纸质档案与电子档案共存发展的探讨

贵州风雷航空军械有限责任公司 施高燕

在信息技术发展的现如今，电子档案的重要性逐渐的突显出来，于是大量的“电子档案”产生，甚至部分人认为其可以完全替代纸质档案。笔者认为，在实际学习与工作中．纸质档案自身有其不可替代的优势，其会与电子文件共同存在很长时间，而纸质档案记录的内容更为真实，属于原始记录，具有不可忽视的历史价值，并且还具有凭证的作用。当电子文件也具有原始记录的特点，可以和纸质文件一样具有凭证性的作用，电子档案才会得到更加广泛的应用。所以非常有必要探讨纸质文件与电子文件共存管理[1]。

一、纸质档案与电子档案应用的现状

纸质档案是传统的档案形式。目前，纸质档案是在全世界范围内普遍认同的最权威、最具有法律效用的档案形式。在一些较小的单位或档案材料不多的机构，纸质档案仍然是唯一的档案保管形式。即使是在一些档案形成较多的单位，纸质档案也占据了绝对的多数。档案管理的工作量较大，现在还实行目录形式查询，也有较少一部分有条件的单位，实行计算机管理，但是形式仍然比较落后，没有充分地发挥出计算机管理档案的作用。电子档案与纸质档案并存，是档案发展的必由之路。纸质档案有利于维护档案的原始性、真实性；电子档案更利于档案的保存和利用[2]。

二、纸质档案与电子档案的差异比较

（一）纸质档案的优势

1.原始性

记录人类活动的原始形式一般都是纸质档案，多数档案未经过加工和处理，均是将事实的真相原汁原味的反映出来，这些信息是可以经得住历史考证的，通过查阅这些信息，可以全面的了解当时的情况。通过纸质档案记录的内容较为客观、可靠，所以具有凭证性特点。

2.使用便捷，易于保管

纸质档案顾名思义就是在纸张上记录事件，查询纸质档案则需要直接在纸质档案中查找。纸质档案使用起来更加的简单，并且对保管的要求较低，在管理纸质档案时，只需要分类保管便可。

3.载体更加稳定，保管期限更长

纸质档案的载体为纸张，而纸张可以长时间的保存，同时对管理也没有特殊的要求。

（二）电子档案的优势

1.存储占用空间小

与纸质档案相比，电子档案不仅具有大容量的特点，同时还具有体积小的特点，电子档案的储存可以节省很多空间，能解决因为档案不断增加而给存储空间造成的矛盾。

2.档案信息打破了域限制

信息时代，电子档案可以实现远距离传输，即便是异地也可以高效的使用，极大地节省了档案利用时间与精力。用户足不出户就可以通过计算机网络便捷的查阅档案，档案利用率得到明显提高，并且档案服务更加的便捷[3]。

3.多样性

电子文件利用方式不止一种，具有多样化的特点，用户可以根据自身的需求，通过计算机处理和分析各种信息，所以，电子档案的利用效率较高。并且电子档案还具有较强的操作性，用户的使用空间要加广阔了。通常情况下，纸质档案中的内容是不可以改变的，如文件的格式、文件的内容。但是电子档案对内容和格式轻而易举地就可以改变。电子档案的使用可以快捷迅速的统计、分类、汇总、打印和复制信息，可以很好地满足用户的需求。在进行档案汇编时，与纸质档案相比电子档案的汇编要更加的快捷[4]。

三、纸质档案与电子档案的发展及融合

（一）纸质档案与电子档案的互动发展。

在当前社会，我们既应该鼓励电子档案的运用与管理，利用其在信息处理、服务、利用等多个方面的优势。同时还应该看到电子档案在真实性、耐久性、安全性等方面存在的问题与缺陷，在充分认知的同时，鼓励并且推进纸质、电子档案的互动发展。为了实现这一目标，应该推动电子档案与纸质档案的开发与利用，积极做好管理等相关工作，尽力推动电子档案、纸质档案的共存与优势互补，这样才能进一步提高我国档案事业发展的水平与档案运用的价值。共存管理纸质档案和电子档案的设想，对于电子档案和纸质档案来说，其各有各的优势和劣势，因此，可以通过共存管理，发挥各自的优势，弥补各自的劣势，以此实现共同发展。这样更加有助于档案事业的进一步发展。电子档案和纸质档案之所以可以互相融合在一起，就说明两者之间存在一定的相关性或者共性，主要表现为：一方面，随着事物的不断发展，电子档案是从纸质档案形式上发展起来的，两者之间的区别在于电子档案利用了先进的科学技术，正因为科学技术的融入，赋予了纸质档案独有的特点，但也并不是完全的优势。例如：电子档案虽然在查找和使用上变得更加便捷，但是信息的安全性却得不到很好的保障。所以说，电子档案不可以完全地替代纸质档案，纸质档案的自身的价值也不可以被忽视。另一方面，电子档案因为计算机技术的融入，变得更加的便捷、灵活和高效，可以达到事半功倍的效果，但是因为其不够安全，所以在使用时，要预防安全风险的出现，并且需要在关键节点结合纸质档案一同使用，以此避免重要消息遗失、泄密或者被恶意更改。

（二）融合应用纸质档案与电子档案

现如今各地区的发展存在一定的差异，并未实现同步发展，部分贫困山区尚未融入网络信息中，经济发展较为落后，并且环境较为闭塞，其对网络并不是很了解，更无从谈及电子档案的使用。在这样的背景下，若想转变以往保存档案的形式，就需要从根源上改善贫困山区的落后状况，也不是一蹴而就的。因此，对于这部分地区需要将纸质档案保留下来，以提供使用与查询。电子档案的管理具有比较复杂并且具有较强的技术性特点，同建立初期需要支付较高的成本费用，因此一定要加强对相关人才的培养。因为纸质档案自身的价值是电子档案无法替代的，所以在共存管理电子档案和纸质档案时，一定要让两者互相作用、融合和共生，以此促使档案管理工作朝着更好的方向发展。

