档案管理模式改革在医院档案管理中的应用研究

景卫国

[摘要] 医院作为医疗卫生体制的重要组成，其管理模式逐渐向综合化发展，在这一过程中，传统的医院档案管理模式已经很难应对综合化的发展形势，受到了莫大的挑战。在这种情况下，该文对医院档案管理中档案管理模式进行研究和探讨，对合理化应用与改革提出合理化建议。

[关键词] 医院档案管理;档案管理模式;改革;应用

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2020）09（c）-0047-03

[Abstract] As an important component of the medical and health system， hospitals have gradually developed their management model towards integration. In this process， the traditional hospital archives management model has been difficult to cope with the development situation of integration， and has received great challenges. In this case， this article researches and discusses the file management mode in hospital file management， and puts forward reasonable suggestions on rationalized application and reform.

[Key words] Hospital file management; File management model; Reform; Application

在医院管理中，档案管理是一项重要的管理内容，其不仅关系到医院的运行和发展，而且对于社会公共卫生事业有着重要的影响。档案管理，是指对档案实体及档案信息进行收集、保管、整理、统计、利用等一系列的活动[1]。医院档案就是对与医院运行相关的档案实体以及档案信息进行收集、保管、整理、统计、利用的一系列活动，按照分别，医院档案主要分为医疗档案、人力资源档案、财务档案、科研档案、党政类档案等，这些档案对记录医院的运行状态及决策发展都有着十分重要的影响。随着信息化技术的发展，我国传统的纸质档案管理逐渐应用信息技术手段加以改革[2]。但是，时代的发展，仅仅将纸质档案更换成电子档案也是远远不够的。更重要的是要与时俱进地变革档案管理意识与模式，通过改革档案管理的模式，促进医院档案管理工作水平和效率的提高。

1  档案管理模式改革概述

变是永恒，改革才能更好地适应时代发展步伐，不断进步与提高。档案管理模式是现代管理发展状态下的产物，在各行各业当中，通过档案资料的记录，能够积累底蕴，促进未来的发展。在当前信息化发展背景下，档案管理已经逐渐从纸质档案管理向电子化档案管理迈进，这是一种跨越性的档案管理改革。但是，仅仅是技术性的改变并不能完全促进档案管理事业的发展，并且如果仅仅变革档案存在的状态，而不将档案管理的模式升级，将对档案管理工作造成障碍[3]。在这种情况下，档案管理模式改革仍需要以现有改革水准为基础，明确当前存在的问题，以极大的改革勇气和智慧继续推进改革管理模式的深入，以获得档案管理模式改革的更大成果。

2  医院档案管理现状及问题探讨

醫院档案管理工作是医院重要的工作内容，对其工作效果进行评价，虽然基本上满足了医院工作的开展，但是仍然存在着系列问题。

2.1  医院档案管理意识不足

医院是一个救死扶伤的单位，围绕着医院主业-医疗工作，匹配着财务工作、人力资源工作、党建工作等，上述各项工作因为与医疗工作密切相关，所以受到医院领导及医院工作人员的重视[4]。而档案管理工作，因为并不能对实际医疗工作产生直接的、经常的作用，因而不被重视。由此形成了一个恶性循，因为不被重视，所以档案管理工作成效很低，进而更加不被重视。医院工作人员的档案管理意识差，使得日常医院产生的相关档案并没能很好地被管理和应用，所以导致档案资料收集的并不全面，档案管理方式并不规范，档案管理真实性并不准确等问题，这对于后期的应用带来很大的困扰。虽然当前信息技术已经对医院档案管理进行了改造，但是由于档案管理意识差，使得相关档案管理工作人员并不能很好地掌握档案管理信息系统，反倒不利于医院档案日常管理工作的开展。

