大数据背景下档案管理工作中的创新与研究

刘海波 王丽珩 阮师漫

摘要：在大数据背景下，档案管理要在传统模式基础上做好创新与完善工作，实现从传统人工管理到信息技术管理的转变，在展现档案管理优势的同时对相关内容进行改革创新，确保管理工作的全面开展。基于此，本文针对大数据背景下档案管理工作创新进行了简要阐述，仅供参考。

关键词：大数据;档案管理;创新;研究

中图分类号：F272                    文献标识码：A

通过使用大数据技术，在做好档案管理创新的同时提高管理效率，能确保档案的全面使用。只有掌握档案管理要求，才能制定出适合的管理措施，确保档案管理工作的高效开展。因此在发展中就要找出档案管理中的问题，确保后续管理工作的科学性。

1  档案管理创新的重要性

在信息技术快速发展的背景下，传统档案管理模式已经难以满足现阶段发展需求。所以，在开展档案管理时需要从具体情况出发，找出其中存在的问题，在展现大数据优势的同时做好创新工作，设计出适合的档案管理方案，完善档案管理内容，提高管理质量。随着科学技术不断发展，大数据的使用使得各行各业进入全新的发展阶段，如果不能及时对工作内容进行创新，那么势必会影响到企业的发展。社会经济的发展，使得市场竞争日益激烈，这就要求必须做好档案管理研究工作。由于档案管理属于管理中的核心，所以只有不断更新管理观念、制度等，才能在合理范围内进行创新以及借助大数据的发展优势来满足自身发展需求，在激烈的市场竞争中占据优势[1]。

2  大数据背景下档案管理存在的问题

2.1  档案意识方面的问题

企业属于市场经济发展的主体，所以在市场经济快速发展的形势下，管理人员要及时更新管理观念，解决管理中的问题。但是在实际中，一些管理人员所具备的管理意识并未及时更新，甚至一些企业在达到管理目标后出现滑坡现象，表现出不求精进等问题，难以对档案管理工作进行监督。加之档案管理并不能够产生出直接的经济效益，所以一些企业逐渐认为档案管理工作可有可无，虽然表面上提出了档案管理工作的重要性，但是形式化问题严重。甚至一些企业中的管理者采取了短期行为，只是针对自身工作范围内的各项经济指标进行了处理，而并不愿意从长远发展的角度来开展档案管理。由于企业中的管理者对档案管理重视度不够，使得许多工作难以落到实处，甚至出现机构被削弱、人员数量减少等问题，最终影响到档案管理工作的开展[2]。

2.2  档案存储方面的问题

在开展企业档案管理工作时，输入档案信息完成存储是一项比较简单的工作，但随着时代的不断发展，信息数据量有了明显的增加，在一定程度上加大了数据信息管理难度，加之企业在运营上的变化，使得工作内容不断增加，最终导致数据信息量的復杂程度不断提升。而且，随着档案存在的信息量增加，在查询档案时出现了许多的问题，使得信息查询与存储速度明显下降，影响了企业档案管理工作的顺利开展。

2.3  档案资源方面的问题

企业在开展档案管理工作时，主要使用笔记方式。在时代的快速发展下，数字化技术运用逐渐增加，新型管理方法不断出现。虽然数字化管理方法能够实现对大量资源的整合与收集，但是从实际上来讲，如果单纯使用这一技术是难以满足现阶段企业对档案管理工作的要求。所以在企业开展档案管理工作时，就要提高对信息技术使用的重视度，做好研究工作，挖掘数据技术价值。同时，企业在发展中要不断提高管理重视度，找出其中的关键点，确保管理工作的高效开展[3]。

2.4  档案人员方面的问题

近些年，人们对大数据技术越来越重视，但实际档案管理专业人才数量依然不足。在企业中不论是哪一种工作，都需要组织专业人员开展。目前企业中同时具备管理能力与信息技术能力的人才严重缺乏，从而也就影响到档案管理工作的开展。由于企业中的数据信息量明显增加，所以需要借助适合的大数据技术并做好数据整理与研究工作。通过使用大数据技术，在企业档案管理工作要求的基础上解决存在的问题，确保企业的发展需求能够跟上时代发展的步伐，在激烈的市场竞争中占据一定的位置。

3  企业档案管理工作创新措施

3.1  更新档案管理观念

在开展档案管理工作时，需要从优化管理工作出发，在找准管理重点的基础上更新管理观念，解决管理中的问题。且管理人员在工作中也要及时更新管理观念，提高对企业档案信息的重视度，解决管理中的不足。在大数据背景下，许多管理人员在工作中并未认识到其重要性，难以满足时代发展的需求，加之目前的档案数据种类相对较多，信息量较大，所以需要从传统管理理念出发，在借鉴其优势的基础上做好创新工作，解决管理中出现的问题。同时不断更新管理理念，积极应对大数据时代发展的变化，在合理使用信息技术的同时展现信息技术优势，确保档案管理工作的顺利开展，解决管理中的问题[4]。

3.2  聘请专业人员参与管理

一些企业因对档案管理重视度不高，且在企业中缺乏专业人员参与管理，使得档案管理效果并不理想，企业中专职档案管理人员数量不足，主要以其他人员为主，难以采取专业化的管理制度来开展管理工作。加之一些管理人员并未接受过专业化的培训，也没有掌握完善的管理制度，在开展档案管理时无法进行合理化地管理。所以，针对这一现象，企业需要组织专职人员参与档案管理工作，或是在学校中招聘专业人才开展管理，确保档案管理工作的高效开展。在大数据背景下，如果企业缺乏专职管理团队，那么势必会影响到档案管理工作的开展，也会影响到企业的发展。在当前的工作中，应重视人员培训，提高档案管理人员的综合素质，引导他们使用大数据工具和信息来优化档案管理工作;重视对内部人员的培训，可以邀请大数据技术人员开展讲座，要求公司员工主动使用大数据技术，积极发展大数据思维。针对员工薄弱的地方，加强培养。通过这样的培训，相关人员能够提高数据提取、挖掘、分析能力，为档案管理工作提供支持，符合当前大数据时代的发展趋势。对于违反规定的档案管理人员，根据他们的具体情况，实施处罚或开除，以此警醒所有档案管理人员。在工作培训中，给予员工更多的反馈信息的机会，引导他们把需求反馈给部门领导，使领导决策更符合当前状况，保障档案管理工作的合理性和科学性。