（三）分类应用纸质档案和电子档案

在共存管理电子档案和纸质档案时，首要完成的任务就是将其进行分类处理，针对不同类型的档案构建两个不存在相互交融的区域。电子档案储存于计算机或者网络平台中，用户可以随时随地的使用和管理。在管理纸质档案时，需要先将其合理的分类，将不同类别的档案分别标号，并粘贴条形码标签，同时在计算机中录入这些号码，以此达到实时管理的效果，用户使用时，只需要扫码便可以随取随用。并且，在计算机上会记录用户的使用痕迹，像学校内图书馆的管理系统。这也对档案管理人员提出了更高的要求，其需要具备较高的综合素质，只有这样才能够更好地将纸质档案和电子档案结合起来管理[5]。

四、共存管理纸质、电子档案的有效策略

电子档案可以为用户提供更加便捷、灵活和精准的信息服务，用户的一般需求都可以得到很好的满足。但是以电子档案方式存储的信息，比较容易丢失，并且载体的耐久性也无法保障，如果长时间仅通过电子档案这一种方式存储信息，不可避免地会出现问题。纸质档案其相对来说具有更强的耐久性，并且可以保存很长时间。但是纸质档案也存在一些劣势之处，那就是检索速度较慢、存储的空间需求也比较大，如果长时间通过纸质档案的方式存储信息，将给相关人员带来较大的负担。因此，在管理档案时，一定要共存管理这两种不同的档案形式，以此更好地满足用户的需求。如何共存管理这两种档案呢？笔者提出了以下建议：

（一）实行“双轨制”共存管理

纸质档案和电子档案需要共同存在，在管理档案的过程中，应该大力实行“双轨制”共存管理。双轨制指的是在管理档案时，除了要存储电子档案和纸质档案，还需要在归档纸质档案和电子档案在归档时，明确两者相对应的关系。对于当前的档案管理工作来说，对于一些需要长时间保存，并具有一定价值的纸质档案，可以利用扫描和拍照等技术将其转变成为电子档案，以此对其进行“双轨制”管理。对于电子档案来说，应用利用“双轨制”的方式进行归档，以此保证所有电子文档在形成时，就存在有与之相应的纸质档案。并且在归档时还需要利用不同的方法进行编目和存贮，档案管理工作人员需要备注标明纸质档案和电子档案中的相对应的文件和存址，这样在使用时便可以迅速找到自己想要的纸质档案或者电子档案。

（二）深入挖掘“双轨制”管理的价值

在共存管理纸质档案与电子档案时，一定要深入挖掘两者各自的价值，不可一味地摒弃传统管理手段，而是应该将其与现代管理手段有机结合在一起，合理的选择恰当的方法和手段。逐步构建一个以电子档案为主、纸质档案为辅的共存管理方式，这样不单单可以促使整理和分裂纸质档案的工作更加的简单化。同时还可以节约一部分人力资源。因为在管理纸质档案时，还需要进行组卷、归档等，这就需要很多的人力资源来支撑，并且还会增加管理成本；但是在收集、整理电子档案时，只需要一台计算机就可以高效的完成档案信息的处理，不仅操作便捷，同时还可以节省时间和人才资源。电子档案具有较强的可操作性，用户可以灵活的获取档案信息，可以满足用户各种个性化服务需求，用户也可以通过计算机分类、汇总、打印、复制电子档案中的信息，以此将电子档案转换成自己所需求的内容。因此在共存管理中一定要深入挖掘电子档案的价值，可以很好地缓解档案管理工作人员的工作压力，让其摆脱以往单调、枯燥的档案管理工作。

（三）对档案保管的设施进行全面改进与调整

在纸质、电子档案保存、管理的过程中，保存管理条件与设施的优化会直接影响到两种档案在管理上的完整性、安全性。由于纸质档案、电子档案的载体、特点等多个方面的性质都有着明显的差异，因此应该对原有的设施进行全方位的优化与改进，这样才能保证共存、互动发展的整体水平。例如对于纸质档案的管理，应该将“件”作为基础管理单位，认识到其在信息量上、总体数量等方面的特点，重点解决纸质档案在管理空间不足、管理工作繁琐上的情况；对于电子档案的管理则应该认识到其一般是由光盘、云空间、U 盘等介质为主，需要存放的空间较小，但是需要保证设备的安全性，强化技术力量。

（四）电子档案较为依赖电子设备，需要专门的档案储存设备支撑档案管理工作的开展。

档案存储设备的采购通常需要花费较多的费用，部分档案馆由于资金较为有限，其不愿意将资金过多地投入到相关设备的采购上。因此，档案馆一定要积极的转变以往的观念，更新落后的档案管理设备，以此更好的保障档案的安全，通过纸质和电子档案两种方式保存档案。

五、结论

信息时代，一定要认识到电子和纸质档案各自的优势和劣势，两者相辅相成，缺一不可，在今后相当长的一段时间之内，纸质档案与电子档案将会长期共存、互动发展，这是由两种档案的特点与优劣势决定的。必须要针对性地开展管理工作，在构建机制、确定模式的基础上实现两种档案的长期共存与有效运用[6]。纸质档案、电子档案都是极为重要的物质与精神文化财富，只有两者共存发展，才能达到全面提高档案管理水平和档案运用的价值，更好地推进我国档案工作的开展。