做好办公室文秘综合管理工作的策略分析

2021-01-03河南中烟工业有限责任公司许昌卷烟厂葛玉

区域治理 2021年48期

河南中烟工业有限责任公司许昌卷烟厂葛玉

现代企业在发展过程中不仅要关注经济市场的波动，做好各项经济管控工作，同时，还应该关注企业内部的行政管理工作，通过有效的内部行政管理来协调企业的内部发展，为企业的各项经营决策以及发展战略提供对应的行政支持。办公室文秘部门则是现代企业行政工作的重要主导者，对于企业的发展起着纽带联系的作用，尤其是进入信息化时代以来，大数据的爆炸式增长更加凸显了办公室文秘工作的重要性。根据企业办公室文秘综合管理工作的现状可以看出，在文秘综合工作中仍然存在一些问题未能得到有效的解决，比如说工作人员的专业能力以及综合素养不够，工作质量和效率较低，这些问题如果不加以解决会对企业造成严重的影响。结合这些因素，企业应该针对办公室文秘综合管理工作提出具体的策略，加强制度方面的完善以及人力资源方面的管理等，来提升办公室文秘工作管理的有效性和科学性，推动现代企业可持续发展，提升企业的核心竞争力。

一、办公室文秘综合管理工作的具体内容以及重要性

（一）办公室文秘综合管理工作的具体内容

办公室文秘综合管理工作并不是指简单的文字信息处理，或者是对信息进行上传下达的工作，而是一项复杂且专业的工作，对于工作人员的整体要求较高，办公室文秘工作人员不仅要有着较强的专业能力还要具备较强的综合素养和思想道德素质。在办公室文秘综合管理工作中，文字信息处理是最基础的内容，文秘工作人员需要结合上级部门或者领导的相关要求以及会议内容等，起草对应的指示文件、会议资料、以及文书等。同时，在会议过程中还需要对会议进行全程的文字记录，并对会议进行总结，对各项规章制度以及方案改革进行汇总，这些都是最为基础的文字信息处理能力，是办公室文秘综合管理工作的基础。其次，办公室文秘工作人员还肩负着沟通交流的职责，需要将上级领导部门的命令或者是意见下传到企业各个部门当中，并和这些部门进行沟通和协调，同时，还要将部门的工作信息反馈至上级部门和上级领导，在这个过程中，会涉及各种文件以及信函的上传下达，需要做好与其他行政部门以及其他合作单位的洽谈工作。这些都属于办公室文秘综合管理工作的内容，因此，办公室文秘工作人员必须要有较强的文字信息处理能力，要有较高的信息化办公水平，还要具备较强的沟通交流能力，有着较好的语言表达能力以及较强的逻辑思维能力和社交能力[1]。

（二）企业办公室文秘综合管理工作的重要意义

对于现代企业而言，办公室企业综合管理部门是企业运营过程中的重要纽带，是提高企业行政管理工作质量和效率的重要途径，对于提升企业的核心竞争力、促进企业转型和升级、推动企业的现代化发展有着重要的作用。高效的办公室文秘综合管理工作可进一步提升企业的内部凝聚力，将企业各个部门以及上下级紧密联系起来，实现企业内部横向和纵向的协调性发展。同时，有利于企业各项经营发展战略的实施，上级领导部门在制定经营发展战略的时候，可以结合办公室文秘综合管理部门工作人员的资料了解企业各个部门的发展情况，对发展战略进行进一步的优化，能够提升各项决策的科学性。而下级部门也可以了解上级部门一些新的战略部署，有利于新的经营战略制度的贯彻和落实，使工作效率得到明显的提升。除此之外，办公室文秘综合管理部门还可以让各项工作落到实处，有利于厘清各个部门之间的关系、责任以及义务，尤其是在进行交叉作业的时候，办公室文秘综合管理工作人员能充分发挥自己的协调沟通能力，将各项工作落实到具体的部门当中，能够有效防止一些突发事件的发生。简而言之，企业办公室文秘综合管理工作对于企业发展而言是有着重要意义的，企业应该对此引起高度的重视[2]。

二、目前企业办公室文秘综合管理工作中存在的突出问题

（一）从工作人员素质的角度进行分析和探讨

办公室文秘综合管理工作内容涉及企业发展的方方面面，因此，日常工作内容十分繁琐，文秘工作人员必须具备较高的素养，但从目前企业办公室文秘工作人员的综合素养以及专业能力可以看出，大部分工作人员的素质是偏低的。部分企业在招收文秘综合管理工作人员的时候，虽然有着严格的招聘制度，但考察的仅仅是工作人员的专业能力，考核方式通常是通过笔试以及面试的方式进行的，这种方法虽然公平，但是却无法全面考察工作人员的职业素养、综合素质以及个人修养等。在招聘工作结束之后，企业虽然安排应聘者参加相应的岗前培训，但是岗前培训的内容过于形式化，没有落实到实际工作当中，进而导致员工在培训结束之后仍然不熟悉企业的工作流程，缺乏工作经验，业务能力较差。除此之外，企业在对文秘工作人员进行日常培训时，虽然根据时代发展对自身的培训模式进行了调整，将线上线下培训模式充分结合起来，但是所培训的内容仍然缺乏针对性，没有结合文秘工作人员的具体情况以及不同文秘工作人员的素质差异进行分层次培训，进而导致培训的质量和效率较低。

