新时期干部档案管理工作的思考

何伦刚

摘 要：干部人事档案具有重要价值，它不积极可以帮助我们去选人用人、正确使用干部，还有助于加强领导班子建设，提高我们的干部队伍素质，从而为国家和社会是发展培养出很多德才兼备的人。本文通过结合笔者的工作经验，对新时期的干部人事档案管理工作的问题进行了分析，并提出了改进措施，进而为其他的工作者提供一定的参考。

关键词：新时期;领导干部;人事;档案

早在党的十七大中，就已经对深入贯彻落实科学发展观提出了明确要，即全面协调可持续发展，根本方法是统筹兼顾。这对于我们的档案管理工作有很大的启迪，在实际工作中我们必须牢牢以科学发展观为指导思想，坚持正确的业绩观，把从人体去做好干部的档案管理工作，为国家事业单位的良好运行发展提供条件。新时期，新目标。我们要转变干部人事档案管理工作的方法、思路，努力建设一个高质量的档案管理体系，为组织的发展奠基。

一、当前干部档案管理工作中的问题

1.工作方向不明确，效率低下

在干部档案的管理工作中发现，管理人员在工作过程中常常因为工作方向不明确，导致在管理档案时出现混乱、办事效率低等现象。具体表现在以下几个方面：

第一，在分类方面，针对材料名称或内容无法进行分类，所以在查找以及调动方面，管理人员无法能够将档案进行及时地、安全地转移，导致整个转移过程变得慢且不安全。第二，在排序方面，管理人员应该按照档案存储的时间和主次先后顺序进行排列，但是当下档案管理工作人员缺乏专业的知识以及标准化的意识，导致在存储的过程中比较混乱，使得档案没有按照时间和主次的先后顺序来存放。第三，在编目方面，档案的目录设计相当重要，有利于管理人员对档案的内容进行归纳，但是由于缺乏及时地编目，导致在查阅档案的内容时花费相当长的时间，导致管理起来效率也相当的低。第四，在装订方面，很多工作人员对于档案材料不注意裁剪，对于档案卷封面缺乏装订，导致在取档案时材料比较零散，不利于存放和转移。这给档案管理工作带来了不便，影响了工作效率。第五，在入库方面，档案的入库过程繁琐，导致档案管理工作效率降低。总而言之，工作方向不明确是整个管理工作效率低下的主要原因，这一问题是答案管理工作开展的关键步骤，所以必须加以重视。

2.档案工作人员素质不高

当前档案工作人员素质普遍不高，具体体现在一些人员在工作过程中态度不积极，对于如何管理档案并不了解，所以在存放档案、查阅资料等环节不能进行专业性的操作，耽误了档案的调动以及存档时间。再者，还有一些档案工作人员对于档案的保密性做得不够好，常常因为工作上的疏忽泄露了档案信息，出现了工作的纰漏，导致一些档案被损坏和丢失。最后，还有一些档案人员将档案的位置任意摆放，当需要调动档案时，无法在规定的时间内找到档案，出现了时间的延误等问题。总而言之，档案工作人员的素质比较低，缺乏完善的制度以及专业的培训，进而使得档案工作不能有效的开展，出现了低级的错误，进而影响了干部档案管理部门的发展。

3.档案管理手段传统，整理不到位

当下干部档案管理工作基础设施投入比较低，导致管理手段上比较传统。第一，由于库房面积比较狭隘，导致无法摆放档案盒，所以流动的档案容易被丢。第二，由于对档案管理的忽视导致档案的存放环境比较恶劣，潮湿的环境让档案的字迹变得模糊，再加上没有监控设备，所以档案的存放并不安全。第三，旧式的打印机和复印机因为使用年限较长，导致在工作中出现问题影响了档案管理工作的开展。再者，由于信息技术的使用不够充分，使得档案的存放比较混乱，当寻找档案的存放位置时，花费的时间较慢，耽误了档案的调动时间。总之，档案管理手段的落后，让干部档案管理工作变得跟不上时代的发展，影响了档案的存放、调动，所以这是接下来需要改进之处。

4.领导缺乏管理力度

领导是档案管理工作的核心人物，档案管理工作如何开展基本由领导所控制，因此领导管理力度对整个部门的发展具有重要的影响。当下档案管理的领导对管理工作并不了解，对于工作人员的工作状态漠不关心，虽然每周都会开例会，布置任务，但是工作人员如何完成工作，工作的成果如何一概不知。只是负责分配任务，如何做，完成得如何全由工作人员自行控制。再加上工作人员自身缺乏专业知识，所以整个工作的开展并不是很顺利。其次，因为领导与工作人员之间缺乏沟通，导致他们之间的关系相对疏远，使得工作一旦出现纰漏后，就无法找到负责人，你推我推，影响了工作的进展。除此之外，领导忽视对工作人员的考核，因此工作人员常常抱有“当一天和尚，撞一天钟”的思想进行工作，工作态度消极，且不具有创新能力，进而使得档案管理工作的开展不尽如人意。

二、针对当前问题提出的改进策略

1.明确问题，找准工作改进的方向

近年来，随着科技的不断发展，传统的档案概念内涵发生了变化，工作的理念和方法也需要进行调整，但是不可否认很多地区的档案管理工作还存在滞后现象，这些问题的存在或多或少制约了档案工作的发展。只有明确问题、找到原因，才能找到工作改进的方向。

