浅谈高职院校学生档案与学生档案意识

杨 玲

（南充职业技术学院综合档案室，四川南充 637131）

高职院校学生档案是学生学习、生活、参与社会实践活动的真实记录，能真实反映学生的政治思想情况、学习情况、社会实践状况、家庭背景、社会关系等多方面的情况，它为用人单位选拔录用人才提供重要依据。学生档案是干部人事档案的雏形，是干部人事档案的基础，它在学生升学、就业、出国、转正定级、职称评定、计算工龄、办理社会保险等方面起着十分重要的凭证作用。因此，高职院校应充分利用学生在校便利，找出学生档案管理中出现的问题，规范学生档案，以此来增加学生档案方面的知识，培养学生档案意识。

1 高职院校学生档案管理中出现的问题

高职院校学生档案管理中有诸多问题，其中有些问题却是由于教师、学生缺乏档案意识造成的。

1.1 归档内容不完整，归档材料不规范

每年有很多学生被告之档案内容不完整，需要回原学校补办档案，或者档案材料不规范，需要重新处理。学生档案材料问题往往体现在以下几个方面：一是填写材料时不认真，书写潦草、字迹模糊不清；填写内容不全、不准确；有的甚至随意涂改填写内容。二是书写材料时使用的纸张随意，草稿纸、信签纸、作业本纸等很常见。三是使用圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、铅笔书写材料。四是张贴的照片出现脱落或模糊等。

1.2 毕业生不关注学生档案的传递

根据统计我院综合档案室每年的档案查阅利用记录，因档案丢失来补办档案的将近占整个查阅人数的一半。究其原因，相当一部分毕业生不知道毕业后档案会转走。有的虽然知道，但在填写邮寄地址时疏忽错填，或者根本不去关注自己的档案。若干年后等需要利用档案时才发现档案已不知去向了，给自己工作和生活带来很多麻烦。还有人认为档案掉了也没什么，回学校补就行了。但学校只能补一部分学籍档案，而学生档案远不止这些。

1.3 毕业生弃档现象严重

当今社会竞争激烈，高职院校毕业生就业领域扩展到社会的方方面面。多数毕业生进入私企、民企，或选择自主创业等。许多自主创业学生认为档案无用，放在学校，还是放在人才交流中心都无所谓；而那些已就业的学生，用人单位往往只看重毕业生的能力，不要求提供档案。再加上毕业生工作不稳定，跳槽现象严重，传递档案又很麻烦，甚至有的用人单位还用档案来限制员工跳槽。导致很多毕业生选择放弃或丢弃档案。

2 培养大学生档案意识的必要性

2.1 有助于推动档案事业发展

大学生是未来社会的主力军，他们文化层次高，毕业后将成为各行各业的中坚力量，他们具备良好的档案意识，在工作、学习、生活中影响家人、朋友、同事，有助于向民众普及档案知识，对整个社会的档案事业有很大推动作用。

2.2 有助于学生利用档案维护自身的合法权益

档案意识是大众对档案和档案工作的的一种主观判断和印象，包含着对档案性质和价值的认识和认同。大学生具备了良好的档案意识，他们可以正确认识档案的价值和作用，在需要的时候，他们可以迅速、主动地获取、利用档案，维护自身的合法权益。

2.3 有助于减轻学校档案部门的工作压力

随着高职院校招生规模的不断扩大，学生档案的数量也在不断增加，加上学生缺乏档案意识，高职院校在管理学生档案时遇到诸多问题，审核学生档案内容是否完整；毕业生档案的传递工作；分类保管毕业生放弃的档案等，都需要耗费大量的人力、物力、财力。而让大学生自主增强档案意识，平时就注意档案内容的填写、收集和管理，就能为学院档案工作节约大量人力物力。

3 培养学生档案意识的有效途径

3.1 抓住学生入学、毕业两个关键期，丰富学生档案基础知识

3.1.1 抓住新生入学教育，培养学生档案意识。新生入校之初是对他们进行教育的最佳时期。新生刚入校，对校园充满新鲜感，再者学生档案与他们有密切的关系，他们会更加重视，更容易接受所学内容。此时可以通过以下几种方式进行：发放学生档案知识读本；举办学生档案知识讲座；辅导员组织班会活动宣讲学生档案知识方面的内容。

对于新生还一个非常重要的时机，就是新生填写入学登记表等各类表格的时候，让学生了解档案的保存对档案纸张规格、质量的要求，不得使用草稿纸、作业本纸，书写材料用笔的要求，告之学生不能使用圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、铅笔书写，填写各类表格时要注意书写工整，填写时要仔细，不要漏填、错填，填写信息要准确无误。以此规范学生档案，让学生了解一些档案知识。

3.1.2 对毕业生进行档案知识教育。大学毕业生既是学生档案的形成者，也是档案的利用者。他们步入社会后进入社会各行各业，他们的档案意识会影响身边的领导、同事、家人。只有在学校给他们树立档案意识，他们走向社会后才会认同、支持、重视档案。在学生离校之前，学生都忙着准备简历，谋求高职位、高薪酬，很容易忽视自己的档案。高职院校档案工作者可以抓住这个时机，举办毕业生专题讲座，运用校园网、校园广播、学生宣传报、宣传栏，讲解宣传学生档案的作用、学生档案的传递方式，学生丢弃档的危害以及往届毕业生丢弃档后寻找档案的艰辛例子，以此来警示毕业生重视自己的档案。

3.2 充分利用各种形式宣传档案、档案文化，培养学生档案意识

3.2.1 充分利用网站如今，网络在人们生活、工作、学习中发挥着十分重要的作用。人们热衷于用网络解决生活中各类问题，大学生更喜欢利用网络关注学校的动态。档案管理部门可以设立档案网页，通过网站及时发布档案法规政策、工作动态、档案新闻、档案文化等，让学生关注档案，培养学生档案意识。

3.2.2 利用重大节日活动学校每年都要举行一些重大节日、活动，档案管理部分应充分抓住这些机会，如每年的6.9国际档案日。此外，档案管理部门还应与学校宣传部、学工部、团委等部门联合，在校史、优秀校友等活动中以多种形式宣传档案，充分发挥档案的魅力，展现档案文化、档案的作用，激发学生档案意识。

3.2.3 充分发挥辅导员、任课教师的魅力 学生在校学习、生活，与之关系最密切、最亲近的是辅导员、任课教师。他们的言行对学生的影响是潜移默化的。辅导员、任课教师在日常教育、教学中渗透档案知识教育，对学生档案意识的培养、形成有十分重要作用。

学生档案意识的养成，不是一蹴而就的，需要一定的过程，不能局限于某种方式、某个时段，而应在一个持续的过程中运用多种方式宣传教育，才能达到效果，才能让学生在以后的学习、工作、生活中认同、支持、重视档案，利用档案工作，参与档案工作，为后人留下宝贵资源。