综合办公平台建设与发展的思考

陈挚

四川省农业农村厅信息中心，四川成都

随着科学技术的飞速发展，信息化已经成为当今时代发展的大趋势，一个高效无纸化的办公时代已经到来。更好地服务于三农，夯实信息化、数字化应用的基石，四川省农业农村厅于2017年底开始进行综合办公平台的建设，期间对各项功能模块进行了多次新增、修改、优化、完善等调整，现已实现了办公信息化管理。

1 综合办公平台的建设思路及建设意义

四川省农业农村厅综合办公平台以厅内人员为核心，以工作流为“血脉”的设计理念来构建出整个系统的权限角色架构，基于整体组织架构从而构建整体应用，通过工作流带动各模块信息的运转，实现为厅内不同用户提供协同办公及移动办公的能力。平台基于“框架+应用组件+功能定制平台”的架构模型，可提供后续应用模块开发与第三方系统数据接入、输出的整合共享功能。

平台主体部分包括工作台、日程安排、公文管理、通知公告、会议通知与报名、会务管理、厅网报送、资料库管理、系统管理、数据看板等多个功能点，全面助力厅内各处（室、局）、厅属各单位协同办公。系统设计采用多屏同步多端共享的方式，使用云端管理平台，仅用一个数据中心从而实现平台整体无缝数据对接，增强用户使用体验。

1.1 综合办公平台建设思路

一是统规分建，统筹兼顾。立足四川省农业农村厅各处（室局）厅属各单位办公需求，优化工作流程，与业务工作信息化系统有机结合和兼容，实现业务工作、学习提升、绩效管理相辅相成，促进业务能力和管理水平提升。

二是提升效率，降低成本。通过技术手段对办公系统进行高度整合，实现信息统一、入口统一、管理统一，打破信息孤岛和流程壁垒，把办公协作、信息共享和监督制约理念贯穿平台建设始终，做到办公效率提升、流程规范、集中管控，实现不同层次、各个环节、各类主体之间闭合的业务运行和监督体系。

三是改革创新，与时俱进。改变思维定势、工作格局、行为习惯等，利用信息化手段突破各种束缚、阻力和障碍，主动探索新思路、新办法、新途径和新技术，适应新机制、新模式；把握政务信息化建设的动态性、开放性、实时性和长期性，适应不同时期的新形势、新任务和新要求，不断更新相关数据、改进架构体系和实现方法等，使其不断自我完善。

1.2 系统建设意义

建设四川省农业农村厅综合办公平台，做好办公政务信息化工作的意义，一是可以提高四川省整个农业农村部门的信息化程度，加快提升部门管理信息化水平，提高行业主管部门行政办公效率，并以此带动其他业务系统信息化发展水平；二是可以建立健全管理系统，提高信息的传递速度和质量，实现管理现代化和决策的科学性、先进性和实时性，及时进行有效的远程指挥和处置，还能及时传达上级的工作部署，提高行政效率，大大节约事务办理的时间；三是可以规范审批流程和审批工作，加强对内的协调化管理，强化单位管理能力，能及时有效地查看工作进度，实时全面掌握工作办理状态，及时发现问题和解决问题，从而减少差错、防止低效办公。

2 对综合办公平台优化建议

2.1 公文管理

进一步优化公文管理的功能，增加批量导入和批量导出功能，优化公文自定义流程的算法，同时完善移动端的对应功能，增加移动端对手写签批的支持，同时可以尝试支持语音批示、批注等签批功能，通过语音记录或语音转文字签批的方式，来降低用户使用难度。

2.2 厅网报送

按厅门户网站信息报送的要求，增加厅网报送功能模块，各单位可以通过该功能上传需要发布到厅门户网站上的信息、图片和审核表，同时在资料库管理中增加厅网报送的栏目，用于自动保存审核通过的厅网报送信息，便于网站科对不同时间段、不同人物的网站信息进行统计汇总，该模板功能也进一步规范了报送流程、提高了信息发布效率。

2.3 微信公众号消息提醒

新增微信公众号消息提醒功能。只要将个人平台账号在微信公众号上绑定，即可在微信公众号内接收到平台的通知公告、会议报名、公文流程等通知。

2.4 视频会议

视频会议系统与综合办公平台结合，实现通过平台直接管理视频会议会场，预约会议等常用操作，同时，可以通过综合办公平台（电脑端和移动端）直接收看视频会议直播或录像，甚至能直接通过综合办公平台进行移动端参会，该功能模块将对重大农业公共安全现场实时情况沟通协助、应急现场处置起到了支撑作用。

2.5 平台安全升级

为提升综合办公平台的安全性，需要进行安全升级，提升密码规则的安全等级，对平台整体的基础架构进行升级优化。

2.6 全省农业农村系统推广应用

根据各地农业农村部门的实际需求，分步分层向基层推广，可以对综合办公平台进行适应性改造后，供当地农业农村部门使用。同时，也能和四川省农业农村厅平台互联互通，进一步消除消息孤岛效应，从而推动办公效率。

3 综合办公平台相关的工作思考

四川省农业农村厅综合办公平台建设的本质是以提高决策效能为目的。通过实现办公一体化、自动化和无纸化，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公的能力，强化决策的一致性与及时性，最终实现提高决策效能的目的，同时实现了单位内各部门的横向连接，通过对数据的采集和整合，为员工提供一个数字化的办公环境，基本实现信息资源共享、传输网络化、交换电子化和管理科学化，为事务管理、领导决策提供支持。为进一步推进综合办公平台应用的开展，建议在实际应用中采取以下措施。

一是发挥领导示范推动作用。综合办公平台的应用效能有效发挥的关键在领导。如果领导能通过综合办公平台办理日常事务，员工必将自觉适应和应用综合办公平台。

二是完善规章制度。无规矩不成方圆，综合办公平台的操作性很强，需要进一步建立和完善与之相适应的规章制度。明确综合办公平台各个功能模块的责任落实等，加强督促、检查和指导，认真解决存在的问题，不断推动厅综合办公平台应用工作的开展。

三是强化培训。抓好系统管理人员和使用人员在综合办公平台使用方面的培训，让大家对其充分了解、熟悉、使用，才能确保综合办公平台更好地运用到实际工作中。

四是规范已开发功能模块的管理。对目前公文管理、通知公告、会议通知与报名、会务管理、厅网报送等基本功能，进一步加强规范管理，要求使用人员按照相应的要求，完全在综合办公平台上操作，推进办公的一体化、自动化和无纸化。

在全厅甚至全省农业农村系统推广应用综合办公平台的同时，仍需注意与传统办公模式的衔接。综合办公平台源于传统办公模式，并应逐步取而代之。在推行综合办公平台的初期甚至相当长的时期内，为保证正常的办公秩序，须将传统办公模式和综合办公平台并行，使其处于共存、互补状态。现代化办公手段取代传统办公手段，必须是一个长期的、渐进的过程，只有一步一个脚印地进行，才能让综合办公平台逐步扩展到各个工作领域，最终实现办公手段的数字化变革。