在新《档案法》背景下高等艺术院校艺术档案数据库建设探索

梁媚 赵一荣

《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》第一次修正，根据2016年11月7日第十二届全国人民代表大会常务委员会第二十四次会议《关于修改〈中华人民共和国对外贸易法〉等十二部法律的决定》第二次修正，2020年6月20日第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订。[1]修订后的《档案法》，于2021年1月1日起开始施行，并增加“第五章档案信息化建设”“第六章监督检查”两个章节的内容。加强档案信息化建设，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。增加档案监督检查的规定，明确监督检查档案信息化建设和信息安全保障情况。

新《档案法》总则第一条：为了加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化，为中国特色社会主义事业服务，制定本法。[2]在总则中明确的提出了提高档案信息化建设水平的要求。高等艺术院校艺术档案内容丰富、载体多样，声像、实物等材料众多，更需要加强信息化建设，这是现实的需求也是未来发展的趋势。

一、高等艺术院校艺术档案的特征

《艺术档案管理办法》对艺术档案的定义进行界定，“艺术档案是指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化遗产。”[3]高等艺术院校艺术档案兼具普遍性与独特性的特点。

1.来源广泛性

随着学校的发展，在艺术创作、演出、教育、研究、文化交流等艺术活动数量越来越多，艺术活动范围也越来越广，使高等艺术院校艺术档案具有来源广泛的特征。诸如学校师生参加国内外文化艺术交流活动形成的艺术档案，学校师生参加校内外艺术比赛、文艺演出活动中形成的艺术档案，学校组织的各类文化节、音乐周活动中形成的艺术档案，在日常教学实践、科研创造活动中形成的艺术档案，学校师生在采风、实习活动中形成的艺术档案等等。

2.载体多样性

艺术档案材料的载体类型多样，主要分为四种：（1）文字类型。包括正式的公文、计划、方案、总结、讲话稿、记录等文字材料，还有音乐曲谱，舞蹈编导设计图谱，戏剧、曲艺的剧本、演出本、手稿，绘画、雕塑创作形成的草稿、定稿等等;（2）图片类型。包括艺术演出活动的剧照、造型照、活动照、空景照、气氛照，摄影作品，绘画作品照片，剧目的宣传图片等等;（3）声像类型。包括录音带、录像带、磁带、光盘等等，比如名师的教学及讲座讲话稿录音带，艺术演出活动的视频，讲座、比赛、毕业展演等活动视频，艺术家创作的DV、电子作品文件等等;（4）实物类型。包括各种艺术比赛、艺术活动中获奖奖牌、奖杯，在艺术创作中形成的艺术作品，如绘画、雕塑、篆刻、设计等实物。

3.内容丰富性

高等艺术院校艺术专业性极强，艺术活动内容的丰富多彩。艺术档案的内容包括音乐、舞蹈、戏剧、影视、美术、设计和建筑园林这几大艺术类型产生的材料。随着高等艺术院校的发展，师生参加的艺术活动越来越多，涉及国内外，加上现代科技的应用，计算机网络以及新媒体的广泛使用，艺术活动的形式更为丰富和多样化，为艺术档案提供了丰富而有价值的原始资料。

4.艺术完整性

高等艺术院校艺术档案艺术完整性的特点包含两个方面，艺术档案的完整性不仅是艺术作品的完整性，更重要的是艺术活动本身的完整性。艺术作品能够通过参加艺术活动的规模、级别以及在活动中获得的奖励来增加它的价值。艺术作品的艺术价值、教育价值通常不能够直接体现出来，这些价值属性主要表现在整个艺术活动的过程中，所以参加艺术活动过程中产生的艺术资料，获得的奖项都应该跟艺术作品一起进行成套性归档，以保持档案的完整。

5.艺术特殊性

一是艺术风格的特殊性。“艺术风格主要是指艺术家的创作个性与艺术作品所呈现的相对稳定的艺术风貌、特色、作风、格调和气派，它是藝术家鲜明独特的创作个性的体现，统一于艺术作品的内容与形式、思想与艺术之中。”[4]艺术风格的形成从宏观上来说受到社会政治、经济和文化等客观因素的影响，从微观上来说受到艺术文化工作者的心理功能、生活经历、思想修养和艺术修养等主观因素的影响，因此形成自己独特的艺术风格。二是艺术档案保管的特殊性。艺术档案与平常的文书档案和其他的专门档案都有巨大的区别，因为其载体种类多样，有视频、书画、奖状、奖杯等各种形态各异的材料，保管的条件、场所和设施要求更为严格，以保证艺术档案实体的完整性和安全性。

二、建设高等艺术院校艺术档案数据库的意义

运用多媒体教学手段进行授课已经成为高等艺术院校课堂的常态，这是现代化教育理念的体现，也是适应教育体制改革的必然发展。而艺术院校的教学内容相较于传统课程而言具有一定的抽象性与复杂性，使用传统讲解的方式来进行教学效果有限，而利用多媒体资源进行辅助教学，则能丰富教学内容，扩展学生知识面、提升课堂教学质量，从而有效保障艺术教学效果。比如学校名师的上课视频、技巧经验传授，音乐、舞蹈、影视等比赛获奖作品鉴赏、以及数字化的美术作品等都是教学很好的素材。

