(2019 年度农业农村部系统财务能力建设征文二等奖)科研单位财务信息化实施情况探析
——以中国水稻研究所为例
2020-12-25潘洁蕊王良彪葛爱娟
潘洁蕊 王良彪 葛爱娟
近年来,国家对科技投入不断加大,财政与会计制度改革不断深化,科研“放管服”改革不断向纵深推进。作为科研国家队承担着极其艰巨和重大的任务。如何不负国家对科研的投入,对于财务人员而言应是更加科学、高效的管好用好科研项目资金。在信息化引领下的“大数据”时代,唯有将科研单位财务管理与信息技术交融,不断创新转变管理模式,提高财务管理水平,才能更好地服务科研。
一、科研单位加强财务信息化建设的必要性
(一)强化财务服务,提升科研经费管理效率
近些年,国家对农业科研投入力度越来越大,以中国水稻研究所为例,自2016年起,财政拨款收入及科研项目收入从1.43亿元增长到2.5亿元,增长了74.8%。经费的来源也更加多元化,财务核算的压力、管理的难度逐年增加,与此同时,经费使用者需要做好项目间的平衡管理,熟悉其承担项目的执行情况,应对经费验收要求越发精细和全面的新挑战。传统的会计电算化条件下,科研人员无法实时查询项目的执行进度,项目执行与预算管理相分离,导致预算执行偏差大等问题。在科研“放管服”的背景下,项目中期检查和结题验收工作仍是科研人员面对的一项重要工作。通过财务信息化建设,逐步实现项目执行、验收智能提醒,个性化数据展示等功能,协助科研人员管好用好科研经费。
(二)创新支撑手段,提升财务管理能力
2019年1月1日政府会计制度正式实施,构建起“双功能、双基础、双报告”的新核算模式,在同一会计主体中实现了预算会计和财务会计的双重核算。会计制度的升级,迫使原有的会计核算模式必须同步升级,传统会计电算化下人工制单的模式根本无法保证核算的准确性,同时极大地增加了财务人员的工作强度,阻碍了会计人员从核算会计向管理会计的角色转变。通过财务信息化建设,可以实现网上报销、在线审批、凭证自动生成等功能,减少单据生成过程中的人为干预,有效提高制单效率和数据的准确性。
(三)优化管理模式,提升现代院所管理水平
随着财政体制的不断改革,部门预算、政府采购、国库集中收付制度等,都是目前财政改革的核心工作。结合科研院所的自身特点,构建起符合形势又具备可操作性的财务管理模式,保证制度的贯彻执行,是一项极为重要的任务。同时,建设一流研究所,对财务管理工作提出了更高的要求。实时有效的多维度数据支撑,有助于管理层做出恰当的决策;财务信息化建设过程中对内控风险点的全面梳理,将以往事后控制的流程推进到事前监督,全流程监控,减少单位运行的隐患;完善的数据结构,为大数据分析做好储备,让日后打通各平台数据,减少重复劳动提高工作效率成为可能。
二、财务信息化实施现状
信息技术改变着我们的生活,推动着经济社会的飞速发展,同时也对科研产生了积极的影响。新技术新品种的推广更便捷,实验新方法的学习传播更及时。财务信息化作为一流科研院所建设的重要组成部分,同样也受到了多方的重视,各科研院所都加快了财务信息化的部署和实施。中国农业科学院各研究所截至2019年8月已基本上线了财务管理信息系统。
以中国水稻研究所为例,以服务科研人员和管理者的决策为目标,以实时动态财务信息为核心,经过仔细调研、认真筛选后选择了某德公司进行财务管理信息系统的构建,自2019年4月上线运行4个月以来,基本实现了系统初级功能的稳定运行。通过该系统,已初步实现科研项目执行进度实时查询,全口径支出网上报销,新到账科研经费在线确认归属,自动生成凭证等功能,迈出了财务信息化的重要一步。
三、财务信息化实施过程中的问题
(一)观念保守,信息化意识不足
首先,水稻研究所作为农业科研单位,职责在服务“三农”,由于条件、人才等的制约,农业农村及相关领域的信息化建设在较长期间内都相对落后;其次,许多科研单位管理决策层为了避免信息安全事件,或对网络事故的片面了解扼杀了财务信息化实施的推进,仍有一部分科研单位至今网银使用推广都存在阻碍;第三,当下的科研体系,传统的科研架构模式和传统的管理体制已经磨合得相对成熟,全新的信息化模式必然需要使用者去重新适应和调整,以致形成观望的氛围,对信息化的推进迫切性不高。
(二)资源有限,信息化软件欠缺
信息化依托于软件实现,软件作为载体其兼容性或适应性尤为重要。对于软件的选择与平台的搭建主要有两种形式,自主研发和外包。
首先,自主研发这一方式势必消耗过多的人力、物力,大多数农业科研单位也不具备自主研发的实力。故绝大多数单位采取将信息化建设外包给软件服务商实现的方式。当前市场上的财务管理软件主要以企业财务管理为方向,以行政事业单位尤其是科研院所为核心的业务软件所见甚少,仅有的一些也大多是在企业财务管理软件的基础上加以改进,缺少成熟、完善的通用性产品,许多功能需要重新定制或二次开发。以水稻研究所使用的某德公司开发的财务信息化管理软件为例,人机交互存在许多瑕疵,四个月使用中持续在进行着发现问题--寻找解决方案--测试方案的循环之中。不仅大大分散了财务人员的精力,也导致系统使用者需要反复熟悉适应,对信息化系统的推广造成了一定的负面影响。
