信息化背景下文书档案管理工作的创新路径

刘春雪

摘  要：新时期的文书档案管理工作，应当积极完成信息化建设，这是时代发展的必然结果，也是信息化背景下单位文书档案管理工作发展的必然要求。实现文书档案的信息化管理，能够提升档案管理工作质量，使文书档案管理工作更具实效性，并提高文书档案的有效利用率。基于此，该文简要分析了文书档案管理工作实现信息化建设的积极作用，以及文书档案管理工作在信息化背景下存在的问题，探究了信息化背景下文书档案管理工作的创新路径。

关键词：信息化  文书  档案管理  创新路径

中图分类号：G275.2           文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2020）07（c）-0016-03

The Innovative Way of Document and Archives Management under the Background of Informationization

LIU Chunxue

（Information Center of the Eighth Oil Production Plant in Daqing Field， Daqing， Heilongjiang Province， 163514 China）

Abstract： It is the inevitable result of the development of the times and also the inevitable requirement of the development of the management of documents and archives of the units under the background of information. To realize the information management of the documents and archives can improve the quality of the documents and archives management， make the documents and archives management more effective， and improve the effective utilization rate of the documents and archives. Based on this， this paper briefly analyzes the positive role of the document file management in the information construction， as well as the problems existing in the document file management under the information background. This paper probes into the innovative ways of the management of the documents and archives under the information background.

Key Words： Information; Documents; Archives management; Innovation path

1  文书档案管理工作实现信息化建设的积极作用

1.1 有利于提升文书档案保存质量

在信息化背景下，实现文书档案管理工作的信息化创新发展，能够使文书档案保存质量变得更高。档案数据存储在计算机系统中，解决了传统文书档案难以长时间完整保存的难题，使纸质文书档案转变成电子文书档案。借助信息化技术，文书档案从收集到整理，再到归档、管理和调阅，都可以在互联网平台上完成，所有过程均有严格的管理程序。这样就减少了文书档案资料泄露的可能性，从而全面提升文书档案管理工作质量。

1.2 有利于提升文书档案管理效率

通过互联网信息化管理技术，改变了传统文书档案管理工作效率偏低、工作时效较长、工作强度较大等情况，极大地提升了文书档案管理的工作效率。传统文书档案在归档过程中，需要先进行收集、整理、装订等工作，这一整套工作需要较长的时间才能完成。而通过信息化系统，能够缩短工作时间，明显提升了工作效率，这样不仅降低了工作人员的工作强度，同时也减少了管理人员的费用成本。

1.3 有利于提升文书档案的有效利用率

传统模式下的文书档案管理，只完成了对文书档案的收集与管理工作，而对于文书档案的利用效果却不明显，这样就使文书档案无法发挥出实際作用，仅仅停留在档案保存和管理工作中。因此积极完成信息化建设，有助于提升文书档案的有效利用率。相关人员可以随时随地完成档案管理的相关工作，只要登录信息化平台后，即可完成对文书档案的利用，不需要再往复进入档案室，进而最大限度地发挥出文书档案的内在价值。

2  文书档案管理工作在信息化背景下存在的问题

2.1 信息化建设仍然存在比较大的提升空间

在现阶段的文书档案信息化管理背景下，部分单位仍然为对实现文书档案信息化管理的重要性有足够认识，相关人力、物力、财力的投入比较少，这样就阻碍了信息化系统平台的建设效率。部分单位没有设立信息化系统平台建设专项资金，使得一些硬件设施和软件系统仍未建立起来，或者系统平台存在不够先进等问题，从而容易给文书档案管理工作带来比较多的问题。

2.2 文书档案管理工作人员的信息化技术水平有待提升

这一情况是目前文书档案管理工作创新发展过程中比较突出的问题。部分单位的文书档案管理工作人员虽然比较了解传统文书档案管理工作模式，但是对于信息化档案管理技术的理论知识和应用技巧上存在一些空白，整体素质有待提升。另外，部分管理工作人员对于学习信息技术的积极性不高，这样就导致这部分文书档案管理人员无法良好适应信息化背景下的文书档案管理工作，使信息化文书档案管理系统平台无法发挥出应有效果。