例如，干部人事档案的管理工作缺乏信息技术辅助。随着科技的发展，以信息技术、互联网代表的技术与档案工作结合得越来越紧密，技术推动了工作方式、手段的变革。然而，深入当前一线工作，我们发现很多部门依旧沿用手工操作，工作重心还在收集、整理等基础工作上，工作的现代化、信息化程度不够深入。目前，很多单位已经为管理者配备了计算机、網络，但是由于管理者素养问题，运用多集中在目录的存储与检索，信息存储量少，实用性差。今后，我们应该注重计算机技术的大力普及和运用，引入协同办公系统，这就会对我们的工作效率有一个质的飞越。

再如，干部人事档案的材料不够完整。对于干部人事档案的审查，明确要求逐份、逐页鉴别材料，在经过一系列的核查、选择之后完成档案的存取。但是，在实际的干部档案中我们依旧发现了一些没有实际价值、不符合时代潮流的内容，甚至部分人员的材料缺乏原件、只有复印件，这其实都是工作中的失误。在今后的工作中，我们要对档案的审核过程进行严格把关，检查每一份材料，清除冗余的内容，保证每一个干部的档案分类清晰、内容精炼、信息全面。

2.完善制度，明确自身岗位职责

完善的制度的才能保证个人分工明确、权责清晰，从而激发个体的工作积极性，保证组织的正常运转。在干部档案管理工作中，涉及到了多项制度，结合工作实际、工作需求去不断完善这些制度，有利于提高档案管理工作的效率。

例如，建设和完善干部档案检查核对制度，在对干部档案进行接收、转递、借用等过程中，我们必须及时核对和检查，报纸干部名册与档案相符合，如是不是属于本部门的管理范围，档案的单位、岗位等信息是不是符合、材料是不是完整。除此之外，档案工作人员还需要对本单位的借出档案每半年检查一次，对于逾期的档案要了解情况、及时催回或办理相关的手续。

再如，建设和完善干部档案保管和安全保密制度。在档案的保管上，为了保障其完整性我们必须建设档案库房、阅档室、微机室、办公室等设施，特别是对库房的建设有一定的要求，要保证温度适宜、防火、防水、防尘、防虫等。在答案的安全上要进行专人保管，没有合格的手续一般人不得随意进入，利用档案去谋取私利者严惩，从而保障档案的安全性。

3.引进技术，推动档案管理现代化

为了改变当下档案管理工作的开展效率，我国人事档案管理一直在进行现代化改革。多年努力已经取得了很大的进步，很多地区单位大力推广信息化管理，在本地区的人事档案管理工作中大力推广应用协同办公系统和人力资源管理系统，并在实践中取得了不错的效果。未来，我们应该加强技术的引进和开发，让现代化技术在人事档案管理工作中发挥更大的作用，推动我国的人事档案管理工作实行进一步的发展、

例如，在人力资源信息统计上，我们可以设计各类信息统一标准，建立门类清晰的人事档案，利用计算机快速把干部们的人事档案信息录入到数据库中，随后借助相关程序自动生成相关统计报表。那么，我们就可以通过关键字检索，了解到各类人员的职称情况、岗位情况、年龄分布等信息，这将会大大便利我们的工作。同时，计算机的应用还能够解决人工统计中不可避免的疏漏和错误这一问题，提高信息录入的准确度。可见，技术的不断应用解决了传统人事档案管理的漏洞，让我们的工作标准更趋规范。

4.定期培训，提升档案管理的标准化

要想提高领导的管理力度，首先要对档案管理工作人员进行定期的培训，懂得如何做到档案管理的标准化，让工作人员对档案管理工作进行深入的认识，纠正自身的不足，进而树立尽职尽责的意识，将工作做到最好。除此之外，领导要加强与工作人员之间的交流，了解工作人员的工作困难，进而能够提出改进的措施，帮助工作人员解决实际的问题，并体验领导的作用以及威严，让工作人员能够敬佩领导，进而加以效仿提升工作质量。除了开展定期的培训外，领导者还要定期对工作人员進行考核，给工作人员一种紧迫感，进而养成自我学习的习惯，并将培训中的内容在实际工作中加以应用，以此提升自身的专业水平。

例如，为提升档案管理工作的标准化，档案管理领导者每年都聘请优秀的档案管理专家定期为人事档案管理部门开展演讲与培训工作，讲述关于档案管理工作的内容，有效形式以及档案存放的有效方法，同时将档案管理的标准进行了讲述，进而提升管理人员的专业度。除此之外，领导者还要与工作人员进行及时地沟通，了解当下档案管理工作中的问题以及不足，通过交流为工作人员的工作出谋划策，帮助工作人员解决工作中的困难，最后能够拉近领导与工作人员之间的关系，从而提高工作质量，推进工作进度。

再如，档案管理领导者每半年组织一次岗位专业考试比赛，考核的内容包括信息技术的使用，档案的归类，档案的检索等等，让工作人员将专业培训的内容进行回顾，并且保证将其在实际工作中加以实施，进而通过考核给工作人员增加一定的压力，提高自身的专业素养，最终能够端正自身的工作态度，提升工作效率，保证档案管理的标准化和信息化。综上所述，定期培训和考核是提升档案管理标准化的有效策略，档案管理部门应重视这一手段的实施，进而提高档案管理工作开展的质量，为我国干部人才的选拔提供有力的保障。

总之，完善人事档案管理是一项长期而艰巨的任务，不仅仅需要宏观上的调控指导，也需要工作者在实践中不断探索方法、总结经验，进而减少档案管理工作的不足，提出可行性管理措施和方法，将人事档案管理工作变得标准化和规范化，最后通过对新时期档案工作的积极改革创新，不断提高人事档案工作质量和服务水平。进而，发挥档案管理部门的价值为招贤纳士贡献自己的力量。

参考文献

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