（二）从规章制度的角度进行分析和探讨

要想提升企业办公室文秘综合管理工作的质量和效率，还需要通过相应的规章制度对工作人员的行为进行约束和管理，以推动各项工作的有序进行，但是从实际情况来看，企业的规章制度是不完善的，因而，导致企业办公室文秘工作无法实现制度化和规范化发展。首先，大部分企业目前所实行的办公室文秘综合管理制度并不是根据自己的实际情况而制定的，通常都是借鉴其他企业的办公室文秘综合管理制度，这就导致规章制度和工作人员的实际情况相脱节，无法对文秘工作人员的工作行为进行约束，导致在实际工作中工作人员出现了对工作不负责任的情况。其次，建立办公室文秘综合管理方面的监督制度以及人力资源考核力度，导致文秘工作人员工作中的随意性较强，工作态度比较敷衍，没有落实好上级领导以及上级部门下达的工作任务，导致各项数据传递的效率较低，因而影响了企业内部运转的协调性[4]。

（三）从工作方式的角度进行分析和探讨

进入信息化时代以来，我国很多企业都引进了信息化技术来提升自身的工作质量和工作效率，企业办公室文秘综合管理部门虽然也有引进信息化设备，但是并没有发挥信息化技术在工作中的作用，沿袭的仍然是传统的工作理念以及工作方法，文秘工作的方式缺乏创新。而在数据大爆炸的时代，文秘工作人员每天所面临的都是海量的数据信息，如果不能熟练运用计算机设备对这些数据信息进行处理，会进一步降低企业内部数据信息传输的效率，降低企业信息的共享程度[5]。

三、针对办公室文秘综合管理工作所提出的具体策略

（一）建立健全各项办公室文秘综合管理制度

要想切实提高办公室文秘综合管理工作的质量和效率，制度的建立是关键，企业应该结合自身发展的具体情况，建立健全办公室文秘综合管理的各项制度。首先，在制度建立的过程中不能盲目借鉴其他企业的经验，照搬其他企业的规章制度，而是要结合本企业的经济发展情况以及行政管理特点，结合办公室文秘综合管理工作的内容，制定一一对应的规章制度，进而对工作人员的工作行为进行有效的约束[6]。其次，需要针对办公室文秘综合管理工作的内容构建对应的监管体制，定期对办公室文秘综合管理工作进行资料方面的检查，进行各项文件数据信息的审核，让各项工作内容落到实处，提升文秘综合管理工作的有效性。除此之外，还需要制定办公室文秘综合管理方面的绩效考核制度，也就是企业要加强对文秘工作人员的各项考核，进而督促文秘工作人员不断提升自己的专业能力以及综合素质，在工作中要端正自己的工作态度，积极履行好自己的职责和义务[7]。

（二）加强对企业文秘工作人员的培训

除了建立健全各项规章制度以外，不断提升企业文秘工作人员的专业能力以及综合素质也是非常重要的，这就要求企业要加大对文秘工作人员的培训和管理。首先，应该不断提升办公室文秘综合管理工作人员招聘的标准[8]。在招聘的时候，企业需要全面考核应聘者的专业能力以及综合素质，在笔试考试的时候除了要考察应聘者的专业理论知识，还需要考核应聘者的文字信息处理能力，尤其是在信息化处理方面，更要考核应聘者的职业技能以及道德素质，从而为企业招聘具备各项素质的应用型人才。其次，在招聘工作结束之后需要安排好后期的入职培训工作，让工作人员全面了解企业的发展模式，尽快熟悉对应的工作流程，并组织老员工向新员工传授一定的工作经验等，来提升工作人员的工作技能。其次，针对在职的员工企业要定期组织培训活动，以线上线下培训以及讲座的形式为员工提供多种形式的理论培训和技能培训，以此来提升员工的专业能力，或者是组织员工到其他优秀单位进行学习和交流。另外，通过企业文化对员工的精神世界进行熏陶，让员工树立爱岗敬业、勤劳奉献的职业精神，树立终身学习的学习理念等，增强员工对企业的认同感和归属感。

（三）推动办公室文秘综合管理工作的信息化发展

综合管理部门应该抓住信息化时代的发展机遇，利用现代信息技术来提升自身管理工作的质量和效率，创新工作方法和手段。企业办公室文秘综合管理部门在工作中会涉及大量的数据信息，针对这一方面，工作人员就可以借助现代信息技术，构建属于企业内部的数据库，通过数据信息扫描的功能，对各项信息进行录入，利用企业内部网络将不同的数据信息传输到对应的部门当中，和这些部门进行沟通交流，实现数据的共享。这样既能够提升数据传输的质量和效率，也能够提高数据分析的准确性，进一步加强企业内部的数据联系，提升办公室文秘综合管理部门在数据传递方面的效率。其次，办公室文秘综合管理工作人员在组织会议和进行会议记录时也可以利用现代化信息技术，比如，利用一些会议记录的软件，对会议进行全程的录音，在会议结束之后进行整理。这一种会议记录的形式可以保证后续会议报告的完整性，有利于把握整个会议当中所涉及的细节内容。