出版业ERP系统的实施与风险分析

2021-01-07王春庆

科技创新导报 2021年22期

摘要：面对世界范围内的激烈竞争，信息化的趋势必然使各出版企业把ERP系统建设放在重要位置。实施ERP可以高效的对出版流程进行优化，对内部资源进行整合;实现数据共享;提高出版工作流程的效率和质量;最终提高出版行业的竞争力。本文从分析出版行业业务特性来说明出版业各流程实施ERP的过程;总结了实施ERP系统带来的成效;最后对ERP系统实施面临的风险进行了分析，从而提出成功实施ERP系统的关键。

关键词：ERP 出版业特性成效风险

Application and Risk Analysis of ERP System in Publishing Industry

WANG Chunqing

（Geophysical Publishing House， Beijing， 100083 China）

Abstract： In the face of fierce competition all over the world， the trend of informatization will inevitably make publishing enterprises put the construction of ERP system in an important position. The implementation of ERP can effectively realize the publishing resources integration and optimization of internal and data sharing; improve the efficiency and quality of work process of publishing; Enhance the whole competitive ability of the publishing industry in China. This paper explains the process of implementing ERP in each process of publishing industry by analyzing the business characteristics of publishing industry; The results of implementing ERP system are summarized; Finally， it analyzes the risks faced by the implementation of ERP system， and puts forward the key to the successful implementation of ERP system.

Key Words： ERP; Publishing industry; Character; Implement; Effect; Risk

科技飞速发展，信息网络技术突飞猛进，全媒体时代到来。新型制造业为了解决制造业存在的问题，就必须对传统制造业和信息技术进行整合，提高企业运营效率，这是由我国当前的基本国情决定的，企业信息化是大势所趋，社会各界非常重视这方面的进展[1]。近年，科技创新促进了企业的信息化和智能化，同样也给出版业的信息管理带来了更多的发展机遇。21世纪，出版业进入了快速发展的繁荣时期，面对竞争激烈的市场，要谋求自身的发展空间，出版业的信息化管理和决策非常重要。如何在有限的时间内更快速、更准确地掌握每一种出版物的经营状况，科学规范的管理好出版的各个流程，已经是关乎出版企业在激烈的竞争中能否生存的重大问题。ERP系统正是这种市场竞争的需要。

目前我国企业实施了全企业范围内ERP应用的仅占3.8%左右，而这些企业中实施ERP的成功率不足10%。只有少部分企业成功实施了ERP系统上线运行[1]。

出版行业实现信息化管理最重要的一步也是最首选的一步就是实施ERP落地。实施ERP可以高效的对出版流程进行优化，对内部资源进行整合;实现数据共享，从而实现数据的完整关联和前后一致;避免了重复工作，节省了人力和时间成本，提高出版工作流程的效率和质量，从而提高出版企业的整体管理水平和市场竞争力。

实施ERP是出版业自身改革和发展的内在要求。出版行业在体制改革之后不再是游离于市场规则之外的个体，面对世界范围的强大竞争，兼并重组，信息化的趋势不可避免地让各个出版企业把ERP系统建设提到议事日程的重要位置。这将使出版企业的各个部门能够通过系统沟通更好地协调工作，使数据得到共享，为企业下一步的经营决策提供更详细、更准确的数据参考[2-5]。

1.ERP概念分析

ERP（Enterprise Resource Planning，企业资源管理计划）是20世纪90年代在美国开始兴起的一种企业管理信息化的方法和工具。它由应用于制造业的制造资源计划II（MPRII）發展而来，它整合了企业的管理理念、业务流程、基础数据、人力物力，将人力资源、财务和业务等各个职能部门之间的流程系统起来，提高企业内部的工作效率，使企业有限的资源能够得到最优化的配置，从而产生最大化的企业效益[6-9]。简而言之，ERP就是一种有效地组织、计划和实施企业人、财、物的管理系统，并依靠信息化技术手段保证其信息的实时性和统一性。ERP作为企业信息化过程中不可或缺的重要手段，体现了当下企业管理的最新思想和技术[10-11]。

2.出版业ERP系统的实施

出版企业的工作流程基于《出版管理条例》《印刷业管理条例》《出版物运输管理条例》《图书出版发行管理的暂行规定》，整体流程由选题申报、稿件三审、发稿管理、装帧设计、书号管理、校对、印制、销售、费用结算等流程组成。ERP的实施涉及编、印、发、结算业务的实施上线，在同一个平台运行，互相协作，实现数据流的统一共享。以某出版社ERP系统为例，其主界面如图1所示。

2.1 出版行业业务特性及ERP实施

出版行业属于典型的传统生产行业，但又与其他的生产行业有着本质的区别[12-14]。详见表1所示。这决定了出版行业在建设ERP中并不能够简单地照搬其他生产行业的ERP的经验，需要根据自身的特点重新规划。

ERP的项目实施管理是本着整体规划，分步实施的原则，使ERP设计流程既能够符合出版工作实际流程的需要，又能在ERP系统中对数据进行统一并予以实现可视化的流程管理，符合出版业的特殊性[15]。

