同时也不便查找利用。

3、查找利用效率不高。由于我单位档案管理员兼有局办公室秘书、综治、信访、党支部等多项工作，工作任务较重，未能完成对所有街道档案电子目录录入工作，致使目前无法实行电子查档，档案查阅全靠手工。加之由于当事人反映时间不具体，定位不准确，造成档案管理人员每次查档耗时短则20分钟，长则1个小时，且常常反复查档，极大加重了工作人员的工作负荷，严重影响了工作效率。

4、对镇（乡）街道档案管理指导不力。我单位目前的街道档案管理已逐步走向了规范化，但部分各镇（乡）社会事务办的街道档案存在领导不重视，工作人员责任意识不高，归档不及时，欠规范等现象。

三、对通榆县街道档案管理的几点建议

1、加大对街道档案管理工作的投入。加强街道档案管理，是维护街道当事人合法权益的需要，是促进街道档案工作规范化管理的需要，也是构建和谐社会的需要。因此，加强街道档案管理必须在人、财、物上得到充分保证。本人根据多年在街道处的工作经验对此提出建议，一是加强街道档案管理的组织领导，配齐责任心强的街道档案管理人员;二是加大对街道档案工作的经费投入，改善街道档案管理的软硬件条件;三是稳定从事档案工作的人员，以保证工作的稳定性和连续性。

2、广泛宣传贯彻执行《街道档案管理辦法》。《街道档案管理办法》是关于街道档案管理的规范性文件，标志着我国街道档案工作开始步入规范化、法制化轨道。上级部门及档案管理部门应采取街道档案管理工作人员培训、张贴标语、发宣传资料等多种形式广泛宣传并贯彻执行，提高街道工作人员对街道档案的管理水平，促进街道工作人员掌握街道档案工作体制，明确工作职责，掌握街道档案从收集、整理、保管、利用等环节的工作方法、手段、程序和条件，同时强化广大市民依法利用街道档案的意识。

3、加强档案管理，实现档案规范化。街道档案随时归档立卷，实行规范化管理。同时，还要对街道处成立前的街道档案进行系统整理，实行纸制档案和电子档案“双套制”保管，档案管理要达到标准化、规范化水平，并且要逐年集中保管街道档案。针对目前街道档案多处分散保管的现状，本人认为，为确保街道档案的安全、完整，方便社会利用，应将散存在各处的街道档案逐年纳入档案馆集中统一管理，为街道档案的保管保护及利用提供良好的条件。

4、完善各项制度，提高工作效率，加强业务指导。街道主管部门要定期和不定期对政务中心街道窗口和镇（乡）社会事务办的街道档案进行业务检查、指导。若发现归档不及时、整理不规范、保管不安全等问题要及时予以纠正。对此要制定学习、工作、考勤、档案管理等多项制度，定期进行考核，从而激发干部职工工作的积极性，真正做到以规章约束人，用制度管理人，改进街道处的工作作风，提高工作效率。

5、强化政务公开，提升依法行政水平，准确及时提供利用。街道档案管理人员要严格按照街道档案利用制度准确、及时地为相关查借阅人员提供利用，并建立借阅利用登记及利用效果分析。对此要将街道条件与程序、收费标准及依据、工作守则、服务承诺、办公时间、咨询电话、监督电话等内容向社会各界公开，接受社会监督，进而提升依法行政水平和街道质量。

6、加强队伍建设，树立窗口单位形象，更新服务理念，提供便民服务项目。组织街道员学习党的方针政策和国家的法律法规，加强业务培训，采取集中学习和自学相结合的方法，提高政治水平和业务能力。加强计算机技能培训，工作之余，互相学习，取长补短，这样一来能提升工作人员操作技能。在强素质、树形象上，工作人员做到佩证上岗，实行文明用语，微笑服务，具体做到办事细一点，微笑多一点，效率快一点，态度好一点，力求给当事人提供热情、周到的服务。在改善办公条件、增加办公设备、为民服务上下功夫，为当事人提供复印、打字、照相、传真等服务项目，实行明码标价，自愿服务。

街道档案是民生档案的重要组成部分，规范化管理街道档案，使之更好地服务于街道管理工作及广大人民群众是我们街道档案工作者的职责，工作中应加强街道档案的规范管理，有效保护街道信息，切实维护街道当事人的合法权益。

作者简介：杨艳艳，女，汉族，1967年9月出生，吉林通榆人，现任职于吉林省白城市通榆县树满街道，研究方向为档案管理。