高校外汇报销业务初探

王鑫

摘 要：在全球化的大背景下，伴随着我国高等教育事业的蓬勃发展，高校间国际交流与合作日益增多，师生到国（境）外参加国际会议、到国（境）外高校进行学术交流等外事活动变得稀松平常，也有很多外国专家到中国来进行学术交流和讲座。高校从国外购买的商品和服务逐年增长。相应地，也给高校财务的外汇报销业务带来了新的挑战。本文试图梳理在高校外汇报销业务中遇到的问题，并提出解决问题的思路。

关键词：高校;外汇业务报销;外汇业务管理

一、高校外汇报销涉及的主要业务

高校外汇报销中所涉及的业务，可以按照国外专家来华等产生的费用和国内高校师生发生的涉及外汇的业务分为两大类。

1.外国专家、学生等来华所发生的费用报销

国外的专家来华参加在中国举办的国际会议，给中国高校的学生举办讲座，还有国外高校的学生来中国高校进行应聘等，都会产生涉及外币业务的报销。这类业务形式单一，比较好进行规范。报销国际旅费一般要求提供国外专家（学生）的护照复印件、入境页复印件、机票的收据、行程單以及来华时的登机牌。如果要给外国专家发放讲课费等劳务，则要注意签订劳务合同以及在中国交税的问题。至于外国专家（学生）在中国发生的其他费用，则按照会议费等一般业务的报销规定进行报销就可以了。

2.高校师生发生的以外币结算的外汇业务的报销

（1）因公临时出国（境）发生的费用报销业务。是指高校师生到国（境）外参加国际会议或者进行学术交流等在国（境）外发生的以外币结算的报销业务。

（2）除因公临时出国（境）以外的以外币结算的普通外汇业务的报销。是指从境外购买书籍、材料等，或者在国际期刊上发表文章的版面费，缴纳国际组织的会员费、会议注册费等发生的费用的报销。第二类业务是本文讨论的重点。

二、高校师生发生的以外币结算的外汇业务的报销中常遇到的问题

1.因公临时出国（境）发生的费用报销业务中常遇到的问题

财政部在2013年12月20日发布了《财政部因公临时出国（境）经费管理办法》，文中列出了因公临时出国（境）经费包括：国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其他费用，并分章节详细解释了各块费用应该如何报销，附表中也列示出了各国/各地区伙食费、公杂费和住宿费的报销标准。但是，由于师生在出国（境）过程中存在很多人为的和非人为的不确定因素，给高校外汇业务报销增加了难度。因公临时出国（境）发生的费用报销业务中常遇到的问题有以下几项。

（1）老师/学生擅自改变出访行程。老师或者学生在出访前要持国（境）外机构的邀请函向学校的国际合作部门申报行程，由国际合作部门根据邀请函出具任务批件，任务批件上会列出出访时间和出访地点。老师/学生应该严格按照任务批件上规定的时间和地点进行外事访问。但是事实上，很多老师在出访时，有时会延长归国时间，或者擅自到批件以外的国家或者地区去。

（2）老师/学生的行程全部都在批件中规定的国家/地区，但是在一个国家发生很多与科研活动无关的城市间交通费。

（3）住宿费报销时的超标等问题。目前在高校进行出国费用报销时，伙食和公杂采取按天计算包干报销的方式，师生大多没有异议。住宿费的报销也应严格按规定执行，不得超出住宿标准安排住宿（会议指定酒店除外）。但是师生在出国（境）时经常发生超标准住宿的情况。

（4）发生一些非常规的其他费用。最常见的是改签、退票费和租车费（包括汽油费和停车费）。还有一些宴请费、购买办公用品等费用。

2.除因公临时出国（境）以外的其他外汇业务的报销中遇到的问题

普通外汇业务的结算方式有两种。一是老师自己通过现金、信用卡、往境外汇款等方式先行垫付了费用，再持报销所需材料到学校财务处报销人民币。二是老师自己没有付款，持外币收据到学校财务处往境外汇款。无论是哪种结算方式，都会遇到下列同样的问题。