下面以出版流程中的选题申报、稿件三审、发稿及成本管理为例，说明ERP的实施过程。

2.1.1 选题申报的ERP实施

对于已经上线ERP的出版单位，选题申报可以完全摆脱纸质形式，只要在ERP系统中申报选题，录入选题信息并提交即可;接下来室主任根据部门论证情况对编辑提交的选题推荐表签署意见并提交分管领导，社领导签署意见后的选题推荐表交市场部填写市场评估意见;总编室填写选题会议内容，并在选题讨论会上对该选题进行讨论;社领导签署意见后提交;最后，总编室在系统中对选题进行立项。最终显示选题信息是“已立项”状态，表明该选题已通过申报，编辑可以在ERP系统内进行后续流程操作（关联之后的编辑加工、二三审、装帧设计、校对、印刷及销售、结算等环节）。编辑一旦在ERP上申报了选题，各个部门均对该选题有了清晰的认识，便于统筹之后的工作安排。

2.1.2 稿件三审的ERP实施

稿件的三审将彻底摆脱纸质稿历。目前，对于多数出版社来说，无法实施到位，需在之后的

工作中逐步实施。简要介绍一下，供大家了解。收到作者稿件后，编辑首先在ERP系统中填写选题登记单，记录选题信息;该选题的责任编辑对其进行初审，审核以后在ERP稿件单上填写并提交初审意见，之后将稿件单转向复审人;复审人接到稿件单以后，填写复审意见并提交，系统自动将稿件单交到终审人处;分管社领导接到稿件单以后填写终审意见并确认通过。至此三审完成（如果复审和终审为社外人员，则由责任编辑完成系统的复审和终审提交工作）。稿件三审的ERP系统的处理方式使选题的信息统一，不仅提高了工作效率，而且相关责任人对选题的审核把关透明化、公开化。众人监督之下，可最大限度地提高稿件审核的质量。

2.1.3 发稿程序的ERP实施

传统的发稿方式只限于编辑、总编室、出版处，其他部门不能及时了解该选题的进展情况及之后的成品书的详情，后续工作延缓。ERP的处理方式不同，步骤如下：稿件齐清定以后，编辑在ERP系统中填写发稿单，登记书稿情况以及样书数目;填写装帧设计要求单，填写完成以后提交，系统自动传递到装帧设计室人员的系统中;室主任开始对发稿内容进行审核，如果审核通过则转至分管社领导处;分管社领导对稿件进行审批，审批通过在发稿单上确认;系统自动生成CIP数据工作单; ERP系统通过网络自动传输发稿单、装帧设计要求单。发稿过程的ERP实施大大节省了发稿的时间，整体上促进了各项业务的大踏步前进，提高了出版社的运营效率。

2.1.4 成本管理的ERP实施

最后想介绍一下成本管理的ERP实施。出版物的成本是指图书的写作、编辑、设计、校对、出版、发行过程中所支出的各项费用的总和，主要包括：稿费、编校费、排版费、拼版费、装帧设计费、出片费、制版费、印刷费、装订费、纸张费、包装费、管理费、仓储费、货运费、宣传费、样书费、损耗费等多项费用。

出版企业对于出版物的成本管理ERP实施可按照不同的项目类型具体分析，如表2所示。

通过对成本管理实施ERP，可建立起一个完善的信息系统平台，增强各部门协同合作，实现财务管理的及时、规范，优化业务流程，提高财务资源整合配置与使用效率。

2.2 出版业实施ERP系统的成效

针对出版社自身发展的要求，引入ERP的管理思想，实施ERP系统落地。实际上，在世界范围内，出版企业实施ERP已经被证明是可行且总体效果良好的。20世纪80年代开始，全球较大规模的出版单位已经实施ERP系统。据统计，世界上最大的十大出版集团中，80%实施了ERP系统，如美国的汤姆森集团以及麦格劳—希尔出版集团，通过实施ERP系统，全球数据尽在掌控，及时调整“战略部署”，满足市场需求。

在国内，高等教育出版社、青岛出版社、中国林业出版社、广东经济出版社、地质出版社等先后实施各种结构的ERP系统，均取得了一定的成效，如图2所示。

简而言之，出版行业实施ERP系统后，企业可以强化对各个部门的监管，真正实现各个部门间信息充分的共享，提高协调性，增强企业对市场的敏感度和应对市场的能力。出版ERP综合管理系统的应用，为出版社决策提供了丰富的管理信息;为下一步利用ERP系统提供的信息资源建立动态监控管理打下了良好的基础;为出版社领导做出准确精明的决策提供可靠的数据支持。实施ERP可以使静态的、片面的、孤立的管理變成动态的、全面的、网络化的理性的管理，使企业成为一个整体，整合企业管理理念、业务流程、业务数据，将企业人力、财务和业务等各个职能部门之间的流程集成起来，提高企业内部部门间的协调效率，解决企业资源的最优配置问题，进而产生最大的企业效益[4-5]。

