新形势下城市轨道交通档案信息化建设问题分析

2021-01-02金华市金义东轨道交通有限公司汪宁宁

区域治理 2021年27期

金华市金义东轨道交通有限公司汪宁宁

近年来，我国社会经济以及大型城市轨道交通服务事业呈高速增长的趋势。轨道交通的档案管理是其中最重要的环节，其管理质量关乎我国铁路运输事业能否平稳健康运行。因此，需要对城市轨道档案进行精细化的信息管理，改变传统档案管理模式，从而使档案管理和服务与社会主义现代化建设的需求相匹配，进一步为我国交通事业的发展贡献力量。

一、新形势下城市轨道交通档案信息化建设的重要意义

由于我国传统的档案管理模式严重阻碍了其管理效率与服务质量的提高，因此，必须通过现代化的信息化技术手段来加快轨道交通档案管理模式变革。一方面，传统的档案管理模式中存在许多不足之处，主要原因是这种档案管理模式主要依靠人工对各种纸质传播媒体的数据库进行资料信息的录入与存储，在日常管理工作中，对于人力、物力的要求比较高，且工作效率不高，很容易造成档案损坏或者丢失。由于我国传统的档案管理模式较为注重于档案后端的管理，大量的资料信息往往会在建设单位、施工单位以及监管单位等多个部门之间往来，这样频繁的往来就有可能使档案管理部门无法准确地掌管档案。另一方面，档案信息化管理是新形势下发展的必然趋势。当前信息技术正被广泛应用于轨道建设的各个环节，为了确保各项数据信息的完整性，需要在极短的时间内将这些档案信息进行归档、储存。然而，随着人工智能等现代高科技的不断推广与应用，将会使未来轨道交通档案信息变得更加复杂、多样。

对于现代交通行业而言，轨道交通档案信息化建设不仅有利于行业内部各项工作的顺利开展，而且能大幅度提高工程审计、计算等方面工作效率和质量。比如利用信息技术将网络平台的信息数据进行集中整合之后，能够推动轨道路线正式开通前的安全检查，从而有效地对该工程进行可行性分析。对于社会而言，可以通过信息化管理的方式向社会大众展示轨道交通档案资源，从而起到普及轨道地铁知识、提高社会认同感的作用。同时还能够充分了解轨道建设对于城市发展的重要性，从而更好地推动我国交通事业的发展。对于整个国家而言，轨道交通档案作为国家档案资源体系中的重要组成部分，需要及时纳入国家档案系统中，在此前提下，对轨道交通档案进行信息化管理是非常有必要的[1]。

二、城市轨道交通档案信息化建设中存在的问题

（一）缺乏规范的档案信息化管理制度

由于我国部分城市在发展轨道交通时完全忽视了档案收集、管理等相关问题，直到大量实体档案资料堆积，才“倒逼”出档案整理意识。此外，在制定档案管理制度规范时，轨道交通集团过度重视一些工程文件的收集，而忽视了信息化技术的应用，这就导致了档案信息化制度规范的空白，即使有涉及信息化管理的内容也比较少。同时在参考、借鉴其他城市的做法时，并没有结合自身城市轨道交通发展的特点，这就使得我们无法因地制宜地建立档案信息化系统。重视总体和高层次的档案信息化要求，而没有充分考虑到在我国数字化转型升级时期的诸多复杂性和环境因素对于档案工作的实践标准化、细节性和落实效果的影响，导致档案信息化规范管理的水平不够，和实践性工作相互脱节。

（二）档案信息资源建设不完善

在当前轨道交通档案资源的建设中存在以下问题：第一，档案资源数量不足。在档案形成期间，各种数据档案分散在各个参建主体中，设计方案变更或者材料遗失等问题的出现，都会导致档案资料丢失的风险。第二，档案资源质量不合格。在具体施工过程中，一些工程文件会以复印的方式分散到各参与主体，所以通常会出现误把复印件当作原件进行收集、归档，并且各个单位移交档案时的质量也良莠不齐，严重缺乏统一的标准和规范，比如一些档案文件的负责人签字以及盖章处出现涂抹现象。第三，信息化资源管理重视程度不够。在轨道交通工程建设中会产生大量的电子图片以及声像文件，这就需要档案管理部门引入先进的信息化手段来进行信息收集。但目前部分参与单位对信息化档案管理的意识不高，需要进一步提高信息化管理意识和能力。