2.3 文书档案信息化管理的保密措施有待加强

文书档案管理工作中关键内容就是确保档案信息的安全性，避免出现文书档案内容信息泄露等情况发生。但是从目前的文书档案信息化管理工作中可以发现，部分单位的文书档案信息化管理的保密措施仍然有待加强。信息化系统平台还缺少比较完善的防护措施，例如，防火墙软件功能不够健全，这样就容易导致文书档案容易受到外界不法人员的非法入侵，造成信息泄露。

3  信息化背景下文书档案管理工作的创新路径分析

3.1 加强对文书档案管理信息化建设重要性的认识

单位内部全体职工应当对文书档案信息化建设有足够重视，相关领导和员工要深刻理解其重要性，要在单位内部宣传和普及，文书档案管理工作的重要作用。因此单位内部要形成一种积极完成建设信息化系统平台的氛围，将推动信息化建设作为单位重要工作内容之一。单位相关管理人员应当将文书档案管理的信息化建设，纳入到单位日常管理和未来发展中，将其作为单位建设和发展过程中的重要组成部分，这样才能确保文书档案管理管理工作能够尽快实现信息化，使单位的文书档案管理工作能够与时代相接轨。

3.2 积极构建完善的文书档案信息化管理系统

单位要提升文书档案管理质量，发挥单位文书档案的作用最大化，必须要依托完善的文书档案信息化管理系统平台。因此单位要设立建设信息化系统平台的专项资金，加大资金的投入量以及相关硬件设施和软件系统的投入力度，可以由该单位出资或向上级领导单位申请。专项资金要做到专款专用，不可出现挪用或占用等问题，一旦发现要严肃处理。也要让相关的软件设施和系统比较强的先进性，做到符合现代化发展要求。要定期完成对信息化系统平台的维修检测与升级，这样才能使单位的文书档案管理工作跟得上时代的发展脚步。相关人员想要调阅某一档案时，只需要在信息化系统平台中输入关键字，即可准确地找到档案的具体位置和详细的内容信息，这样便极大地节约了文书档案管理人员的工作量。

3.3 进行文书档案的分级管理

新时期的文书档案管理信息化管理，应当从多个角度入手。要对不同类型的文书档案，采取分级管理的措施，对于具有一定保密价值的档案，应当适当提高档案管理保密能力。例如，设置信息化系统平台的权限，采取多级别密钥防护措施，只有符合调阅权限的相关人员，才能查阅这类保密档案。要设置完善的防火墙系统，一旦发现非法入侵行为，系统能够自动管理并发出预警警告;当系统发现有私自下载文书档案的行为或者超时登录等行为，系统平台能够马上关闭，这样能避免发生档案泄露等情况发生。而对于低级别员工想要越级调阅档案时，需要向上级领导进行申报，当获得审批后，方可进行查阅。

3.4 提升文书档案管理人员的整体素质

文书档案管理人员的整体素质与管理质量存在密切联系。在信息化背景下，为了提升单位文书档案管理质量，应当定期开展职工培训工作。不仅要培训基本的文书档案管理理论知识，同时也要积极开展信息化技术培训工作。单位还需要定期开展文书档案管理人员的综合素质考核工作，并制定科学的奖惩制度，对于考核成绩良好的工作人员进行适当的物质奖励或精神奖励;相反对于考核成绩不过关的工作人员，应当进行相应的处罚，这样才能提高单位文书档案管理人员的学习主动性，进而提升文书档案管理人员的整体素质。另外，还要加强思想政治教育工作，要提升文书档案管理人员的责任意识，这样也能提高文书档案管理工作质量。

4  结语

在信息化背景下，文书档案管理工作正面临着比较严峻的发展形势，实现文书档案管理工作的创新已经刻不容缓。单位为了加快单位文书档案管理工作在信息化时代下的创新，应当加强对文书档案管理信息化建设重要性的认识、积极构建完善的文书档案信息化管理系统、提升文书档案管理人员的整体素质。这样才能在发挥出信息化作用的同时，提高文书档案管理工作的质量和效率。

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