供应链视域下白酒企业采购成本控制探析

2021-01-02王家霞

企业改革与管理 2021年1期

关键词：采购计划原材料白酒

王家霞

（舍得酒业股份有限公司，四川遂宁 629200）

通过实际调查研究可知，当前大部分白酒企业都存在着采购流程过于繁琐、采购计划不够健全、采购活动监管力度不足等问题，要想有效解决这类问题，白酒企业相关管理人员可以从采购流程的优化、制定科学采购计划、控制采购实施环节的成本支出等方面入手。

一、白酒企业采购成本控制中存在的问题

1.采购流程较为繁琐

部分白酒企业在进行采购时会经历较为复杂的审批环节，不论是采购计划的制定、供应商的确定，还是采购合同的签订等，都需要经过层层上报审批之后才能够执行，可以说不单单是采购部门负责采购任务，包含了营销部门、生产部门、品质管理部门以及财务部门等都共同参与其中，这就导致了采购流程过于繁琐。根据相关资料显示，白酒企业采购环节的总共活动时长仅需要450 分钟，但在经历了不同级别之间的传递以及无限期等待之后，在完成合同签订所耗费的时间达到了12天，不同部门之间的沟通效率较为欠缺，严重抑制了采购审批工作的顺利开展。同时，部分白酒企业并未构建一个较为完善的办公信息系统，在与其余部门以及供应商进行交流时依旧沿用纸质资料传递以及电子资料传递这两种手段，极大地耗费了采购时间，让人力物力耗费量大幅上涨，对于白酒企业采购成本的有效控制有着不利的影响。

2.采购计划不够健全

根据相关资料显示，部分白酒企业在编制采购计划时存在着以下几个方面的问题：第一，部分白酒企业在营销总公司名下设立了采购部门，并且将负责营销的副总经理进行统一的管理，其所制定的采购计划模式便成了“以销定产”，根据企业实际的白酒销售情况以及预定的订单情况来计算出企业所需的采购数量，通过这样的方式能够让原材料的储存成本得到较大幅度的降低，有效避免了原材料浪费现象的出现。但这一模式也有一定的劣势，由于白酒企业主要是将不同地区的经销商作为下游客户群体，白酒企业自身并未采取直销模式来完成白酒的销售，这就导致了企业无法明确实际销售情况，加之不同地区的白酒市场有着较大的波动，这样一来既定的采购计划就无法有效契合实际情况。同时，部分白酒企业并未派遣专业技术人员来测算实际采购需求，针对过去的实际销售数据也并未进行详尽的分析，在计划校正流程方面较为欠缺。如若分销商需要对订单进行加购时，按照既定采购计划就会让企业所采购物资的数量缺乏一定的合理性。

3.采购活动监管力度不足

对于白酒企业而言，采购活动是其核心活动所在，相关采购部门具备对企业成本支出进行有效控制的职能，并且也负责制定采购计划、选择符合标准的供应商以及签署各类订单。因为大部分白酒企业在采购不同原材料时分属于不同采购人员单独负责，这就使得员工具备较大的权限，在各类工作开展的过程中也并未进行有效的相关监督。当采购人员单独与供应商谈判时，原材料价格和质量的精确控制由其一人控制。部分员工由于受到各类因素的影响，很容易为了一己私欲大肆采购不符合标准的原材料，这会让企业的经济效益大幅受损。同时，采购人员还具备对订单进行跟踪、对采购价格进行明确、与供应商进行深入谈判这类相对较为自由的职责，这就意味着有充裕的出差时间，其真实工作时间无法确定，很容易在规定工作时间之内擅自外出，为其留下了贪污腐败的可乘之机。部分白酒企业在采购人员外出时也会对旅游出行用车费用进行报销，但却并未构建一个完善的出差检查制度，导致私用特种车辆、虚报费用的现象屡禁不止，让企业采购成本大幅上涨。

