新形势下做好机关档案管理工作的思考探究

陈朝清

摘 要： 档案工作的根本目的是为了利用。档案利用是档案管理工作人员通过档案工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程，是档案为社会发展、国家建设和人民群众的根本利益服务的有效途径。因此，开发现有档案信息资源，切实实现档案管理信息化，使之更好地服务于国家、地方经济建设和社会发展，已成为档案管理部门工作的重中之重。

关键词： 机关事业单位;档案管理;策略建议

【中图分类号】G271     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.39.285

引言：在机关档案管理工作中，由于档案数量庞大，管理工作非常复杂，传统的人工管理方式难以满足现代化的机关档案管理要求，加强管理方式信息化建设，实现更高效率的网络信息化管理模式，是现代社会经济发展对机关档案管理提出的必然要求。

1 業务档案管理存在的重要意义

机关事业单位是为人民服务的公共事业单位，秉承着为人民服务的基本原则。机关事业单位的业务档案管理工作是机关事业单位最重要的内务工作之一。在机关事业单位的日常工作中会接触很多人、很多事，同时也会解决许多问题，这便会产生大量的信息内容，而机关事业单位需要对这些信息进行整合、合理记录、妥善保管，一旦这些业务档案丢失或损坏，将给社会带来非常大的影响。

2 档案管理面临的困境

2.1 传统档案管理方式无法满足信息化时代的发展要求

现代社会科学技术快速发展，而且在社会各个领域中得到广泛应用，科学技术已成为推动社会经济发展的关键因素，对生产和生活都产生了极为深远的影响。当今社会已进入信息时代，办公实现了自动化和网络化发展。在新办公环境下，传统的机关档案管理方式已无法满足现代办公要求。因此，加强档案管理信息化建设，成为办公自动化管理的必然要求，同时也是实现办公自动化建设的重要组成部分。随着办公自动化管理模式在各个机关中的广泛应用，借助计算机等信息化手段实施档案管理已成为发展的必然趋势。

2.2 缺乏复合型人才

档案信息化建设人才缺乏，档案工作人员综合素质有待提升，档案部门缺少既具备专业档案管理知识又能熟练使用计算机的工作人员，而且档案工作普遍待遇不高，导致档案工作人员普遍年龄偏大，工作缺乏热情，工作效率低，档案部门缺乏综合型人才，对档案信息化建设工作的开展造成很大影响。

2.3 重视程度不够、效率低下

一是在当今时代，纸质档案管理向电子档案管理转变是时代所趋，档案信息化建设过程中，很多档案部门没有意识到档案信息化建设的重要性，或者对档案信息化建设存在误区，认为整理和存储档案就是档案信息化建设，对档案信息化建设认识不足。档案管理工作决定着我们将为党和国家、为当前和今后、为历史和后代留下多少文化财富和留下什么样的文化财富，但现在很多档案部门的档案工作人员存在身兼数职的问题，配备人员少，工作任务重，外加对档案工作的重视程度不够，认为档案工作只是对资料的保存，只要保证其完好即可，工作态度不认真不主动不积极，这是造成档案信息化建设进程缓慢的根本原因。二是传统档案借阅需要借阅者手工填写查阅登记表，由档案管理员核对之后才能调取相关档案，并复印相关内容，借阅流程时间长，工作效率低，多次借阅也造成了纸质档案的磨损，工作效率大大降低。

3 档案管理的改革创新

3.1 提高业务档案管理人员的素质

机关单位业务档案的信息都是非常重要的业务档案资料，有公开的也有保密的，为保证国家公共信息的安全，要求在建立网络系统的同时，还要建立防火墙，以防信息资料的外漏情况。机关事业单位在业务档案管理工作中，要特别注意业务档案信息的安全性问题，这就要求要提高业务档案管理人员的专业能力和素质，以确保档案资料的安全性。

3.2 完善业务档案信息化管理制度

机关事业单位归根到底都是为人民服务的公共事业单位，属于国家的公共部门，掌握着公民的生活资料和详细的信息。为保证机关事业单位业务档案信息管理的有序进行，要结合时代的发展，应建立完善的业务档案管理制度，设立相应的查询软件、政务网点以及微信网络平台等。

3.3 强化档案信息安全管控

近年来，档案安全事故频发，档案损毁、数据泄露，档案安全是档案工作的底线，要进一步加强档案安全工作，提高档案安全工作水平。一是严格落实档案管理、资料移交、信息查询等工作制度，完善制度规定，签订保密协议责任书，使档案工作人员充分认识到档案安全工作的重要性，从制度上规范各项业务工作，消除安全隐患。二是开展消防安全讲座，进行档案安全宣传教育，提高消防安全意识，开展消防演练活动，加强消防设施设备，定期对档案库房进行全面检查，科学备份数据，保障档案安全。三是定期对档案工作人员进行信息安全教育培训，加强安全教育，从技术方面进行全方位全程监管，降低廉政风险，确保信息安全，多方面加强信息安全长效机制建设。

3.4 加大资金投入

档案管理信息化需要软硬件支撑以及人才培养，这都需要大量的资金保障，缺乏资金严重影响了档案管理信息化进程，各级政府要进一步完善档案工作投入机制，将档案事业信息化工作发展所需经费纳入制度化轨道，提供专项资金，做到投入长效化，确保档案工作顺利开展。相关部门需要加强重视，加大经费投入，加大对档案管理的软硬件设施建设，及时对数字化设备更新换代，合理引入软件，加强安全保密管理，探索电子档案管理查询、存储和检索模式，不断提高机关事业单位档案管理信息化建设水平。

结语：在信息化时代背景下，机关单位在进行档案管理工作的过程中，针对档案管理遇到的各种困境，应积极基于信息化管理角度，加强信息化管理模式的应用建设，从而有效突破档案管理困境，提高机关单位在信息化时代背景下对档案管理的工作质量，通过应用科学的管理方法，充分发挥档案的重要作用，为机关单位的发展进步，发挥积极的促进作用。

参考文献

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