高校干部人事档案信息化管理模式构建机理分析

柴 瑞

（鄂尔多斯职业学院，内蒙古鄂尔多斯 017000）

人事档案作为一种特定的信息资源，是我国人事管理制度的一项重要特色，它记录着一个人的主要经历、品德作风、政治表现等个人情况的文件材料，记载着人生轨迹的重要内容，起着凭证、参考和依据的作用。信息化时代的到来，要不断完善信息化基础设施，积极整合与应用各类信息资源。传统的人事档案管理模式，已经无法满足当前档案信息充分利用的期望，作为新时期干部资源管理的客观要求，高校构建干部人事档案信息化管理模式，成为进一步加强和改进干部管理，适应组织人事工作发展的必然趋势，所以探索建立新的模式成为一项重要的内容。

1 人事档案信息化管理模式构建的意义

习近平同志强调：“没有信息化就没有现代化，要求高度重视信息发展对党的建设的影响”，这为构建人事档案信息化的管理模式指明了方向。信息技术的应用，改变了传统纸质档案的局限性、封闭性。人事档案所具有的现实性、真实性、动态性、流动性、机密性的特点，是全面考察一个人、选贤举能、知人善用的重要参考依据。要实现人事档案的信息化，首先应该将其数字化。在数字化人事档案背景下，可以对档案进行数据迁移或共享，在提高档案利用率时，切实提高组织人事工作效率。干部人事档案信息化管理对提升单位管档水平，促进单位人事工作的发展具有重要意义。

近几年来，随着人事档案数字化工作的开展，高校人事档案的信息化逐步渗透到实际管理工作中，在具体实操过程中彰显。信息化的管理模式不仅可以满足人事工作的基础性需求，同时也大大提高了工作效率。比如：高效快捷；灵活操控；网络共享。人事档案管理通过信息化手段提供检索和查询，节约时间提高了管理工作的效率。大量的人事档案可以按照惯例需求灵活排序、提取所需信息。随时存档随时备份，在节约空间的情况下，而且还能灵活操作。通过信息化手段实现档案信息共享和数据分析，为整体工作提供科学决策。

2 人事档案信息化管理模式的内容

2.1 信息化基础资源建设

以学院内网为基础资源，在符合网络信息安全保密条件条件下，依附于高校现有的网络平台数字化校园建设，来搭建人事档案管理系统。投入符合信息化要求的办公操作环境：办公场所三室分开，服务器、涉密计算机、扫描仪、复印机、存储设备、专用存储柜等电子器械和安全防护软件的配备，使干部人事档案信息化管理的技术达到规范、数据库的设计统一标准。

2.2 人才队伍建设

干部人事档案信息化管理既对信息网络技术有严格要求，又对档案管理人员的素质有更高的标准。因此，人事档案工作者的自身业务水平和能力关系到人事档案管理的方式方法。这就要求高校的人事档案管理工作者要随时学习新技术、掌握扎实的业务知识和坚定的政治立场才能胜任工作岗位的要求。信息化建设离不开人才的引领，在管理队伍建设中管理工作者必须与时俱进更新业务知识，提升专业素养。同时要逐步拓展到信息技术、网络技术、大数据技术等领域。要有一支业务水平强、实操能力好、责任心强的专业管档队伍。所以，加强管档人员的专业化建设和专职化建设，实施“人才强档”的战略，是实现干部人事档案管理信息化的关键。

2.3 制度规范化建设

建立健全管理制度，使管理制度规范化。严格遵循业务要求，制定符合数字化、信息化建设的制度细则。就以全国干部人事档案专项审核、全国干部人事档案专项审核“回头看”为契机，夯实档案基础性工作，巩固专项审核成果，确保每一卷干部人事档案做到“清清爽爽”。“无规矩不成方圆”，按照2018年11月中央办公厅印发并实施的《干部人事档案工作条例》以及一系列国家标准、行业规范、法律法规和规范性文件，加强日常人事档案管理工作，严格落实档案管理责任制，将档案工作者的职业道德建设和制度规范约束有机结合，保质保量完成档案基础性工作，并要加强对有独立管档条件单位的监督指导和业务培训。

2.4 运行中保障信息安全防护

人事档案内容涉及到每位干部的隐私，应长期保密。对涉密网络实行分级保护，并做好测评。通过建立信息安全保障体系对数据库、网络信息等不可公开的信息进行加密，并实行分级保护来提高信息安全。同时，完善好身份的认证、监督、管理、审计系统。比如：高校要设置用户登录识别端口，身份证登录，设置密码。本校人事档案管理员后台有权进入系统。将纸质查档申请程序嵌入信息化管理平台，经批准后方可查询。通过设置复杂的代码或防火墙保证平台的安全性与稳定性。人事档案管理工作者定期监测后台，如：浏览情况、借查阅情况等日常，发现问题及时上报，妥善解决发现的问题，使网络信息安全为干部人事档案信息化管理提供保障。

