浅谈煤矿企业办公室业务接待

郝丽娟

摘要：企业的不断发展离不开经营业务的正常开展，然而经营业务的开展离不开经营业务的接待，所以企业办公室的接待工作就显的越发的细致重要，接待工作的质量不仅直接决定业务的成败，而且接待的质量更代表了企业的重要形象，作为煤矿企业的办公室部门，更要认识到业务接待的重要性和必要性，所以想对于如何做好煤矿企业办公室接待工作谈谈个人的几点认识。

关键词：煤矿企业;业务接待;办公室部门

一、煤矿办公室的业务接待工作具体要求

1.煤矿办公室的业务接待工作要做到有理有序，遵循杜绝铺张浪费，反对大吃大喝，减少非正常的接待应酬的同时还要保证接待工作的体面和招待的热情。努力提高业务接待工作的水平，维护良好的企业形象，展示煤矿企业办公室接待人员的能力素养，促进业务的开展并推动业务水平的不断提高。在企业深化改革的大背景下，要想适应煤矿企业转型升级后的发展的需求，办公室部门的业务接待质量就必须提高，作为接待人员必须要做到服务到位、细致耐心、待人热情、规范有序、对方满意，如此才能更好地体现业务接待的必要性和办公室职能部门的作用，以满足改革当下对接待工作的需求，给煤矿机关单位树立好一个优秀的新形象。

2.作为煤矿企业办公室接待人员除了要做到以上基本要求，在接待过程中还要体现煤矿企业的特点以及煤矿企业的管理文化，接待之前要把基础性工作做好，保证接待工作质量，详尽接待前的准备，合理安排接待过程，规范落实接待步骤。比如在接待上级领导时，一定要预先掌握上级领导的主要目的，工作要求，合理安排车辆、餐饮、休息住所，以及参观路线或会务类型及会务地点等各项安排。接待工作要超前考虑，周密布置，悉心服务。在了解掌握情况后，接待人员之间的协调工作也要预先做好，具体工作具体做，会议地点的安排、会议材料的准备、会后用餐的安排、接待工作结束后的送行及其他有关注意事项需要都需要负责接待相关人员协商到位。在接待工作准备阶段中，要注意区分上级机关与兄弟单位的不同，因人而异，因事而异，这里说的不是指看人做事，而是说对不同的来访需求要做出对应的接待安排，不可以千篇一律。根据对方不同的需要做到细致妥善的安排。

3.接待人员做出接待计划并考虑成熟后，首先要及时向主要领导汇报，听取领导意见后按照领导要求反复完善接待工作。在具体实施阶段中，对接待工作的每一个环节做尽可能详细的安排和考虑，安排好工作细节，考虑好突发事件的可能性，让每一个参与接待的人员都明确自己的任务和责任。每一个接待人员都要注重自己的形象，举止到谈吐都要体现自身素养，基本做到语言和蔼，服装整洁，以礼相待，周到热情，微笑服务，尤其对开会时所需用材料的撰写、排版、打印督促办理，严格保证在会前整理出来，同时对开会时所需用的会议用品和接待物品也要提前准备，若有不足，及时上报采购，保证会议的正常有序进行[1]。

4.后勤生活部门做好就餐坐席的布置、菜谱和餐点的准备工作。所有的工作都需要详细的布置和落实到专人专项，确保接待工作万无一失。虽然接待工作比较繁琐，一个环节的失误都会直接或间接地影响部门和企业的形象，接待人员一定要做到用心、耐心和小心，宁可备而不用，决不可用而无备，否则就会因小失大，面对突发状况时变得手足无措。我相信这方面的体会给每一个接待人员的体会是深刻的。比如有时召开会议时参会人员远远多于通知时的人员数，临时找人布置座椅弄得手忙脚乱，使得参会人员不能按时就座，或者有时参会人员变动，台签的摆置不能及时更改，诸如此类突发状况都会延误会议进度。所以有时必须考虑突发情况，并且做出相应的应对措施以确保接待工作的高质量的进行。所以说一次会议的顺利进行需要接待人员做好一切准备的同时还需要有灵活的应变能力。

二、煤矿办公室的业务接待工作的具体安排

其一，接待礼仪一定要烂熟于胸，站位、握手、言辞、坐位主次，都必须做到规范礼貌。其二，会议过程中一定要遵循会议礼节，比如每隔15-20分钟到会议室倒水一次，其余时间不变频繁进出会场。步伐要轻、动作要稳，在会议期间，若发现哪位领导的水杯已空，要及时通知服务人员来倒水，规范化的同时也要灵活应对。其三，餐饮要提前协商并及早安排，明确此次接待的就餐标准及就餐习惯。尤其是民族差异不确定的时候一定要向来访领导的随身人员询问清楚，了解来访领导一行中的特殊饮食习惯以及其他注意事项，如此在安排餐饮时，才能得心应手，使到访领导感觉考虑的周全和服务的到位[2]。最后，送行礼节，在领导来访各项活动、议程结束后，安排好送行的时间，不能太早也不能太晚，提前通知司机到位，并熄火等候。领导上车前的握手送行，上车后的挥手告别，祝愿来访领导以及同行人员一路顺风，目送来访领导离开之后才可离开，以上礼仪缺一不可。

三、结论

接待工作的繁琐及多变，作为接待的负责人在每次接待程序结束后，都应该全面的详尽地做好本次接待的总结。领导满意的方面改进并且延用，思考之后發现存在问题之后要加以重视并且制定对策。在接待基本原则的前提下，扬长避短，不断完善方可将这项工作越做越好，更进一步的增强企业间的深化交流。

参考文献：

[1]兰瑛.新形势下企业办公室管理效能的研究[J].中国管理信息化，2019，22（13）：88-89.

[2]赵祥琳.企业办公室管理工作的创新途径研究[J].通讯世界，2019，26（06）：313-314.