“把保密文化嵌入到企业文化”

敖瑾　陈显玲

进入拓邦园区需要经过几个步骤。首先要拿到来访的通行证;接着进门处的安保人员会根据来访目的，发放带子颜色不一的访客卡，以便区分。出于保密需要，访客无法进入园区内特定区域，比如研发大楼;最后，安保人员还会询问是否携带手提电脑，若有还需要做标记处理。

向訪客开放的展厅，也做了保密处理。在去年展厅正式使用前，拓邦内部商业秘密保护搭建团队的成员之一杨亚琴和同事一起，给展出的样本一一贴上标签以遮盖logo，展厅内也允许拍照。“因为涉及客户的方案，所以logo需要贴上，但懂行的人一看板子形态、芯片大小，还是能大概知道是哪家的方案，所以拍照也是不允许的。”

10月底在深圳召开的商业秘密保护湾区首届峰会，发布了2020年广东省商业秘密保护十大事件。其中有一个事件是以企业为主体，这个企业就是深圳拓邦股份有限公司。出于经营发展需要，拓邦2018年就在企业内部发起了商业秘密保护项目，商业秘密管理体系的搭建和完善一直延续至今。拓邦成立于1996年，主营智能控制业务，2007年在深交所挂牌上市。

在采访过程中，多家企业的法务团队表示，技术问题，甚至资金成本的付出，都不是企业商业秘密保护工作中最棘手的问题，整个公司内部对商业秘密保护的认识和执行才是。

拓邦法务总监陈晓宾总结，在企业商业秘密保护体系搭建上，硬性的技术、制度要有，但员工意识、企业文化的配套也必不可少。

和许多技术型企业一样，前些年，拓邦发生过数起些员工泄露商业秘密的事件。“有一个部门的高管，在外面成立了公司，我们发现之后认为这涉及商业秘密侵权，就立即采取维权行动，但发现没办法维权，因为我们之前没有对这些秘密信息做相应的保护，所以法律不认可。”陈晓宾说，此后，员工带走商业秘密的事件仍时有发生，“包括员工带走一些我们的技术资料、经营信息。”

痛定思痛，2018年，拓邦决定搭建商业秘密保护体系。当年3月，拓邦内部的商业秘密启动大会举行，关于商业秘密保护搭建的组织体系率先建立。

商业秘密保护是自上而下的董事长工程，这在拓邦也不例外。“我们商业秘密保护体系的最高组织就是商业秘密管理委员会，成员包括公司董事长，以及各部门一把手，主要是做决策。往下一级是商业秘密管理科，主要负责建设和监督。还有外部团队，主要是负责指导的外部专家组。”陈晓宾说。

商业秘密管理科承担了最主要的建设和执行工作，而这个组织只有包括陈晓宾在内的4名成员，其他3名成员均是90后，最小的成员仅23岁，去年刚从大学毕业进入职场。这为拓邦的商业秘密保护建设奠定了年轻化、轻松化的基调。

“因为我是学技术的，在进入公司时，其实也不太清楚商业秘密到底是什么，后来慢慢才了解了这个概念。但商业秘密这块的保护，需要一些技术背景，和IT部门做一些协同，所以我也加入到了这个团队里。”团队里负责技术工作的杨亚琴说。年龄最小的裴小倩负责的是管理工作，入职第二天，她就开始一点点起草公司商业秘密的制度规范，“完全是从0到1的一个过程。”还有一名成员王如娟则负责统筹管理科内部的工作。

团队搭建起来后，便开始在信息出口处修筑围栏。2018年，拓邦已经是一个有8000名员工的大规模企业，8000人就意味着至少8000个信息出口，如何做好信息出口的管理，是这个新建立起来的团队遇到的第一个挑战。

“先把公司的信息出口都找出来，再设置围栏，对信息的流出做好管理，比如网络传输、电脑终端，都要做好对应的管理。其实，很难通过修筑围栏的方式去管理的，我们就换一个思路，比如一些信息原来每个员工都可以接触到，现在我们就对这些信息设置权限，信息出口就减少了。”

具体而言，拓邦的做法是，利用云桌面技术对电脑终端做管理。过去，员工用U盘随随便便就能把资料拷走，但当电脑设置了桌面管理后，则只有登记在册的U盘才能拷贝信息。拓邦还搭建了专属企业内部的网盘，这样，公司所有的数据就可以全部储存在拓邦自己的机房里。

光在信息出口修围栏这一项，就耗费了拓邦不小的资金成本。陈晓宾表示，仅搭建公司内部网盘，就是百万元级别的费用。“终端管控如果算起来应该也是百万元级别的，商业秘密保护这块的预算一直都在增加。”王如娟介绍。

对出口做好管控后，企业内部的管理和建设成为接下来的重点。

对于信息的内部流通，拓邦制定了一套全流程的规范。“从它的产生，到流通，到最后它存储到哪里，然后销毁，都有制度参照。”

就拿企业内部沟通来说。托邦方面介绍，企业内部沟通协作用的是企业微信，但因为软件本身属于腾讯，所以拓邦限制了一些文件、图片发送传输的功能。“这给一些同事带来的影响是，可能需要通过邮件发送文件，或者通过企业网盘授权，对方登录查看，这种方式可以做到保密，但没有那么及时和便捷。”