二、提升白酒企业采购成本控制效果的策略

1.优化采购流程

白酒企业的采购流程显得较为复杂，不同部门之间缺乏良好的沟通效率，在对采购流程进行审批时往往会耗费大量的时间及步骤，传递周期过长，无法及时进行采购合同的签署，情况严重时会错失原材料最佳采购时间。同时，因为采购流程以及审批步骤显得过于复杂，所消耗的人力、物力以及时间成本众多，企业采购成本受到不利的影响。因此，白酒企业可以采取以下几个方面的措施来对采购流程进行优化：第一，对审批步骤进行简化。白酒企业应当对审批步骤中的重复环节进行剔除，有效避免采购前期在准备工作上面耗费大量的时间。一般而言，白酒企业在审批过程中往往需要结合不同部门的力量才能够顺利完成相关工作，在编制采购计划时，财务部门、生产部门、市场部门以及采购部门应当充分发挥出自身的作用，并将编制结果交由董事会进行审核。在提交采购计划时，如若需要副总经理审批，且采购金额相对较小，就可以省去这一审批环节，有效降低审批采购计划所产生的时间消耗。第二，构建一个完善的标准化作业模式。当前白酒企业所需原材料主要包含瓶盖原材料、瓶身原材料、包装材料以及酒精原材料等，其中，除酒精原材料外的三种原材料在总价之中的占比达到了55%，相对而言显得较为规范。白酒企业在采购这类原材料时，应当严格按照供应链的基本原则，通过标准化作业模式来定期更新采购管理中和质量相关的内容。同时，尽可能地减少和供应商谈判所耗费的时间，对不同人员所拥有的审批权限进行设立，让采购主管不能够无限制地审批明显表，以此来实现对采购流程的简化目的。第三，构建一个完善的信息交流平台。当前，白酒企业应当有效提升自身的办公自动化水平，通过信息交流平台的搭建来对传统纸面数据传输模式进行替代，以此来简化采购申请所耗费的时间。而且，相关工作人员在对采购计划进行提交时，应当明确一个具体的审批时间限制，如若负责人员并未在规定的时间之内完成审批，那么系统就会自动将这一工作安排给上级管理人员，以此来有效防止申请延误的现象出现。

2.制定科学的采购计划

白酒企业所制定的采购计划和经销商所给出的订单有着紧密的联系，由于具备较强的主观性，故而在采购计划合理性方面就无法得到保障。在制定采购计划时，往往会受到各类因素的影响，诸如季节性包装变化、白酒产品转型升级、市场供求关系更新、原材料价格波动以及消费者偏好变化等。比如，在制定采购计划时仅仅按照下游客户的实际订单数量来对市场需求进行分析，那么所得出的采购量就会出现一定的偏差，同时也会给企业的采购成本产生不利的影响。要想有效解决这类问题，白酒企业需要安排专业人员分析经销商所给出订单数据信息的可行性，并且将销量、历史合约以及余量与过去的数据信息进行对比，根据市场实际发展方向来制定一个合理的采购计划。同时，加强采购计划的应对措施，对白酒销售市场在季节、行情以及原材料供需关系等方面的变化进行明确，制定一个合理的采购计划范围，以此来有效应对下游客户订单的变化。白酒企业也应当对自身的生产需求进行合理的分析，不单单是对白酒产品销量进行预测以及调整，还应当对生产车间在产能方面的变化进行明确，全面掌握不同生产环节在原材料数量以及质量方面的需求，保证所制定的采购计划能够充分满足生产计划的实际需求，由此降低浪费的现象。白酒企业可以在供应链系统中直接将采购计划传递至供应商，并采取高度匹配生产这一采购模式，让原材料库存数量得以降低，进而有效提升企业采购成本控制的成效。

3.构建采购实施时价格信息体系

当前，我国信息技术发展较为迅猛，为各行各业带来了较大的便利，白酒企业也应当充分利用这一优势，建立一个较为完善的原材料价格信息平台。在这一平台上能够与中国数据网、中国粮食网、中国价格信息网这类平台进行紧密的对接，及时掌握白酒企业所需原材料在市场中的实时价格。同时，这一平台能够智能化分析原材料的价格走向、供应商交货地点以及交货方式这类影响白酒企业采购成本控制的关键因素，以此来有效处理市场原材料价格的相关数据信息，相关管理人员就能够按照市场实际价格明确所需原材料的实际供应状况。比如，企业在某一原材料中有着一定的需求，那么就可以按照这类情况来生成最佳的原材料采购价格区间。这样一来白酒企业就能够更为准确地了解到原材料市场的实际供求关系，有效降低采购人员在采购活动中的主观程度，消除在不同地区进行考察所耗费的人力、物力资源以及时间成本。白酒企业还可以通过供应链所提供的优势来和供应商构建一个直接交流与沟通的网络平台，按照企业的实际采购需求寻找到符合相关标准的供应商，并综合考量不同供应商所给出的原材料价格，进而有效确保采购流程的公平、公正、公开，从根本上减少采购成本支出，提升采购成本控制的成效。