其次,缺乏整体统筹,未构建起以研究所为基础的全面信息化平台建设方案,各职能部门各自开发,且真正实施和投入使用的比例极低。当前财务信息化平台仅能少量融入一些科研管理、人事管理模块,一方面导致数据的来源和结构存在不足,难以真正实现大数据分析;另一方面涉及管理部门间交叉的事项需线上线下结合,无法完全实现数据的网上流动,减少科研人员的跑动,难以消灭在管理部门间的重复申报审批工作。
(三)支撑不到位,专职财务助理配备不足
近些年,大多数科研单位实施了科研财务助理制度,推动科研“放管服”落实。在财务信息化建设过程中,财务助理同样扮演着重要的角色。以水稻研究所为例,自推行财务助理制度以来,各部门(课题)都指定了一名财务助理。前期的运行经验表明,财务助理制度能够有效地提高研究所的科研经费使用效率及规范性,降低大部分科研人员的报销负担。在财务助理的人选上,主体为科研人员兼职,仅少量规模较大的课题配备有专职的人员。财务信息化平台推进后,由于需要对以往模式的转变,对新系统的适应,对系统问题的不断调试,财务助理明显感觉报销工作所占用的时间有所增加,一定程度上放大了兼职财务助理在科研角色和财务助理角色的冲突,影响了一部分财务助理的工作积极性,也为系统功能进一步完善推进造成了巨大的阻力。
(四)人才结构单一,复合型人才储备不足
当前财务信息化建设的推进采用的是财务人员和软件工程师组合模式。由财务人员根据实际业务提出需求,软件工程师通过软件代码实现相关功能。在项目开发和上线初期,该组合能够满足系统上线运行的需求,但在后期运维及使用中各种实际问题不断暴露,软件公司的响应速度和对问题的解决能力并不尽如人意,财务人员需要耗费大量时间在发现问题,反馈问题和测试解决方案上,大大影响了软件完善的进度及对数据提供的时效性。既具备财务管理知识能够胜任财务工作,同时又掌握SQL等计算机语言能够解决系统问题的复合型人才,显得极为需要。
四、推进科研单位财务信息化建设的思路与对策
(一)提高科学定位,做好顶层设计
首先,单位管理层在财务信息化建设上应具有统筹规划和前瞻性,摈弃重科研轻管理的思想理念,充分认识财务核算体系、预算管理、资产管理等模式的转变对农业科研单位建设的影响,不要让资金投入不足、人员配置不到位制约了财务信息化的推进。
其次,建立维护好信息化推进环境,多渠道做好政策宣传、业务指导,不要让转变期的不习惯掩盖信息化的亮点,平稳度过运行初始阶段的不适应期。结合财务助理制度,确立各部门财务信息化实施先行试用人员,并重视财务助理对信息化系统使用的培训工作。
另外,单位财务人员作为财务信息化的重要实施者、推广者,应严格区别财务电算化和信息化,要敢于运用新兴技术,颠覆性手段全方位、多层面地提升财务服务水平,收集分析系统实施阶段的问题,积极面对解决。
(二)结合科研特点,强化模式与功能
信息化建设外包的方式对于软件业务模式与单位实际想要达到的管理模式的匹配度提出了很大的挑战。由于软件的基础架构模式一般是标准化的,每个业务环节的逻辑都是预先设计好的,将软件与实际使用单位的管理模式进行匹配时,往往会出现各种问题。这就需要单位财务人员充分了解本单位科研特点、业务流程、充分调研业务部门需求、充分思考软件需要达到的完成效果,尽可能全面地提出个性化的要求,做好软件模式定位,强化功能,督促软件服务商在软件上线前将预知业务流程一一细化,测试解决可能存在的系统问题,避免在运行后反复调整测试,影响软件上线初期使用体验。
(三)优化集成共享,防范碎片化孤岛化
在信息化建设成为潮流的几年里,各单位都或多或少推出了一些信息化平台,但大多局限在小范围内使用,功能较为单一。以水稻研究所为例,近些年前后运行了譬如后勤中心办公平台,试验耗材采购平台,仪器设备共享平台,固定资产申报系统等等。由于每个平台都相对独立,使用面窄,有些运行了一段时间不了了之,有些虽然在使用却由于利用率不高常常被遗忘。由此看来,应以大家息息相关的财务通道作为核心切入点,循序渐进,制定符合本单位信息化发展要求的宏观规划,搭建所级信息化平台,统一规范信息化的编码规则,数据标准等,促进单位各部门信息有效集中,实现数据的实时共享,将信息化再向前推进一步。
(四)突出服务科研,协同架构内控机制
信息化建设的进一步推进、提升要以科研人员的实际需求为出发点,不仅要扎实服务的深度,也要拓宽服务的广度,增强科研人员对信息化系统使用的获得感。在财务信息化实施过程中,全面梳理项目经费管理的内控盲点,仔细研究内控规则并将其内嵌入信息化系统,协同架构完善单位内控机制,一方面可以降低科研人员在项目执行经费使用时由于疏忽可能导致的风险,同时又避免了内控提升可能导致的工作量的增加。
(五)注重人才培养,储备复合型人才
人才是第一资源,有条件的单位应优先考虑引进和培育既具备财务知识,又掌握计算机技能的复合型人才以优化财务队伍结构。对现有的财务人员应定期进行信息化知识和专业技术培训,将财务信息化技能融入到会计继续教育中,使其常态化。执行好科研财务助理制度,选好、用好、培训好财务助理,加强沟通,平稳度过信息化实施适应期;加强兄弟单位之间对信息化实施情况的交流调研学习,信息互换,取长补短,少走弯路。
五、小结
尽管在财务信息化实施进程中仍有许多问题亟待克服,但信息化建设为业财融合提供了重要的平台,推动会计人员向管理型职能转型,是符合时代要求的。对于信息化的管理者、实施者及使用者都应加强认识,更新观念,做好储备,保障信息化建设稳步推进,助力科研“放管服”。