所以在刚开始提出这套商业秘密管理体系时，公司其他部门有比较大的反弹。“一些员工会认为，这个事情是在束缚他们，觉得没有自由，束缚了创新理念，且太影响效率，没有太大必要。”陈晓宾介绍，商业秘密内部管理的实施，受到影响最大的部门是研发部，“因为从业务情况来讲，他们有更多重要信息需要重点保护，所以我们会针对研发部，采取更强更严格的措施。涉及秘密信息比较少的，保密工作也会停留在比较初级的水平。”

在探索商业秘密保护的过程中，陈晓宾和团队成员去了很多企业学习，公司也请了不少专家顾问团队，来给拓邦的商业秘密保护出主意。有一家公司让陈晓宾印象很深刻，“那家公司的洗手间隔间里，都有关于商业秘密保护的宣传标语。”

但在长期的探索过程中，陈晓宾觉得，最有效的方式，仍然是公司内部各业务部门与法务部协同沟通，共同梳理盘点秘密信息，然后再有针对性地加以管理。

“无论是外部顧问还是专家，如果他们不了解一个企业的实际经营状况，或者不了解这个企业平常的工作模式、工作氛围是怎么样，其实是很难了解企业经营过程中会产生哪些信息，以及这些信息对企业本身业务的价值。所以，我们必须要跟业务部门保持顺畅的沟通，共同识别盘点业务部门的信息哪些属于需要保密的，又应该采用什么方式去保密。”

针对其他业务部门的怨言，拓邦商业秘密保护团队的做法是接收问题，拉上技术部门，一起讨论出解决方案，一个小的商业秘密保护相关的调整，往往就要花上较长时间协调。为了能尽快和业务部门协调沟通，王如娟还试过到洗手间堵截。“推动商业秘密保护在企业内部执行落地，其实需要有很强大的内心，说实话很多人不太愿意去配合做这件事，这就要三番四次地找他们进行沟通，他们如果长时间不回复，我就只能这样做了。”

但一个问题解决后，会发现各个部门业务上存在很大共性，所以一个部门解决了，很多其他部门的问题也都能一并解决掉。

长此以往，公司上下商业秘密保护意识的强化非常明显。“有一次我们研发中心负责人直接通过企业微信把重要文件发给了他们事业部的总经理，总经理当时的第一反应是，这么重要的文件通过企业微信发送不合适。整个研发部门的意识因此一下子就提上来了，因为他们领导对这个事情已经非常重视。”

从去年开始，拓邦方面还设置了10个商秘管理员，他们被安排到各个不同的部门，但主要集中在研发部门。“这个岗位之前是没有的，完全是从0到1的状态，很多员工原来连商业秘密到底是什么都不知道。但经过一些培训之后，他们的意识会提起来，现在他们负责商业秘密保护制度在各部门的具体落实，包括设备管理、人员管理等。”

另外，商业秘密保护是否做到位，还成为了拓邦内部高管选拔的考核标准。“在拓邦的干部提拔制度中，有一个维度就是，是否触及商业秘密保护红线，如果涉及违反，依照制度规定，会失去被提拔的机会。”陈晓宾说。

除了硬性的规范，将商业秘密保护自觉内化成一种企业文化，成为陈晓宾和团队今年的工作重点。“把这种保密的文化嵌入到企业文化里面，让大家意识到保密工作的重要性，公司上下才会自发地防止公司商业秘密的泄露。”

今年6月，陈晓宾团队策划了商业秘密保护活动月，“策划了线上线下一系列活动，让大家都参与到商业秘密保护中来。”他们设置了线上的答题环节，在活动开始前做了口号征集，设计了活动周边，以及卡通化的法务部宣传手册，还举办了商业秘密为主题的游园活动。

“前两年我们的工作一直集中在把漏洞堵住，这些相对来说是比较严峻、刚性的，今年我们就觉得可以玩起来了，跟大家互动起来，通过活动让大家了解，其实商业秘密保护不仅仅是我们来做引领，而是应该落实到每一个人员的身上。”王如娟说。

此外，陈晓宾团队还创建了一个企业内部公众号，以文章的形式分享一些案例或虚拟故事，或者将热点事件与商业秘密的话题结合起来。“贴近大家的兴趣点，同时让他们了解商业秘密泄露之后可能产生的后果，从而提升意识。”

事实上，做商业秘密保护体系搭建的工作并不容易，除了其他部门的不理解，还要经得住没有正向反馈可能带来的失落。王如娟坦言，自己曾经对工作感到困惑，“我们现在已经初步建立起了一个体系，但是这个体系，我们怎么认定它做得好还是不好呢。”

某种程度上讲，商业秘密保护做得越好，可能越看不到成果，因为它的主要目的，就是为了保证公司内部没有泄密事件出现，没有结果大概才是最好的结果，但这种情况可能会让商业秘密保护管理团队对所做事情的价值产生疑问。

所幸，王如娟最近也看到了一些来自外界的肯定，“一个是我们被评选为示范企业，另一个就是国家层面也越来越重视商业秘密保护了，这些都给了我们信心。”

“我们的目的其实和业务部门是一样的，这一切并不是为了束缚，只是想帮助大家把劳动成果保护起来，创造更大的价值。”陈晓宾说。