浅谈医院档案管理信息化发展的机遇与挑战

2020-12-24龚岚

世界最新医学信息文摘 2020年81期

龚岚

（内蒙古赤峰市第二医院，内蒙古赤峰 024000）

0 引言

医院的档案管理具有一定的难度，其档案本身具有复杂性突出、类别多样化的特征，因此以过去的档案管理措施进行管理，往往很难取得实际的成果。在这种情况下，调整医院的服务管理模式、促进档案管理的信息化档案势在必行。在这种情况下，对医院档案管理信息化进行研究具有一定的现实价值。

1 信息化给医院档案管理带来的机遇

1.1 使档案资料得以长期保存。档案的保存是保证档案工作效果的根本基础，只有档案本身完好无损，档案管理才有实际意义，确保档案保管的效果就是提升档案管理工作的质量，档案资料的长期有效保存是一切工作的基础。借助数字化设备对医院的档案资料进行扫描和处理，并且将之利用电子信息文档的方法进行保存，能够从根本上提升档案资料的处理效率，能够避免档案资料的损坏和丢失。同时，在信息化技术的支持之下，医院档案管理工作的数据平台将会更加稳定，云文件的保存和上传更是能够让档案保管更加长久[1]。

1.2 能够减轻工作人员劳动强度。医院的服务体系本身就具有一定的复杂性，特别是档案管理更是十分复杂，涉及到多方面的问题和影响因素，档案管理人员在工作中往往需要承担巨大的工作压力。过去的档案管理工作都是以人工管理、手工存档的方式对档案资料进行保存分类，档案文件的编号和目录的编制都需要人工进行，在这种情况下档案管理工作的质量和效率可想而知。但是在档案管理信息化技术应用以后，过去的人工操作开始朝着信息化自动化发展，利用计算机系统的强大运算能力，工作人员能够在最短的时间内完成档案资料的保存、归档、编号等等，这有效的减轻了工作人员的劳动强度。同时，二维码技术的应用也提升了医院档案管理工作的水平和质量，同时二维码技术的应用提升了档案管理系统的运行效率，医院档案的收集整理和保管工作都将会得到有效的发展[2]。

1.3 能够实现档案利用最大化。经过整合的档案往往具有更加有效的实用性、更加可观的共享性、更加便利的系统性，电子数据档案往往能够在更多方面发挥应用效果，比未经过处理的档案原件更具实践价值。信息技术的应用，解决了传统档案管理中档案资料系统不明确的问题，不同科室不同岗位的工作人员都能根据自己的实际需求，通过内部的档案共享系统查找到相应的档案内容，并且还能实现有效的下载，便于后续的使用。信息技术和医院档案管理工作的有效结合，从根本上提升了医疗管理工作的有效性，能够让档案管理与时代发展并驾齐驱，杜绝了医院档案管理跟不上时代、落后于其他行业的可能性。

1.4 使医院档案管理的服务模式得到创新。过去的档案资料一般都是纸质文件的形式，归档以后也是通过书面文件的形式进行保存，这就给保存档案的库房条件带来了一定的要求，能否做好温度控制、湿度控制和虫害控制都决定了医疗档案管理的最终效果，借阅者如果需要借阅某档案资料，必须要本人到档案室进行登记、经工作人员查找才能最终拿到所需档案，整个过程十分复杂且困难，工作效率非常低。信息化技术和互联网技术的发展，让医院档案管理工作的数据化得以实现，数字化网络模式由此建立。在这种情况下，信息技术能够与医院的实际经营管理情况相结合，使档案资料的数字化保存及快速查找成为了可能，另外，电子档案可以和载体分开存在，因此信息化建设使医院医疗档案具有了可复制可共享的特征，从过去的纸质档案到今天的电子数据档案，从难以复制到简单复制，从管理难度大到便捷化管理，信息技术的出现和使用，让医院档案管理工作的服务模式发生了巨大的变化[3]。