3.3  创新管理方法

企业在开展档案管理工作时，需要主动对管理方法进行创新，结合当前大数据发展优势，在转变传统管理模式与方法的基础上做好创新与完善工作，实现信息技术与档案管理方法的融合，打造出完善的档案管理体系。在企业中只有采取合适的管理方法，才能提升档案管理效果，解决档案管理中的问题。企业还需要制定出完善的奖惩措施，针对表现优秀的人员给予一定的表扬与鼓励。通过采取合适的方法，激发管理人员的工作积极性，不断提升档案管理工作质量，满足企业的未来发展需求[5]。

3.4  明确未来发展方向

首先，朝数字化方向发展。档案管理人员需要主动使用相关技术与办法，充实档案管理内容，确保档案管理的数字化发展。如借助数字微技术，将纸质文件中的信息转变成为电子文档，在数码相机技术的使用下及时对文件信息采取高清处理，并转变成为电子文件。通过使用信息技术，可以快速对相关信息进行存储，同时满足后续查阅与存储需求。其次，朝虚拟化方向发展。在社会快速发展下，信息技术水平有了明显提高，互联网运用范围也在不断扩大。所以档案管理人员需要转变传统的纸质档案管理模式，借助网络开展线上办公模式，实现虚拟化办公目标，在减少投资的同时节约资源，延伸存储量。最后，朝智能化方向发展。伴随信息技术快速发展，档案存储形式有了明显变化，在使用大数据技术时，不仅要保留传统管理模式的优势，也要借助光盘、磁盘等进行信息管理;或使用音頻、视频等方式存储信息，在创新管理手段的同时提升馆藏数量。所以，在企业档案管理中要展现大数据技术优势，确保管理工作的全面开展。

3.5  统一管理资源

大数据技术的使用，使数据资源量有了明显增加，所以在企业档案管理中就要从提升数据存储能力与处理能力入手，在做好档案资源统一管理与备份的基础上解决管理中的问题。档案馆也要制定出统一的管理模式，利用大数据建立档案处理中心，做好资料的集中化管理，实现资源共享目标，转变传统管理中的不足，确保档案管理的安全性;借助统一化管理模式，确保档案管理的协同发展，相关部门也要积极参与档案管理工作，形成部门联动管理，提升管理能力。

3.6  扩大档案管理对象

在企业内部构建大数据综合档案室，转变传统的档案管理模式;在企业各个部门引入大数据管理思维，把不同类型和不同载体的档案加入管理范围中。利用这种方式，能够整合大数据综合档案管理。第一，完善归档工作。保证数据齐全且电子文件完整。企业数据和电子文件需要统一归档，成为档案数据的重要构成部分。提升对数据归档和电子文件的关注度，使其成为档案信息化管理和信息资源建设中的重要内容。第二，改进档案信息化收集系统。在大数据背景下，重视档案信息的高效化、多元化和智能化。一方面，深入企业生产和工作的第一线，明确各个程序的连接，这样才能把握档案信息的数据点和流向，在收集系统中加入有价值的信息。另一方面，加强对企业工作关键点的监测和控制，在信息收集系统中纳入有价值的信息。第三，重视对关键节点的监测和控制，全方面收集信息。利用企业电子邮件或者网页，重视和客户的互动沟通，收集相关的企业业务信息数据。这些信息数据具有研究参考价值和凭证价值，都属于有效数据信息。

3.7  采用大数据进行档案编研

一是拓展档案编研成果形式。在大数据背景下，不仅仅使用纸质载体档案，更需要重视网络媒体和手机媒体，发掘手机出版物、数字期刊、电子图书中的数据信息资料，这是档案编研发展和研究的新领域、新方向。二是科学使用数据发掘技术。分析企业内部的数据信息需求，分析、存储和采集用户的信息需求，进而实施有效预测。档案编研工作人员应用预测、分类、聚类分析和关联规则分析等方式，发掘信息数据，明确档案用户和档案的关系，了解企业档案用户的满意度和喜好，根据企业档案用户的历史行为和特点，推荐和构建用户感兴趣的资料类型，这样能提供一体化、一站式的企业档案服务。

4  结语

在大数据背景下，管理机构要从做好收集、存储、挖掘等技术入手，也要从原有管理观念与方法出发，在展现大数据优势的同时创新档案管理方法，满足用户档案管理要求，制定适合的管理文件，确保档案管理工作的可持续发展。

（责任编辑：张  琼）

参考文献：

[1]马丽荣.大数据环境下档案管理工作的创新研究[J].赤子，2017（04）：13.

[2]朱桂平.大数据环境下档案管理模式的创新研究[J].城建档案，2019（06）：62-63.

[3]王颖慧.基于大数据背景下档案管理模式创新研究[J].办公室业务，2019（16）：102.

[4]其木格.基于大数据背景下的档案管理与服务能力提升研究[J].中国高新区，2019（08）：21-22.

[5]曾小辉.大数据时代背景下高校档案管理模式的创新[J].中小企业管理与科技，2019（07）：19-20.