（1）发票形式不统一，发票不规范。国外的发票并不是像国内的发票一样，是非常规范统一的由财政部监制与颁发的税票，而是各种各样的以电子发票或电子收据，或者是手写的收据。有时老师甚至拿不到，只能取得订单，或者拿着刷卡记录要求报销。

（2）无法满足“唯一性”要求，无法避免重复报销的问题。老师出国（境）时，可以取得消费的原始票据，这些原始票据基本上都是唯一的，这就可以避免重复报销的问题。但是，老师在国内发生的以外币结算的业务，基本上很难取得唯一的原始票据。有的情况是存在唯一的原始票据，但是老师不愿意国外的供货方将发票寄到国内。一个原因是从国外邮寄发票耗时长，容易丢失，另一个原因是老师还要承担国际邮费。转而以原始票据的扫描件或者传真件作为报销凭证。有的情况是发票本身就是电子发票，可以无限次打印。发票的不唯一性导致重复报销的问题无法避免。

三、规范高校外汇报销业务的必要性

针对以上提出的高校外汇报销业务中遇到的问题，加强高校外汇报销业务管理的必要性体现在以下两个方面。

1.正确核算支出，加强科研经费管理的需要

外汇业务不同于人民币业务的特殊性之一体现在货物和服务结算的货币是外币，必须要折算成人民币进行核算。要选择正确的币种并且要选择正确时间的汇率（业务发生日期的中国银行外汇牌价网站中的中行折算价）进行折算。而且外汇报销业务还存在以上提到的种种复杂性，所以更要进行准确的核算，才能帮助老师正确计量科研成本，加强科研经费的管理。

2.厉行节约、防止腐败，保障科研课题顺利进行的需要

在外汇报销业务中，铺张浪费和腐败发生的重灾区是国际合作与交流业务。国际合作与交流费用是科研课题直接费用中的重要组成部分。在2016年7月中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》的通知中，明确提出简化预算编制的要求。其中提到，简化预算编制科目，合并会议费、差旅费、国际合作与交流费科目，由科研人员结合科研活动实际需要编制预算并按规定统筹安排使用，其中不超过直接费用10%的，不需要提供预算测算依据。即在这种情况下，老师无须再将要出几次国，每次出国花多少钱一一列出，但是这并不意味着老师可以随意用科研经费支付出国的费用，无须审批，无须监督，相反，还是要加强出国费用报销的管理，加强科研经费的管理，实事求是，厉行节约，杜绝腐败，使科研经费真正用到与课题研究相关的地方。

四、规范高校外汇报销业务的意见和建议

随着高校教学科研事业的蓬勃发展，用于外汇业务的经费也水涨船高，这是情理之中的事情。高校要进一步规范外汇报销业务，尤其是因公临时出国（境）业务的报销，加强经费管理，以提高资金的使用效益。笔者结合多年从事外汇相关业务的经验，针对高校外汇报销业务中遇到的问题，提出以下意见和建议。

1.针对因公临时出国（境）费用报销中出现的问题的意见和建议

（1）随时关注国家政策，掌握并向师生积极宣传政策。财政部、外交部于2001年7月20日印发了《临时出国（境）人员费用开支标准管理办法》（财行〔2001〕73号）的通知，对于临时因公出国（境）人员的管理办法和开支标准做了详细的规定。2013年12月20日，财政部、外交部印发了《因公临时出国（境）经费管理办法》的通知（财行〔2013〕516号），对（财行〔2001〕73号）进行了修订。目前因公临时出国（境）业务的报销准则主要就是依据财行〔2013〕516号。2017年11月，财政部、外交部又发布了《关于调整因公临时出国（境）住宿费标准等有关事项的通知》（财行〔2017〕434号），对于因公临时出国（境）业务报销的基本准则和方向没有做大的调整，主要是调整了伊朗等国家（地区）61个城市住宿费标准，很大程度上解决了前文中提到的老师们住宿费超标的问题。而且财行〔2017〕434号中明确提出了出国（境）人员在境外往返进场的交通费用，可参照城市间交通费有关规定执行，解决了往返机场费用的报销问题。