3 出版行业实施ERP面临的风险分析与建议

3.1风险分析

对于我国出版企业而言，虽然实施ERP是大势所趋，但实施ERP不是一蹴而就的，它是一项系统工程，对企业的业务流程等进行重组，影响面广，工作量大;无论企业的条件多么优越，所做的准备多么充分，实施ERP系统仍然存在着一定的风险。

对于ERP项目而言，从准备（包括硬件和软件、人员等）到建设（包括实施双方对业务流程的控制和监管）到最后的系统运行和维护（包括系统的授权、数据访问的权限、病毒的预防及数据更改的追踪等），风险存在于项目的全过程，如图3所示。

3.1.1 企業制度的风险

目前，绝大多数出版单位实行的是以经济指标为考核目标的考核机制，在没有激励机制和奖励政策下，出版社难有动力来全身心地从事ERP建设。如果出版社要实施ERP系统，首先要求社长等决策者参与并给以支持，亲自组织，建立一套完善的企业制度才能确保ERP系统的顺利实施。

3.1.2 资金风险

企业ERP系统的建设需要投入很大的资金来支持，从硬件到软件到后期的维护和人员培训等，无一不需要资金支持，如果社领导对改系统的建设认识不够，或是不关注，不重视，那么必然会导致ERP系统的落地不及时，从而从根本上影响企业的运行效率，导致经济损失。

3.1.3 规划风险

这里的规划包括ERP实施范围的规划及ERP的进度规划。

实施范围定义不清晰，有可能导致合作双方对项目涉猎的范围达不成一致意见：按装方希望金肯呢个的缩小实施范围，以最低的成本、最快的时间完成项目;而出版社则希望按装ERP系统的所有功能，以最低的价格，尽可能多的实现信息化，获取最大收益。实施范围不能达成一致，必然造成效率低下。

ERP项目的进度规划，目前多数出版社强调快速，因此，在编制和执行项目计划时，盲目性较大，对项目的控制混乱，延缓项目的最终上线实施，一拖再拖，导致人员士气低落，效率低下。

3.1.4 人员风险

任何一种管理系统，最终的推行都要依靠具体操作人员来保证效果。人是ERP项目建设和实施过程中最为关键的资源。引入实施一个新的系统，必然要经历一个学习、适应的过程。在保证正常业务工作的前提下，员工们需要付出很多的时间和精力来学习新体统的各项知识，包括功能、流程和如何操作等。同时，一个新的系统上线，必然会改变之前的工作习惯，在这个过程中，必然会出现一些不稳因素，导致意想不到的冲突。另一反面，在ERP建设中参与项目的人，具备不同的素质，要降低人员风险，就要人尽其用，每个人承担的工作满足项目需求，并且全身心的投入到项目中来，是项目成功实施的基本保证。ERP的实施过程中需要复合型的人才，他们既要懂计算机技术，又要懂管理。而这类人恰恰是在社会中“炙手可热”的，所以，他们的流动性比较大。因此，实施双方应对参与项目的人员进行认真的评估。

3.1.5 认识风险

有些企业认为只要实施了ERP，企业的所有问题便迎刃而解，认为ERP是万能的，包揽了出版流程全过程。还有的人会认为ERP只是一个简单的数据库，点点鼠标、填填数据就完成任务，殊不知这些认识都是错误的。要防范或减轻认识风险，需要对所有使用者进行大量的培训，让使用者明白ERP的由来、ERP的功能、ERP实施的目的与期望，尽可能地让使用者明白目前ERP合理的需求是什么。

3.2 实施ERP的关键

出版行业作为重要的社会信息媒体形式，其ERP建设，并非简单的是增加了一个系统，使用了一种新技术，而是需要全面规划的。只有在出版结构、管理体制、运行机制等方面进行规划创新，才能够全面推动出版信息化建设[3]。图4列出了笔者认为实施ERP的三个关键因素。

实施ERP系统还要因地制宜，因企业而别，具体问题具体分析。随着技术的发展和工作的深入，后期需要对ERP系统进行维护和升级，保证系统与管理同步发展。

4 结语

综上所述，笔者认为ERP系统不仅是一个信息集成平台，更重要的它是搭建了出版社信息化和现代化管理和工作，从而实现了数据实时共享，管理一体化。我们需要深入分析本单位在信息需求和业务现状后，融合先进的信息管理思想，结合单位特性进行ERP系统的构建和设计，做种实现ERP的真正有效落地，并成功应用。

因此，ERP系统的实施，不但能增强企业内部的运行效率，同时能够提高公司和客户之间的业务关系，重新构建以公司为主的业务信息流，最大化提高公司效益，在市场竞争中尽可能地占据主动地位。采用ERP系统管理信息化手段可大大加强出版业的数据管理和流程管理等基础管理，提高人员的团队精神和服务意识，提升单位的整体竞争力。针对出版社的具体情况，规范建设，规避风险，有效实施，ERP系统必会为我们带来无尽的便利和收益。

参考文献

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