浅谈档案的收集与整理

纪义昆

摘要：档案是直接形成的历史纪录，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性。档案工作内部的重心也应从初级的档案存放利用，上升到适应新形势下的“档案现代化管理”上来。档案管理作为档案工作的终极目的，其重要性特征在进一步的强化。

关键词：档案;收集;整理

一、提高档案管理人员的整体素质水平

在进行档案管理水平提升的同时，档案管理人员的整体素质是关键点所在，不仅要提高他们自身的业务素质和知识水平，还要努力培养政治强、业务精、作风硬的精神，提高适应岗位要求的实际本领，珍惜档案工作岗位。档案管理人员要深入进行调查研究，提高新时期对档案信息的认识和要求，不断总结和探索，提高管理水平。同时也要提高档案管理者对档案的意识和法制观念，认识到档案的重要性和潜在价值，档案管理好坏是一个单位管理水平和文明程度的体现。

增强档案管理员的档案认知程度和意识，首先是加大对档案知识的宣传和档案业务的培训。不定期地制作有关档案作用和意义的宣传页，培训档案管理人员参与到材料形成档案的整个过程中，向其讲解文件收集整理归档的每个步骤，增强管理人员对档案工作的了解，使每个人员认识到：如果没能按时整理归档资料，工作就无法完成，只有做好归档工作，工作才算是有始有终。做好档案归档工作是档案管理人员的良好素质体现。

二、健全管理制度，建立全馆一体化的管理新模式

健全档案管理制度对档案管理十分重要，如建立收集制度、保管利用制度、保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入岗位职责和考核办法之中，在提高全员档案意识，使他们积极主动归档配合档案部门工作的同时，建工档案传递、登记制度、实行动态管理，一是遗失及时查找补损，确保材料完整，二是及时整理归纳，整理档案顺序。

档案工作具有独特性，因此建立符合实际情况的档案管理模式信息一体化的管理就显得更为重要。建立档案、图书资料等一体化管理是适应现代化管理的新模式。并且将一体化管理制度编入员工的日常考核评定中去，使其意识到档案管理的重要性，更好的做好档案管理。

三、通过多渠道、多途径收集文件材料，使档案信息内容更丰富

档案管理的最终目的就是利用，发挥它潜在的经济效益和社会效益。因此单位档案工作要多渠道、多途径地开发档案信息资源，收集利用反馈信息，了解和研究档案的反馈信息，总结经验教训，提高档案利用率。

服務对象的差异，需求不同，形成了各自的特有的材料，因此收集材料的多范围也不相同，为保证档案保存，应改变归档范围，保管期限，使之更加合理化。同时档案的载体也实行多样化，除纸质外还包含了照片、录音、录像、实物等。

四、实现新形势下档案管理现代化，工作标准化

档案管理工作新时期不仅有先进设备的配置，还包括管理技术和管理思想的现代化、工作标准化。现代化管理不仅需要现代化的设备，还要有相应的工作要求来实现。

档案工作标准化、规范化的内容包括案卷组织的方式、格式、分类规则、着录和索引规则，文献编纂规则等。

这些标准化、规范化的管理都离不开先进的技术，尤其是计算机的技术，光盘技术等先进技术的应用。只有先进的设备，先进的技术有机结合起来，才能真正实现新时期档案管理的现代化。

五、加快数据准备，推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程，因为馆藏案卷多，着录工作不仅量大而且复杂，必须没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法来着录。在着录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得着录工作“多”“快”“好”兼而有之的效果。

1.分清轻重缓急，循序渐进。

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案中可开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。

2.分门别类，充分利用档案原基础。

对现有已分门别类的利用原基础进行归档着录，计算机统一给出分类号。

六、加强档案人员计算机知识和技能的培训

档案管理要使用现代化管理方法，而且要学习和掌握计算机知识和操作技能，为实现档案的现代化管理打基础。

要促进档案信息化管理，除了计算机及其配套设施外，还要强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态信息，做好信息资源的开发和利用。同时，要通过现代信息处理技术对现有的各种档案进行数字化处理和存储，加强档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库建设。当然加强电子档案归档管理和人才建设是缺一不可的。

所以说，抓好档案管理的现代化人才队伍建设，建设一支高素质的档案队伍是奠定档案事业长足进步的根基，实现现代化管理的前提。