2.2  医院档案管理机制不完善

档案管理工作有着自身的科学体系和制度要求，这一点从我国很早开设的图书情报与档案管理专业就能窥探一二[5]。但是我们不得不承认，很多医院档案管理并没有遵循其内在的规律，将档案管理等同于档案保管，没有建立健全的医院档案管理机制，造成一派散乱的局面。首先，我国很多医院在档案管理中，档案管理制度与国家颁布的档案管理要求存在较大的出入，在档案管理工作内容、范围、方式等方面都应该制定一套可供遵循的标准。其次，有的医院虽然制定了档案管理制度，但是并没有按照档案管理改革的要求进行工作仍采用传统的工作方式进行日常问题的处理，例如仍然沿用手工归档的模式，出现目录与内容不匹配，不规范的档案装订等问题。第三，不少医院的档案管理工作并未匹配专门的档案管理人员，多由一些兼职人员在特定时间进行档案管理工作，这种情况使得档案管理工作流于循规蹈矩当中，不可能有很大的发展和进步。医院作为公共卫生服务单位，需要制度的管理，才能够稳定发展，其中档案管理是医院信息化发展的重要组成，目前医院档案管理机制不完善，使得医院的前进发展受到制约。

2.3  医院档案管理人员专业水准较差

除了上述所讲有些医院并未匹配专门的档案管理人员外，在医院档案管理人员中还存在着一个显著的问题就是专业水准差，这已经成为制约医院档案管理工作的一个显性问题。首先，当前医院档案管理人员在档案管理理论基础方面存在严重不足，对于信息化的电子档案依然沿用传统的档案管理方式。出现这个问题的原因，很大方面是医院未匹配高水平的档案管理人员，以及很少对档案管理人员进行培训。档案管理人员的年纪普遍较大，知识结构和接受新鲜事物的能力较弱[6]。其次，档案管理人员没有进行团队合作，导致各管一摊，缺乏制度的约束，档案管理的效率低下。甚至于当某个档案管理人员缺席的情况，档案的归档和调用会受到限制。

2.4  医院档案管理改革深度有待加深

当前我国医院普遍都进行了档案管理模式的改革，但是改革的深度不够，有待深入发展和提高。现代管理思想中，类似于人力资源管理、档案管理等已经不单单是一种辅助的管理，而是能够通过其高效的管理创造出实实在在的实用价值，为决策提供参考依据[7]。具体到档案管理模式改革而言，要进行模式运行环节及其责任的具体划分，而当前医院档案管理模式改革在环节运行方面仍然存在着较大不足，对不同环节的责任问题也没有进行明确的划分，进而造成的一个直接后果就是档案管理工作的实用价值得不到发挥，综合效益不能很好地体现出来。

3  医院档案管理中档案管理模式改革应用研究

3.1  加强医院内部档案管理的意识

促进医院档案管理中档案管理模式的应用改革，首先要加强医院内部档案管理的意识。档案管理具体由一个部门负责，但是档案的来源却与医院各个部门息息相关，因此，从医院高层领导到基层员工，从档案管理人员到财务、人力资源、党建、各科室的工作人员，都要提高医院档案管理的意识[8]。通过全员档案管理意识的提高，以促进档案管理模式改革的发展。其次，从提高医院内部档案管理意识的路径和手段来讲，医院方面要像宣传医院消毒工作一样加强档案管理工作的宣传力度，扩大其曝光度。第三，通过讲座、文件制度等形式，将档案管理中的分类方法、档案信息模块的处理、档案记录方法等进行普及教育。通过上述举措，使档案管理深入人心。例如医疗设备是医院运行发展的必要装备。设备档案则能够为医院提供完整的医疗设备信息，帮助科室、医院领导作出合理决策，避免因为一些因素重复采购设备或者闲置设备。在进行医疗设备养护、维修的过程中，也都需要档案的支持，以提供科学、有效的信息。

3.2  完善医院档案管理机制

医院工作往往存在较多突发情况，这使得传统医院的管理是轻视文档工作的。这种做法虽然在当时能够解决医院工作，但是长期来看，并不利于医院工作的顺利开展。因此，医院要进行档案管理机制的完善。首先，是要完善档案管理制度，在档案法的约束下，根据医院的实际情况制定医院档案管理规章制度。制度制定后，要采取激励、惩罚等手段对档案管理人员及其全院人员进行约束，以使其日常工作和行为符合制度要求。其次，进行档案管理工作程序与方法[9]。举例来讲，病历是档案管理的重要组成，要从病历的格式规范入手，规定病历的撰写要求、入档时间、经手人员，以及各自责任范围，保证病历入档的完整性和准确性，对于病历的缺损、遗失等行为需要追究责任，切实提升病历管理的效率。第三，要加强监督机制，对档案管理机制的运行状况进行监督和考核，以促进其不断改进和发展。除此之外，要注重责任机制的建立与完善。档案管理的具体实施者是人，人与档案工作之间要通过责任机制来明确。具体方法包括以下几点：①档案出借，需要由至少2人持有单位证明文件到档案管理處进行申请，并经领导批准;②个人需要借阅档案，要经本部门与档案管理部门协调，不可随意个人借阅，并私自复印;③在档案转入或者转出时，要经相关部门审查合格后做好密封、盖章工作。