（三）档案管理流程不规范

轨道交通建设具有参与主体多样化、施工环节复杂性等特点，同时建设周期也比较长，这也在一定程度上加大了档案管理流程操作的难度。具体来说包括以下三方面内容：第一，档案的管理和建设难以与工程建设保持同步。由于一些参与建设单位的工作人员缺乏对档案管理工作的重视，造成了档案管理工作落实不够到位，难以达到预期。第二，档案部门权责划分不明确。现阶段大部分档案管理部门对于档案管理重视力度远远不够，同时还受到资金等因素的限制，所以在档案部门内部会出现一人兼任多职的情况，最终导致各个部门之间的权责不明确，还经常会出现操作失误、档案归档拖延、管理人员纠纷不断的情况，这些都严重阻碍了档案管理部门各项工作的有序开展。第三，档案信息化工作流程缺乏具体规范。当前我国大多数轨道交通集团的档案信息化建设工作主要集中于对纸质档案的扫描，严重缺少了对信息化资料的深度挖掘。此外，电子档案管理系统的各项功能也并不健全，这就妨害了信息化档案管理技术的发展步伐[2]。

（四）工作人员欠缺专业技能

档案管理人员是档案管理实践和信息化档案建设的重要保障。根据调查结果显示，城市轨道交通集团的档案管理人员平均配置比较少，甚至出现兼职人员多于专职人员的情况。同时，对档案管理人员的专业背景进行了研究，发现大部分工作人员以工程类专业居多，还有部分档案管理人员是从其他岗位借调过来的，当工程完工后，就会离开这一岗位，这就使得档案管理队伍人员流动性较强。此外，一些档案管理人员缺少专业管理知识和经验，管理理念上也存在偏差，对信息化管理技术的了解更是少之又少。总体来说，档案管理人员缺少相应的专业知识和技能，在一定程度上阻碍了档案信息化建设的发展。

三、城市轨道交通档案信息化建设的有力措施

（一）数字化建设，推动档案资源数字化整合

一方面，为了更好地加强轨道交通档案信息资源建设，必须大力加强数字化建设，从而实现档案资源的集中、有效整合，这就需要相关管理人员重视数字化档案资源的积累与应用。在实体档案资源建设过程中，建设单位可以通过签订合同的方式来进一步明确项目文件的数量、格式等，同时对档案要求进行详细说明，并出具齐全、准确的参考样本。此外，档案部门要提高工作敏感度，对于工程建设的重要环节要进时刻进行关注，掌握档案资料的去向，便于后期对档案进行整理和归纳。另一方面，档案部门要不断加快实体档案的数字化发展步伐，严格规定电子文件的格式，从而更好地实现数字化档案管理。此外，对于各种档案统一标准后建立一个完整的数据库，彻底改变轨道交通集团档案资源分散的局面。

（二）跟进管理，优化档案管理流程和体系

首先，必须明确各个部门的管理职责。建设单位、监理单位和施工单位这三方主体可以建立一个档案管理工作小组，同时还要将档案管理职责纳入工作计划中，从而更好地明确这三方主体的职责和应尽的义务。其次，建立严格的质量管控机制。档案部门要积极配合各参与主体的工作，并在具体施工中对各个环节进行跟踪与管控。此外，还要特别注意的是监管单位也要充分发挥监管职能，从而保障项目和档案顺利交接。最后，构建纵横交错的沟通管理渠道。各参与方可以合作搭建信息交流平台，对工程建设的档案情况进行及时记录和反馈。

（三）加大技术投入，搭建档案信息化管理平台

首先，轨道交通集团要加大信息化的资金支持，不断完善信息基础设施建设，比如，配备计算机设备和档案管理软件。其次，将云服务、人工智能等先进科技成果融入档案管理中，对于档案管理系统进行升级改进，完善业务指导、流程追溯、档案传递、智能分析等系统功能，从而更好地改进和提高信息资源共享、动态监控的能力和技术水平。最后，将档案信息管理服务系统和轨道交通网络信息化服务系统相结合，进一步实现铁路网络档案信息管理服务平台在城市轨道交通网络中的综合应用。同时也要加强对于信息化平台建设的宣传力度，使得信息化管理在企业中得到普及以及广泛应用[3]。

（四）培养人才，打造档案信息化建设人才队伍

加强档案信息化人才队伍建设，需要档案管理部门不断加强管理人员的档案素养和管理意识，同时还需要制定完善、健全的档案管理规章制度，将法律法规、档案管理常识等纳入培训教材，聘请专业人士定期为管理人员现场授课，教授专业技能和管理相关的知识。此外，还可以与知名高校进行校企合作，实现人才点对点输送，同时在人才引进的过程中要加大信息技术人员在队伍中的比重，从而更好地强化档案管理人才队伍建设。