高校后勤财务内控问题及对策研究

钱瑞琼

（安徽工程大学，安徽 芜湖 241000）

一、引言

高校后勤是专门为学校教学、科研、师生员工提供物资及生活服务的各项工作的计划、组织和控制活动的部门，是保证高校各项事业顺利运行的基础性部门。随着社会经济快速转型，高校后勤部门也不仅具有行政职能，还体现着社会市场化属性。在市场化服务集中改革的时代环境下，高校后勤部门运行的社会化趋势日益明显，后勤工作再也不能将利润、成本指标或是部门经费使用效率等作为部门单一线性的绩效评价标准。在这样的背景下，完善高校后勤部门内控管理体系显得尤为重要；而在众多内控管理手段当中，财务手段更是贯穿业务始终的关键一环。

因此，高校应对后勤部门财务内控体系出现的问题予以高度重视，更要明确财务内控管理的重要意义：第一，强化高校资源配置。一个良好的财务内控体系可以起到事前预防、事中跟踪、事后补漏的作用，而在这过程之中，内控体系中预警机制可以反映出财务各环节上的风险点，更换匹配的资源或减少资源利用从而为高校节约开支，以达到强化资源配置的目的；第二，提高高校后勤部门管理水平。随着我国对高校教育改革的不断推进，高校保障性资金来源远不止政府拨款，多元筹资的大环境下更要求高校能够做到最大限度的降低筹措资金成本。完善内控体系则是提高财务管理水平的关键所在；第三，帮助高校实现发展目标。完善后勤财务内控管理体系有助于展现高校自身的发展优势，帮助高校树立良好学风和文化。后勤部门工作内容包含了校内物资、基本建设、经营招标及后期维护等多个方面，需对这些资产进行集中调配和管理，这关系到广大师生工作、生活的各个方面，同时管理不善也可能成为滋生腐败的温床。因此，完善后勤财务内控管理体系是十分必要的，它从根本上保证了会计信息的真实和准确性，也保障了国有资产的安全及广大师生的切实利益。只有高校的后勤基础工作健康开展，才能更好的助推高校向更远的目标发展。

二、国内高校后勤部门三种运行管理模式概述

（一）完全独立的开放模式

后勤部门独立出来成立公司继续为高校提供服务，而高校与后勤之间的关系也由之前的从属关系转变为控制关系，原后勤员工转变为企业编制。后勤公司实行会计单独核算，并与高校母体之间形成业务往来，例如后勤可以租赁形式使用学校资产，也向高校财务收取服务费等。

（二）形成以市场为主导的产业联动

政府统筹考虑，将本省或市范围内的高校后勤主体统一起来，组建一支深耕高校后勤服务的专业化公司，同时也参与市场化竞争并面向社会开放。每隔一段时间，各高校后勤主管及财务人员实行轮岗制度，餐饮等其他特色服务也在各高校间轮流更替。长久来看，后勤产业发展将会独立于高校形成连锁模式，成为市场环境下应运而生的开放业态。

（三）校企合作形成半开放模式

目前大多数高校后勤部门并未完全从学校分离出来，部门内正式员工编制依然属于高校事业编制，后勤作为高校的一个基础行政部门，其运作的基础仍需继续依附高校财务主体，高校财务因此承担着基建工程款和各类维修改造费、办公运行费、职工薪酬等各项保障性经费开支，为后勤及学校整体工作部署做好基础支撑。后勤财务作为高校财务的组成部分也直接对校医院及其附属幼儿园等下属单位收支进行核算和监管，并与高校财务做好对接工作。

后勤部门在形式上并未与高校实施分离，但为防止近亲繁殖等舞弊现象的发生，其管辖的餐饮、零售等部门实施统一面向社会实体招标程序。外部实体单位通过招标后与校方签订合同，并以租赁方式使用校内固定资产并直接向校师生提供服务，由于与高校契约关系已达成，所以经营行为受到校方约束，高校后勤财务通过校园卡系统数据结算经营户营业款并代管食堂修缮等经费。另外，宿管、物业等部门管理模式也与建立社会第三产业的情况类似，或者后勤将这些部门一并交由社会上具有实力的专业服务类公司打理，每年支付一定费用。有时高校也会成立类似企业性质的独立核算部门，独立承包经营校内短途运卸、整理清洁等服务或者小卖部、浴场等，并自负盈亏。总体而言，将社会实体引入高校充实服务，有助于形成与校内后勤实体良性竞争的局面。

三、高校后勤财务内控存在的问题

（一）部门内控管理目标及思路混乱

在社会化大背景下，由于高校后勤呈现出多重性质，且其各下属单位管理模式难以统一，这些都使其在管理目标上难免产生分歧。后勤部门要依托高校建设发展，精细服务于高校师生，管理目标要体现公益性；而其下属部分单位又具有经营性特点，管理目标则又要体现效益性，所以在同一部门里很难找到平衡这两个目标的途径，在管理上也难以对症下药、理清头绪。