3.3  提高医院档案管理人员的专业水准

无论是档案管理思想观念的提升，还是电子化档案管理技术手段的应用，其关键都在人，因此要切实提高医院档案管理人员的专业水准。首先，医院要引进优秀的档案管理人才。一般来讲，医院对于优秀的医疗人才是加大力度引进的，这也确实提高了医院的医疗实力和水平。为了加强医院档案管理工作建设，推进档案管理模式改革的发展，要将人才放置在首要地位，要求引进的档案管理人才具备扎实的档案管理系统理论基础，具备不断学习的品质，能够应对档案管理创新的要求[10]。其次，要对现有的档案管理人员进行日常培训，通过教育培训的方式提升档案管理工作人员的专业水准，更好地进行工作。从具体实施层面来讲，医院人力资源部门要举办年度、季度、月度的业务知识培训，将最新的档案管理理念和档案管理知识教授给档案工作人员，对工作人员的归档技术、材料整理与鉴别等进行评级，同时将培训效果与工资挂钩，以真正做到统一规范档案外在形式，确立档案内在的完整性、实用性和有效性。

3.4  加深医院档案管理改革的深度

任何事业的发展都像是逆水行舟，不进则退。在互联网发展和社会急速发展的情况下，医院档案管理中档案管理模式的改革不是“一锤子买卖”，必须要不断加深改革的深度，以不断适应这个社会发展的要求。针对目前医院档案管理工作档案管理模式改革的要求，需要做好两个方面的工作：①就是加强对档案管理工作中各个环节的明确划分，对于各个环节中存在的问题进行针对性辨析，进行整改;改革环节层面仍然存在的不足，有效的进行衔接，保障档案管理工作的流畅性。②要将现代管理思想充分地融入到档案管理模式改革当中去，注重档案价值的发挥，将档案内容作为医疗改革和研究的重要基础资料，一方面为医院有关工作的决策提供参考，另一方面发挥出其巨大的内容价值，例如学术交流等。

4  结语

综上所述，可以发现，进入21世纪以来，我国医疗卫生事业取得了显著的成就，但同时也面临着不断的挑战。医院作为我国医疗体制内的重要组成，要全方面地提升自身的能力和水平。除医疗外，要做好档案管理工作。尽管目前医院档案管理模式改革取得了较为明显的效果，但还要看到其发展的潜力，通过提升意识、完善机制、提升人员专业水准、持续深化改革等多种举措继续推动档案管理模式改革的发展，以提升医院的综合实力。

[参考文献]

[1]  黄靖宁.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用研究[J].智富时代，2018，33（7）：231-232.

[2]  张红.医院综合档案管理系统中信息保密技术的研究[J].数码世界，2017，23（10）：233-234.

[3]  李润霞.分析档案管理模式改革在医院档案管理中的运用[J].中国继续医学教育，2017，9（30）：23-25.

[4]  蔡默冰.新医改环境下医院档案管理的分析与改进[J].科技视界，2017，18（5）：275.

[5]  陈婷.浅谈档案管理模式改革在医院档案管理中的运用[J].办公室业务，2019，21（5）：98-99.

[6]  王苏醒.电子档案对医院档案管理发展的推动作用研究[J].智慧健康，2017，3（22）：83-84.

[7]  杨丽萍.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用探析[J].办公室业务，2019，19（9）：213-214.

[8]  李玉芳.医院档案管理中档案管理模式改革的策略研究[J].中国卫生产业，2019，34（23）：67-68.

[9]  范佳正，邹萍萍.互联网背景下现代医院档案管理改革策略和模式创新[J].中国卫生标准管理，2019，31（14）：183-184.

[10]  牛猛.关于医院档案管理工作的现状及创新探讨[J].祖国，2017，5（23）：83.

（收稿日期：2020-06-27）