信息化背景下文书档案管理工作创新探究

程燕平

摘 要：进入新时期后，文书档案的种类、数量在持续增多，管理难度显著增大。通过信息化技术的融入，能够显著提升文书档案管理工作效率。就目前来讲，文书档案管理工作中还存在着诸多问题，与信息化发展要求不相适应。针对这种情况，需进一步创新文书档案管理工作，改善文书档案管理效果。

关键词：信息化 文书档案 管理工作

目前，信息技术在各个领域得到深度应用，为文书档案管理发展提供了良好的机遇。因此，相关人员需切实认识到信息技术对文书档案管理工作的促进作用，增加重视程度，大力创新文书档案管理工作手段，显著提高文书档案管理工作成效。

一、现阶段文书档案管理工作中暴露的不足

（一）管理理念较为落后

文书档案是档案管理的重要内容，通过将信息化技術运用于日常管理实践中，可以促使文书档案管理效率得到提高。但一些人员并没有充分认识文书档案管理的内涵，缺乏足够的重视程度，依然将传统落后的管理理念、管理手段沿用下去，导致文书档案管理工作效果大打折扣，影响到后续文书档案的开发和利用。

（二）信息管理系统不够完善

文书档案管理工作的实施，根本目的在于挖掘和利用档案信息价值。现阶段文书档案管理信息系统虽然得到构建，但功能不够健全，与文书档案管理工作实际需求不相适应，影响到信息管理系统价值的发挥。

（三）人员队伍素质需进一步提升

部分文书档案管理人员的信息化意识薄弱，由于缺乏计算机专业背景，不能够熟练操作运用信息化技术，制约到文书档案信息化管理目标的实现。一些管理人员思想观念较为落后，不能够主动学习现代化信息技术，跟不上时代发展要求。

二、信息化背景下文书档案管理工作创新策略

文书档案管理具有较强的社会性特征，基于信息化技术的支持，高效、科学管理文书档案，能够将文书档案资料的价值更大程度发挥出来，促使档案管理现代化目标的实现。

（一）提高重视程度

思想观念决定着活动实践，为推进文书档案管理信息化建设工作，既需要大力引入现代信息技术，又需要提高重视程度，将现代管理理念构建起来，这样现代信息技术的优势方可以得到充分发挥。因此，相关部门及人员需结合信息化时代发展要求，及时转变思想观念，将文书档案信息化建设工作方案科学制定出来，循序渐进的落实和完善。要结合单位实际情况，设立信息化建设专项资金，完善信息设备建设工作，支持信息化管理工作的高效开展。借助于信息化设备、技术的建设和运用，能够更加科学的收集、分类以及整理文书档案资料，促使文书档案管理工作的数字化目标得到逐步实现。

（二）完善信息管理系统

文书档案管理过程中，要深入挖掘档案信息，科学整合与利用原始档案的内容，通过数字化加工的实施，丰富档案信息的呈现方式，增强相关人员查阅、获取的便捷性，这样文书档案的价值能够得到充分提高。为实现这一目标，需结合文书档案管理工作的实际需求，进一步健全信息管理系统的功能，全面涵盖档案收集、档案移交、在线借阅等诸多方面的内容，促使文书档案管理工作质量得到提升。首先，加工系统。要结合文书档案管理工作要求，合理设计文书档案初加工流程，将文书档案加工系统构建起来。加工系统能够对文书档案资料高效搜集与整理，文件录入、修改、删除以及打印等功能得到实现。通过加工系统的构建，文书档案管理人员的工作量将会显著降低，工作效率得到提升。其次，存储系统。受文书档案数量、规模持续扩大的影响，显著增大了工作人员的任务量。因此，需通过信息化技术的运用，将文书档案资料数据库构建起来。基于存储系统的支持，工作人员于文档库中正确归档各个类别的文书档案，促使文件完整性得到保证。之后分类归档过的文件，于文书档案数据库中存储，促进后续检索、整理工作的顺利实施。通过合理构建档案数据库，能够促使文书档案数字格式得到规范，文书档案资源的利用效率也可得到提升。最后，查询与保密系统。网络安全问题是信息化管理的一大挑战，为促使文书档案资料的保密性得到增强，管理人员需结合档案资料的价值与重要性等差异，对文书档案资料查询权限合理设置，避免一些重要档案资料遭到泄露。同时，要充分考虑档案资料的开发和利用，将查询系统合理构建起来。相关人员借助于终端设备，即可发出在线借阅申请，由管理人员审核过后，完成文书档案资料的查阅活动。

（三）加强管理队伍建设

为促使文书档案管理效率得到持续提升，需加强档案管理人员队伍建设工作，保证档案管理人员具备较强的信息化思维和能力，能够适应档案信息化管理发展要求。单位需严格把控人才招聘过程，招收进来的人员除档案知识足够丰富之外，还需能够熟练操作和应用信息化技术。要结合单位实际情况，完善构建人才培训机制，大力培训现有的人才队伍。人才培训过程中，需将信息化技术运用作为关键内容。同时，定期组织工作人员外出学习，借鉴吸收其他档案馆的成功经验。此外，要加强考核激励制度建设，将信息化建设情况纳入考核体系当中，以此来将管理人员的信息化建设热情激发出来。

三、结语

综上所述，为适应信息化时代的发展要求，相关单位需在文书档案管理工作需进一步加大信息化技术的应用力度，完善构建信息化管理系统，提升管理人员的信息化能力，促使文书档案管理工作任务得到高质量完成。

参考文献

[1]王洋.基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J].现代商贸工业，2019（19）：60.