浅谈高校学生档案管理过程中的常见问题及应对措施

摘 要：学生档案在高校推进教学改革的过程中逐渐发挥出重要作用，高校需要积极转变传统档案管理工作思路，对现有的管理手段、管理制度以及管理队伍进行改善提升。在具体实施过程中，高校需要将信息化技术应用到档案管理工作之中，构建实用便利的信息化平台，并完善相关管理制度，确保管理人员具备相应的工作能力，避免出现学生档案管理混乱、信息丢失、信息泄露等问题，并不断结合实际情况完善档案信息，确保档案能够更真实、详尽地反映学生的具体情况。

关键词：档案管理;高校;问题分析;信息化

高校需要对学生的档案信息进行归档整理，并结合学生在校期间的表现对档案信息进行补充和完善，确保学生在后续的就业工作中不会受到不利影响，能够辅助用人单位快速了解学生的实际情况，为学生的发展起到推动作用。为此，高校需要正视管理过程中存在的观念及手段落后等问题，确保结合现有的信息化手段对管理制度、管理队伍等进行完善提升，确保学生档案管理工作可以顺利开展。

一、高校开展学生档案管理工作的意义分析

完善的学生档案可以反馈学生在校期间在学習以及日常生活方面的表现情况，对于学生的成长起到监督和引导效果，能够促使学生在学校中具有更强的上进心和竞争意识，对于增强学生的学习成绩和个人能力具有积极意义。同时，学生就业过程中会将个人档案移交给用人单位，对于企业掌握学生的基本情况具有辅助作用。此外，随着档案涉及人员的增加，高校积累的档案信息数据规模将逐渐扩大，可以辅助学校进行针对性的数据分析，确保在后续学生培养过程中能够有效规避各类问题，提升高校教学质量[1]。

二、高校在开展学生档案管理工作中的常见问题分析

（一）档案管理信息化水平不足，管理观念及手段落后

传统的纸质档案管理模式已经难以适应当前学生档案管理工作的需求，难以满足学生及管理人员实时查询、补充档案的需要。高校需要将现有的信息化技术、大数据技术等应用到档案管理工作之中，构建更加高效、精准且节约纸质的档案管理平台，通过无纸化电子档案为学生提供更优质的档案服务，也可以有效避免出现档案丢失或者查询困难等问题。近年来，国内高校学生招收数量持续增加，传统的档案管理模式面临着更大的工作压力，部分高校虽然将信息化相关技术应用到管理过程之中，但是实际管理过程中依然存在较多欠缺，众多先进的设备和技术难以得到高效应用，无法将档案资源的价值充分发掘出来[2]。例如，部分教师为了在开学之前对学生的情况有所了解，往往会通过调阅档案进行查询，但是信息化不足的档案管理系统无法快速、准确地为教师提供相关信息。此外，部分学生的档案信息难以调取，往往会对学生的就业产生不利影响，企业在无法依靠档案对学生能力进行评定的情况下往往会影响最终的招聘工作。

（二）未曾在制度中明确档案的内容、标准及取用流程相关内容

部分高校所制定的档案管理制度相对松散，存在较多的管理盲区，导致各院系档案管理人员在具体执行工作时，往往存在重视程度不足的问题，导致管理过程相对松散，甚至存在学生管理自身档案、档案存放于档案馆等多种管理情况，导致学生在提取自身档案的过程中存在较多困难，甚至因此出现档案丢失等问题。同时，学生档案涉及的种类相对较多，某些部门往往未能对学生的档案信息进行及时记录，产生档案信息不齐全的问题[3]。例如，部分学生在校期间参与的文体、竞赛相关活动，这些活动的结果因为管理人员的疏忽而未曾及时更新到学生个人档案之中，导致后续无法进行查证，影响了档案信息的可靠性。部分高校制定的档案信息标注缺乏实用性，往往只是沿用传统的档案管理模式，将学习成绩、身体状况、学历、政治表现等较为单一的信息记录下来，难以对学生的个性化发展起到推动效果，对于用人单位的人才选拔也难以起到良好的辅助作用。

（三）管理人员专业性不足且流动性大，缺乏安全责任意识

档案管理工作的顺利开展离不开相关工作人员的支持，高校需要重视对管理人员综合能力的培养，确保其掌握相关的业务技能，为信息化档案管理工作的实施提供助力。然而，部分高校所选用的档案管理人员往往由学生或其他非专业人员兼职，而且这些兼职人员的流动性相对较大，无法长时间开展档案管理工作，导致高校在推行改革工作的时候面临较多困难。在档案信息安全管理制度不完善的情况下，部分管理人员往往为了提升工作效率，要求学生辅助整理档案信息，学生往往会在这一过程中发现档案中所记录的学生家庭状况、身体健康等隐私信息，产生隐私信息泄露的风险，甚至会在违规操作中产生档案信息被修改等问题。同时，在学生档案管理过程中，管理人员以及学生本人均缺乏重视，往往存在学生未按要求填写档案信息、管理人员未准确将档案归档等情况，对后续的档案应用、查询、取用等工作产生不利影响。