高校财务工作人员应该及时掌握有关外汇业务报销的政策变化，并根据国家的政策制定出適合本学校的外汇报销管理办法，并通过在学校门户中发布公告、给院系负责外事的老师发送邮件等方式将最新的管理办法通知到师生，做到信息对称。

财务人员不仅要掌握政策，而且要按照报销规定去执行。对于老师发生的除规定可以报销的其他费用，比如宴请费，在国外购置的物品等费用一律不予报销。对于确有必要租车发生的租车费、汽油费等，各个高校可以制定自己的报销规定，但是在报销租车费的同时一定要相应地扣减公杂费。

（2）严格执行审批制度，加强预算管理。师生因公临时出国（境）必须经过学校相关部门审批，取得出国（境）任务批件才能办理出国（境）手续。如果没有出国（境）任务批件而出国（境）的，属于擅自出国（境）行为，财务部门不得报销相关费用。而且出国（境）任务批件上应注明出访的国家，并具体到城市，这样可以避免师生擅自改变行程，产生不必要的城市间交通费。对于无故擅自延长出国（境）时间所产生的费用也一律不得报销。

（3）加强购汇管理。财行〔2013〕516号文的第三章第十七条规定，中央各部门根据出国（境）经费预算，结合实际购汇需求，自主核定本部门及其所属单位购汇数额，通过财政部批准的人民币资金账户，向外汇指定银行购买外汇。学校财务部门要严禁师生以出国（境）为由支取人民币，只有在年初教育部的外汇额度还没有下拨到学校的时候除外。外汇额度就是指教育部按照国家外汇预算管理制度，按计划核拨给学校用于购买或支付外汇所需配套的人民币指标。如果师生出国（境）要预支，必须持批件按照规定的天数和核定的标准在财务部门办理好手续后到指定银行去购汇。

（4）加强外汇业务的学习，培养一支高质量的外汇管理队伍。外汇业务的报销有很多特殊性，对于财务人员的素质要求较高。从事外汇业务的财务人员首先应该掌握一定的英文阅读能力，虽然会要求老师在发票背面注明发票的内容，但是财务人员也要有自己判断的能力。对于除英语之外的其他语种的发票，财务人员（转72页）（接94页）也应该根据工作实践经验掌握一些基本的单词，比如住宿费中的早餐等（因为有伙食费用的包干，所以早餐是要从住宿费中扣除的）。其次，应该加强高校间财务工作人员关于外汇业务的学习交流活动，可以针对这一特殊的业务进行相互学习和经验交流，对于培养一支高素质的高校外汇管理队伍大有裨益。

2.针对普通外汇报销业务中出现的问题的意见和建议

（1）如付款时是现金结算或者当面用信用卡付款，那就必须出示购物时的原始购物小票、信用卡签单或发票才可报销。

（2）对于网上交易发生的外汇发票的报销，需要提供更多的支撑材料以确认经济事项的真实性和可靠性。

（3）要求老师在发票背面用中文注明发票的内容，并有项目负责老师和经办人的签字，如果出现重复报销的情况，老师要对此负责。

参考文献

1.范忆琳.高校外汇管理初探.事业财会，2007（1）.

2.吴芳红.高校外汇经费报销的几个问题.行政事业资产与财务，2015（5）.

3.周永发.因公出国（境）费用审计方法初探.行政事业资产与财务，2014（9）.

4.滕婧.浅谈高校外汇管理.现代经济信息，2015（12）.

（责任编辑：刘海琳）