浅谈提高档案管理科学化水平的有效途径

摘 要：档案作为一种独特信息资源，是对各种各类活动进行真实记录的基础性工作。进入新世纪以来，档案管理受到各行各业的高度重视，互联网、信息技术给档案管理提出了新的更高要求。为进一步提高档案管理科学化水平，本文结合档案管理面临的新形势新任务新要求，结合档案管理的政策性和专业性、保密性特点，针对目前存在的问题提出了优化改进档案管理工作的几点建议。

关键词：档案管理;科学化;优化途经

进入新世纪以来，国内科学技术发展推动国家社会经济发展进入到新时期。档案管理作为记录社会发展、技术进步、科学研究和经营活动的重要社会信息资源，已经成为各行各业开展工作的重要依据。科学高效的档案管理工作，能为社会发展进步做出独特贡献。本文结合档案管理工作面临的新形势新任务新要求，结合档案管理的政策性和专业性、保密性特点，针对目前存在的问题提出了优化改进档案管理工作的对策建议。

1 档案管理概述

1.1档案管理

为对社会日常生产、生活方方面面的基础信息进行记录，形成了档案管理这门学科，其主要是利用文字、图表、数据、图片等重要信息对生活生产中需要记录的基础信息进行存储保管和使用。在国内进入转型发展的新发展时代，社会各界都对档案管理工作有了更为深刻重要的认识。档案管理工作不仅为具体、局部的单位及机构管理提供有力的支持，也是国家和社会共同拥有的无形资产，是构建现代化信息社会的重要基础。强化档案管理工作不仅具有现实的重要意义，也具有长远发展的重要历史价值。档案管理工作是国家工作的重要组成部分，主要特点是专业性、政策性和保密性。建设高质高效的档案管理工作，提高管理科学化水平，对推进我国社会主义和谐社会建设有着积极作用。

1.2提高档案管理科学化水平的价值体现

一是适应时代发展进步的重要举措。档案管理的科学化。要利用先进的科学理论、科学思维和科学手段对档案进行管理，让档案管理工作与时俱进，符合时代发展进步的需要。在目前进入网络时代、数字时代的背景下，档案和数据库技术相结合，成为重要信息资源的有力支撑，对进行决策、开展调整、实施优化等各项工作具有很强的指导作用。在大数据背景下数据信息呈现爆炸式增长，提高档案管理科学化水平势在必行，非常迫切。二是推动档案发展的重要举措。我国档案管理工作自从建国以来就受到高度重视，并随着国家的发展、技术的进步不断完善，档案管理的范围、类别和技术都取得了很大的改善。但是相比当今大数据时代的发展速度，档案管理工作还有很多需要优化改进的方面，档案管理的科学化水平和国家快速发展的实际还不是很匹配。

2 目前档案管理存在的问题分析

2.1管理机制不够完善

现在很多单位和机构对档案管理不是非常重视，相比单位的经济效益、科研生产等工作，档案管理被边缘化。这导致档案管理工作体制机制建设上存在很多薄弱环节。比如现有档案管理制度还在沿用十几年前的制度，没有及时结合档案管理形式的变化进行修订完善;档案管理的范围还比较局限，没有配合工作内容的丰富进行拓展。档案的使用管理制度执行不严格，日常监督管理比较松散，档案更新不及时，导致档案管理的重要决策作用发挥不充分。

2.2档案保密问题频繁

目前很多单位和机构的档案保密制度内容比较简单，特备是对泄密的问责追责部分的措施比较笼统，无法发挥应有的震慑作用。只对档案管理提出了保密的要求，却没有制定相应的保密措施，对保密内容的界定不是很清晰，让管理人员因为个人理解的不同造成了档案内容的泄密问题。在发生档案泄密事件后，对泄密人员的责任认定不严肃，处罚力度较轻，没有发挥出应有的警示作用，导致档案管理工作人员的责任心和主人翁意识日益减弱，档案保密问题经常发生。

2.3管理方式方法比较落后

档案管理工作因为不受重视，导致高水平的专业档案管理人员比较缺乏，现有档案管理人员的整体专业能力、知识水平处于较低状态，档案管理工作的方式方法比较陈旧。还是在采用传统的纸质资料文件作为档案存储的载体，未能利用现代技术采用扫描等手段对保密等级高、价值高、多媒体资料进行有效存储，大大增加了档案资料保存的风险，降低了档案的使用寿命。

2.4档案管理硬件更新速度慢

现有档案管理硬件的更新速度、资金投入力度都难以满足现代化档案管理工作的需要。很多单位的档案管理室功能不健全，没有及时更新空调、除湿机、扫描仪等档案管理专业设备。现有档案采用收取各部门、单位上交的资料进行分类存档，存在管理分化态势。有的单位档案管理没有建立信息化管理台账和手段，调用档案制度执行不严格，对档案的使用难以实现追根溯源。档案管理人才的缺乏，导致档案管理始终处于较低管理水平。

3 提高档案管理科学化水平的几点建议

3.1不断优化完善档案管理理念、管理机制

以提高档案管理工作科学化、系统化为目标，不断优化现有档案管理的工作理念和工作机制。结合时代发展、档案内容范围的拓展和档案管理方式方法的变化，对档案的归档、存档、调用、借用、保密等多种制度及时进行更新升级。由单位主要负责人担任档案管理工作领导小组组长，采用分管领导负责、层层落实责任的管理模式，建立完善分层建档、集中管理的档案管理机制，以完善的体制机制为档案管理提供保障。

3.2加快档案管理现代化、信息化建设

档案管理工作的现代化和信息化是适应时代发展的必然选择，是提高科学化管理水平的基础。要更新档案记载的载体，在原有文档记录存储的基础上，引入计算机技术和网络信息技术，实现档案文件的數字存储、查询和调用。借助大数据、云计算技术，加快现有档案资料的数字化转换工作，延长档案的使用寿命，利用数据库强大的计算、搜索功能，让档案管理发挥出更为有效的决策辅助作用。为档案管理室及时更新空调、除湿机等先进的硬件设备，为提高档案管理水平提供有力的环境支持。

3.3培养保密意识强、素质高的档案管理人才

档案保密工作是档案管理的首要任务，要与时俱进更新档案管理人员的保密意识，在日常档案管理中落实保密制度的各项要求。现代档案管理的技术更加先进、覆盖范围内容更加广泛，专业知识能力需求更高。档案管理人员要选用具有专业档案管理知识的人员，能熟练掌握现代化档案管理的设备，以高素质档案管理人才来更好发挥档案管理重要的决策参谋作用。

档案管理工作要以提高科学水平为目标，打牢管理工作规范化、标准化、现代化基础，通过不断优化完善档案管理理念、管理机制，加快档案管理现代化、信息化建设，培养保密意识强、素质高的档案管理人才等措施，推动档案管理适应时代发展进步的需要。

参考文献

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[4] 曹红艳.新形势下档案管理工作的问题及其解决措施[J].现代交际，2019（12）：108+107.

作者简介：杨颖，出生年月—：1990. 4.24，性别：女，民族：汉，籍贯：陕西，职务/职称：无，学历：本科，研究方向：档案学。