三、高校开展学生档案管理工作的具体策略

（一）进一步完善档案管理制度标准

高校领导需要重视学生档案对于学生发展以及学生管理的重要作用，始终将档案管理制度的改进和完善作为一项常态化工作，将上级最新的精神和标准文件作为档案管理制度的制定标准，确保管理制度具有更强的针对性和适用性，能够结合学校的具体情况明确各项管理标准，确保档案管理工作相关权利和责任落实到各级工作人员，避免产生管理缺失或冗余等问题，并对档案内容标准进行合理规范，有效提升档案管理的效率和档案信息的实用性[4]。同时，高校针对提质增效的工作需求制定信息化档案管理工作的制度标准，确保管理人员善用信息化技术，制作出查询方案、安全可靠的电子档案。此外，高校需要针对档案管理人员制定相应的培训考评制度，定期对管理人员的工作情况以及专业能力进行鉴定，并将考核结果与个人奖金、绩效挂钩，督促管理人员快速提升自身的业务水平，确保高校的管理工作能够适应时代发展的需要。

（二）将信息化技术与档案管理工作相结合

高校需要积极应用信息化技术将学生的个人档案转化为可在线上平台实时、快速、准确查询的电子档案，有效提升高校档案管理工作的质量和效率。在具体实施的过程中，高校需要对录入标准进行明确规范，要求学生档案相关文件的目录与文件标题相对应并保证完整性。例如，在录入录取名单的过程中，高校需要将专业、姓名、年份、省份等相关信息完整录入。同时，针对标题不明确的文件，电子档案中要确保主题词提炼的明确性，确保可以快速查询相关文件。例如，在录入学生休退转复学相关信息时，档案管理人员需要录入涉及的机构名称以及学生姓名等内容，避免出现学生查询档案信息的过程中，难以通过关键词查询到相关信息的情况。为了进一步推进信息化技术与档案管理工作的融合应用，高校需要在档案管理过程中通过网络平台等渠道及时掌握学生的思想动态，融合学生的各类需求对现有的管理模式进行创新改进，在师生及档案管理人员的共同努力下构建一个功能完善、便捷可靠的档案管理平台。

（三）重视对档案管理人员的能力培养

高校需要重视对档案管理人员综合能力的培养，在培养的过程中，高校需要从管理人员的思想觉悟入手，通过宣传教育等手段提升管理人员的责任心和大局意识，避免出现私自修改档案或未按要求录入档案信息等情况。其次，高校需要重点提升档案管理人员的技能水平。一般而言，档案管理技能主要包含专业技能、一般技能以及补充技能。其中，一般技能要求档案管理人员掌握搜集、整理、修订、利用、查阅以及装訂等档案相关的基础技能;专业技能要求档案管理人员能够在工作实践以及业务培训过程中掌握档案的鉴定、编研以及指导等能力;补充技能则是档案管理人员适应时代发展的需求，掌握的信息化、大数据相关的技能，这要求档案管理人员能够对信息技术熟练掌握，可以将云计算、大数据分析等相关技术应用到档案管理工作之中，实现文件目录录入、全文扫描、线上档案应用、线上档案归档等工作要求，确保信息化档案管理工作模式的顺利实施。

（四）加强对档案信息安全管理工作的重视

为了避免学生档案中的隐私信息泄露，高校需要重视档案信息安全管理工作，确保由专人负责档案的归档记录相关工作，并严格按照制度标准的规范要求对档案流程等相关过程进行详细记录，避免出现违规调阅学生档案的情况。管理人员需要对档案信息加强保护，高校也需要安排人员对信息泄露情况进行监督和调查，并对违规行为进行严惩。同时，在进行电子档案管理的过程中，高校也需要合理应用数字加密技术，通过C/S系统或者SSL加密系统保证学生档案信息的安全性;高校也可以通过数字签名以及身份认证等手段有效阻断非法访问情况，还可以通过动态密码、权限设定以及档案编码改进等方式，有效提升学生电子档案信息的安全可靠性，避免对学生隐私产生不利影响。

结语：

综上所述，高校需要加强对档案管理工作的重视，正视传统纸质管理模式存在的效率低下问题，对现有的制度标准和人员管理模式进行优化改进，将信息化技术、大数据处理技术融合到档案管理工作之中，构建电子档案以及相应的管理平台，通过完善档案管理相关制定并加强人员能力培养等方式，提升档案管理工作的效率，确保档案信息的实用性以及安全可靠性。

参考文献

[1] 汤顶华.高校学生档案工作的现状、困境与出路[J].档案与建设，2018（07）：85-86.

[2] 李全.基于高校的档案信息资源共享工程推进机制研究[J].知识经济，2018（24）：166-167.

[3] 栗华.谈高校档案管理工作存在的问题及对策[J].中国校外教育，2019（14）：157-158.

[4] 钟虹.大数据背景下档案信息化平台建设的问题与对策研究[J].中国管理信息化，2019，22（08）：179-181.

作者简介：王惠玲，1971.10，女，福建龙岩，汉，本科，档案馆员。