2.5 档案信息资源共享

“共享”，在此所指每个人的可公开的、真实的、认定过的（三龄、两历、身份）人事档案信息在校园内部实现共享。在人事工作过程中不难发现，比如人员基本信息，随着时间的推移，人事部门、组织部门等所掌握的人员信息就会出现不一致，这样在全面考察人、选贤举能、知人善用的时候带来诸多尴尬。因此人事档案信息的动态管理维护，档案信息资源共享，在高校中的各部门，具有积极作用。在实现数字化和信息化的档案工作管理，使高校中的人事档案资源得到最大限度、合理有效地开发和利用。为高校的人事干部任免、校内部门人员流动等提供动态化系统的服务。

3 人事档案信息化管理模式的效用

3.1 提高档案管理工作效率

人事档案信息化管理的实质是利用现代化信息手段来服务人事管理。之前的人事档案管理方式从表面上看比较封闭保守，管理过程简单、重复、繁杂的工作流程，延用传统手工检索模式的管理过程。高校人事档案以每人一册为单位，以纸张单一的载体所呈现，在查找翻阅时费时费力，运用效率低下，整体信息化的含量偏低。改变传统的管理模式，效率优先，才能满足当前人事工作的需求。在人事档案信息化管理模式下，管理人员进入系统利用几秒的时间就能够快速准确得锁定内容查询到所需信息，切实提高了工作效率、优化了工作流程。管理部门和跨部门查档能做到实时共享与随取随用，提高了工作效率，实现档案的价值。高校人事档案管理工作的灵活性、适应性、时效性才能得以展现。也有利于档案信息资源的整合与分析利用，为人事档案信息的开发利用“开绿灯”。

3.2 科学保护干部原始档案严防涂改造假

每一份干部人事档案都具有历史性、原始性的特点，数字化档案的建成使用使档案管理更加系统化、缜密化。信息化管理模式下的纸质档案能够随时转化为数字形式作为备份，能够有效地预防和减少因档案材料的缺失带来的不必要损失。同时也减少了对原始实体档案的损害。随着时间的推移，纸质版人事档案因查档、借阅等频繁翻阅使用，会变得不吃年代，如：纸张变黄、便脆软、字迹褪色、污损等，不利于长久保存。然而，在信息化的管理模式下的阅档，很大程度上降低了对原始档案的直接触摸频次，极大地保护了原始档案。

真实性是干部人事档案最为重要的价值体现，但是，有些干部对人事档案材料弄虚作假，致使人事档案失去原貌，材料中个别内容出现涂改，对三龄两历一身份进行编造，甚至替换档案材料，使档案的可信度完全丧失。近年来，中组部也通报过多起造假事件，影响十分恶劣，为了清理这类事件的再次发生，2014年至2016年开展了全国干部人事档案专项审核工作，2019年又进行了“回头看”，对所有人事档案再审核，将遗留问题登记造册。干部人事档案在信息化管理模式下，档案以数字化的形式存储在电脑的服务器当中，对档案的变动情况可以实时查看，对使用轨迹追踪到底，严防了档案涂改和弄虚作假，保证了档案材料的真实性，防止篡改档案事件的发生。

3.3 搭建高校人事档案信息化服务平台

档案材料除了每年固定的几种材料的填加，就在档案柜子里等着“被利用”，形成“信息孤岛”。那么信息化管理模式下的人事档案以服务为抓手，伴随着高校各类人事应用系统的不断增加，高校干部人事档案信息化服务随之应运而生，这就要求高校干部人事档案管理的人事部门要采取新的应对方法，来提高人事档案的管理效率。其中，加强以数字化校园为载体的高校人事档案信息服务平台建设成为当下各高校采取的重要举措。有了数字化校园平台，高校人事档案管理就能实现了网络信息化服务。所以，加强高校人事档案管理信息化的建设，迫在眉睫。

3.4 深度与干部工作相融合

进一步融合人事档案管理信息系统、人事管理信息系统和公务员信息库等，便于对本单位的人事信息进行统计、分析与挖掘，形成相应的信息资源库，为人事管理提供可靠的决策科学数据。数据之间的关联，能为人事决策、高校内部人员流动、管理等提供动态化、系统化的服务。可以推进干部人事档案管理的网络化建设，动态化管理及维护。信息化管理模式下的人事档案，不但推动着人事工作的转型升级，还具有提高人事管理效能的现实意义，将实体材料转化为人事管理中的可用数据，为干部资源配置、领导班子建设、干部宏观配置、组织人事工作规律研究等提供精准高效的服务。

4 结语

数字化背景下，高校的人事档案与在职在编教职工的利益息息相关。做好高校人事档案信息化管理是高校长足发展的重要工作。各高校的人事档案管理工作中也都面临着不同程度的挑战。那么，怎样做好高校人事档案管理工作，如何去构建人事档案信息化管理模式值得每一位档案工作者探索和尝试。只有在多方共同努力，积极探索，才能有效地提升高校人事档案信息化管理水平，让高校人事档案管理的人才培养与人才开发的优势真正的发挥出来。人事档案管理工作作为人事部门的一项基础性工作，档案的信息化管理，任重而道远。希望在今后的研究中，笔者还有待于深入思考，在工作实践中予以探索。