（二）后勤财务内控管理体系不健全

首先，制度设计不合理、不明确之处尚待完善。后勤部门经费名目众多且各项经费使用范围模糊、重叠，后勤往往涉及到采办费、维修费及零星工程款的开销等，这其中所涉及的经费名目、性质等都不相同，而不同性质的经费支出也会有不同的审批流程，若在制度上不加以调整，则会导致后勤部门业务人员报销时混淆经费项目，并且不清楚各项经费项目的报销流程，办事条理不清、缺乏依据，最终将会加重后勤财务人员工作负担，更不能保证专款专用；其次，财务制度及审批程序欠沟通。财务部门将拟定制度过程中与后勤业务部门缺乏沟通，长此以往便更难了解业务部门报销的困惑之处，而后勤业务人员也未将遇到的财务问题加以总结，对财务部门出台的新制度未必做到完全理解，这会导致在日常工作之中出现新症结；再次，经费使用情况缺乏监管。财务人员若长期只关注账面数据而不重视实际经费使用情况，则不能切实的掌握后勤业务的经费使用效率，也不能保证每笔经费审批流程的合规性，这无异于纸上谈兵；最后，财务评价体系欠缺。财务评价体系不仅反映了业务人员的办事能力，更能反映保证后勤业务正常运行的各项业务成本及盈利状况，是建立后勤财务管理体系的核心价值体现。

（三）财务管理人员的综合素质有待提高

后勤财务人员的学习内容仅局限于工作范围，会导致其工作思路狭隘，综合业务素质较低，不利于其职业道路的发展，也满足不了高校对财务人员的基本专业要求。正值政府制度改革之际，一些低素质的财务人员不能理解新制度背景下的会计核算原理，也难以深入了解高校财务管理的相关规定，就会导致日后无法胜任稍微复杂的后勤财务工作。另外，后勤财务人员可能也未深入理解业务运作，因此不能有效识别业务发生及报销审批过程中的风险，从而无法成为一名合格的财务人员。

四、对策及建议

（一）明确目标，加强相应预算体系建设

首先，后勤部门应根据自身业务特点明确发展目标，后勤财务应本着优化服务、降低成本的基本理念对成本实施合理控制。其次，针对各科室业务特点制定不同的预算方案。例如基建业务成本核算较为复杂且各年度支出按合同执行难以衡定支出范围，所以预算的制定应将项目建设周期作为一个整体，以项目建设前、中、后期三个阶段签订的合同概算为基础来制定项目预算计划；对于常规性的业务部门如综合办公室每年耗费基本趋于同一水平，则其预算可以近几年的历史水平作为编制基础；对于后勤下属代管单位如幼儿园、校医院等，则要分析各项经费性质，收支稳定的经费项目可采用滚动式预算编制方法，而收支波动较大的经费项目可采用零基预算编制方法。最后，后勤部门的预算管理工作要充分贯彻“适当增长、适度从紧”的思想，出现问题时要予以重视，对财务风险或隐患要做到早发现、早分析、早整改。

（二）更新财务管理手段，完善财务内控制度

一方面，财务报销及审批流程管理离不开网络信息一体化。根据财务内控制度设计完整的网上报销审批程序，业务员进入系统制作网络报销单及上传原始凭证，而后每一级经济责任人对该报销单进行审批时则一目了然，这种方式不但提高财务工作的透明度及效率，更明晰了管理人员审批权限及责任。另一方面，要建立后勤业务及财务岗位牵制制度。物品管理、采购及财务岗位不得为同一人，业务人员与财务人员要对重要设备以及大型资产进行不定期盘点。与此同时，后勤业务科室和下属单位要实行定期轮岗制度。后勤财务人员要不定期将各类成本与当期市价进行核实，将采购量与实际耗用量进行比对，对各类经济业务花费及物资日耗用量要做到心中有数，坚决杜绝浪费、舞弊现象的发生。另外，要建立健全财务稽核制度及问题反馈体系。后勤财务不但要做到账证、账表、账实相符，后勤出纳做到货币款项日清月结，会计人员按时复核，更要做到随时随地接受外界对后勤财务的监督；财务部门也要广集民意，深入开展现行制度的满意度调查，并根据统计和分析后得出的结论对现行制度不合理之处进行修订、论证及完善。

（三）强化后勤成本管理能力

后勤财务要定期将成本数据进行汇总，并与预算数据进行比对分析，找出超支原因；同时，结合资产部门统计的后勤各种物资名称、类型、需求量数据和后勤部门资产实际使用登记表，得出每种物资使用效率，结合实际情况督促业务部门制定科学的采购方案，以避免占用大量资金购买非必须品的现象，从而提高资金使用效率，降低物资成本。另外，基建项目投入大、周期长，且核算的成本类别较多，财务人员应建立项目台账，方便核对工程款的支付进度和项目各类成本的统计。每一笔工程款的支出要严格按照合同支付条款执行，最终付款需核实审定价，避免非公允欺诈现象的发生。

（四）提高后勤财务管理队伍的综合素质

后勤财务人员应对会计基础知识予以重视，不断更新相关财务知识，强化自身财务管理经验。财务部门应当定期组织专业技术人员进行继续教育和知识讲座培训，应当鼓励在职人员进行职称考核评定，邀请相关专家学者为财务人员传授最新会计制度理论解读课程，通过这些方式夯实财务人员会计知识基础。另外，应当重视会计人员的实务操作能力，对财务人员实行定期轮岗制，打通财务内部各科室门槛，让每位财务人员都能够全面了解高校财务工作。这样一来，后勤财务工作中的问题便会随着管理队伍综合素质的提高得以解决。

五、结语

综上所述，在围绕高校后勤部门实现公益性和效益性双重目标的前提下，对后勤财务管理工作也提出了更高的要求。由实际工作经历和分析高校后勤一般运行管理模式，得出后勤财务管理中内控体系可能会存在的一系列问题，最后提出了明晰责任目标、强化预算管理、提高成本控制能力及提高管理人员综合素质四个对策，旨在能为高校后勤财务管理工作提供一些参考和帮助。