1.5 有利于实现区域资源的共享与利用。医院档案管理的根本目标是为了提升档案的利用效率，使其能够发挥应有的作用，提升档案信息资源的有效性。现代化公立医院的信息化发展是信息化时代的必然选择，大数据时代背景下，能否做好档案工作的管理、能否建立数字化信息化的档案管理体系，决定了医院在激烈的竞争中能否占据一席之地，也体现了一个医院的综合建设能力和发展能力。信息化技术的出现，让档案管理的自动化发展成为了可能，让档案信息的储存和查找都更加便利，在有需要的情况下也可以完成信息的有效提取，这样一来档案信息的共享和利用效率必然会得到提升。在这种情况下，很多现代化公立医院都开始在档案管理信息化建设中投入大量资金，并且投入更多的人力物力进行建设，希望最终能够达到提升档案信息化管理效果的目标。

2 信息化对医院档案管理带来的挑战

2.1 对档案安全性带来的挑战。信息化技术的使用和引进，确实从一定程度上提升了医院档案资料的使用效果和共享便利性，但是与此同时我们也必须要认识到数字化技术也让档案信息的安全性受到了严重威胁。如何才能保证档案管理的安全性，是我们必须要研究的重要课题之一。过去传统的书面档案保存安全一般来说指的就是存放安全，及书面资料是否丢失、是否损坏等等，和这种书面档案比较起来，电子档案的安全性更难以理解也更难以保证，这正是信息化给医院档案管理的挑战之一。具体来说，和书面档案比较起来电子档案的修改很难留下明显的痕迹，因此一旦有人恶意篡改医疗资料将极难被发现，医院的档案往往涉及到各种患者的隐私，因此很容易成为黑客攻击的对象，怎样才能确保电子档案的安全性值得我们进行研究。最后，医院档案具有一定的特殊性，对其进行备份保存十分重要，管理人员必须要做好档案的备份，避免档案信息的彻底遗失，杜绝可能存在的一系列风险。在信息化时代下，如何保证医院档案管理的安全性，成为了我们必须要研究的重要课题之一。总体来说，信息化对医院档案管理带来的挑战中最严重的就是导致档案管理的安全性大幅度下降[4-5]。

2.2 对档案管理人员的素质提出了新的要求。档案管理工作虽然具有极高的重要性，但是受到传统工作的思维影响，医院的档案管理往往难以受到足够的重视，在这种情况下，医院档案管理工作岗位上的工作人员能力、素质都可想而知。更有甚者认为档案管理毫无实际意义，只是医院老员工退休之前养老的岗位，他们往往没有足够的专业性知识，甚至没有经历过专业化的培训和再教育就上岗工作，对档案管理的认识还停留在查找档案的阶段，工作中也是一味强调表面、不对档案管理的发展进行深入探索[6-9]。信息化技术的应用能够让医院档案管理工作的质量和效率得到提升，但同时也给工作人员带来了新的挑战，除了过硬的专业素质之外，档案管理人员还需要具有极强的学习能力和创新意识，才能在信息技术不断更新换代的今天，跟上时代的步伐、在档案管理信息化背景下取得工作上的突破。但是问题在于，很多档案管理人员本身并没有这些素质，也不具有档案管理的专业能力，这种新时代背景带来的能力需求和落后的工作人员能力之间形成了严重的冲突，这一问题如果不得到妥善处理，那么后续的其他工作必然会受到影响[10]。

2.3 对传统的档案管理模式提出了新的要求。过去医院档案管理模式中存在诸多问题，其根本目的在于为人们提供查阅和调用服务，同时实现档案的保存和收藏。在这种情况下，人们利用档案和使用档案都有一定的难度，档案的公开程度、应用效率都比较有限，很难发挥实质性的作用。而信息化技术的使用，则让档案的查阅和使用变得更加便利，档案资料本来存在的神秘感将逐渐消退，并且为人们提供有效、真实的信息。另外，档案的查询工作目前也成为了判断医院服务效果的一项因素，患者家属、患者本人、合作医疗机构等等都对档案资料的公开有了更高的需求，在这种情况下传统的档案管理模式必然要进行创新和调整，这正是医院档案管理信息化的挑战。