高等艺术院校艺术档案的来源广泛性、载体多样性、内容丰富性、艺术完整性和艺术特殊性使得在艺术档案利用过程中不够便利、不成系统，无法满足师生的需要。因此为了能够更方便快捷的为师生提供内容丰富、形式多样、材料齐全的多媒体艺术资源，我们需要建立艺术档案数据库，将学校有价值的艺术档案系统的收集归档起来，利用多媒体档案管理系统，面向广大师生开放。不仅教师可以在课堂上使用档案资源进行教学，学生也可以在课下自由获取自己所需的学习资源，提高艺术档案的利用率。高等艺术院校艺术档案数据库的建立，不仅可以更好的保存艺术档案，也将为艺术教学和学生学习提供强大的资源支持。

三、建设高等艺术院校艺术档案数据库

新《档案法》第三十五条：档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。[5]建设高等艺术院校艺术档案数据库，学校领导应当进行指导并给予人力、物力、财力上的支持。

1.配備专业档案管理人才

档案专业管理人才是实现艺术档案数据库建设的关键。第一，稳定建设队伍。要稳定高等艺术院校艺术档案专业管理人员队伍，不能随意换岗，保证艺术档案工作有序正常的开展，确保有专业的人员对艺术档案数据库进行管理和维护。第二，加强档案电子化系统培训。高等艺术院校大部分还是纸质文件的管理归档，电子化程度比较低，要有针对性地对档案管理人员进行档案电子化系统培训、学习， 提高档案意识和计算机软件专业技能，及时更新艺术档案管理知识，提高艺术档案管理工作效率。第三，提高艺术修养。要加强高等艺术院校艺术档案专业管理人员的艺术修养，提高艺术鉴赏的能力。艺术档案与普通的文书档案具有很大的区别，具备一定的文化素质和艺术鉴赏能力，才能做好档案收集、整理等艺术档案基础工作，才有助于艺术档案的编研开发利用。第四，建立激励机制。对在艺术档案开发利用方面做出突出贡献的人员予以奖励，提高档案专业管理人才开发利用艺术档案的信心。

2.建立完善艺术档案管理规章制度

艺术档案政策法规和标准规范是实现艺术档案数据库建设的根本保障。2002年2月1日文化部，国家档案局发布第21号令《艺术档案管理办法》，是艺术档案专门法律法规。高等艺术院校应结合本校实际，加快建立相关的艺术档案管理制度。首先，从宏观来说，加强高等艺术院校领导的档案意识，认真学习贯彻新《档案法》，根据《档案法》的要求，把档案事业列入学校的发展规划中，明确档案事业的重要性，进而提高全校工作人员的档案意识。其次，学校各部门各单位要把档案工作的完成度列入部门年终考核中，列出部门负责人的职责范围，明确档案工作的规范与标准。最后，从微观来说，对艺术档案的具体管理工作要有明确规范的实施细则，在档案收集、整理、借阅、利用等每一个环节都要有详细的工作制度和工作流程。从宏观到微观，从校领导到全校工作人员，从档案事业到档案管理，都有明确的规范与标准，依法进行监督检查，才能为艺术档案的开发利用提供完善而有力的制度保障。

3.支持高校电子系统与艺术档案数据库的衔接

新《档案法》第三十六条：机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。[6]艺术档案数据库应该提供数据导入接口，与高校OA系统、科研系统、图书馆系统相互衔接，支持相关系统内数据内容的导入以及历史数据的导入。以广西艺术学院为例，广西艺术学院图书馆建立了名家名师库，存放学校历年来名家名师的出版资料。目前收录资料540种，包括音影资料、图书资料、学术论文、新闻报道等。收集的范围主要是在职或退休的副高以上职称教师的资料。资料分有5大类，分别是：（1）美术类：国画、书法、油画、水彩、版画、雕塑（2）影视设计类：设计、建筑、影视（3）音舞类：音乐、舞蹈、管弦（4）综合类：政治、英语、体育、文学;（5）其他类。《艺术档案管理办法》把艺术档案分为大类和属类，大类应设业务类、个人业务类、综合类。图书馆已经收集了大量的个人业务类艺术档案，根据广西艺术学院的艺术档案管理的实际情况，艺术档案数据库与图书馆名家名师库进行相互衔接，实现资源整合，使得艺术档案数据库资料更为完整齐全，并能减少重复收集材料的工作。

4.艺术资料的收集管理规范科学

新《档案法》第三十七条：电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。[7]《立法技术规范》：“应当”与“必须”的含义没有实质区别。法律在表述义务性规范时，一般用“应当”，不用“必须”。“应当”一词用来设定义务，就意味着要求电子档案必须具有可靠性、真实性、规范性。艺术资料的收集包括：信息录入、数据挂接、历史数据导入几个模块，艺术资料的管理包括：资料分类、鉴定确认、格式转换、多媒体切分、资料归档、存储管理等几个模块。首先，艺术档案具有来源广泛性、载体多样性、内容丰富性、艺术完整性、艺术特殊性等特征，收集难度较大，原始资料多，对这些艺术资料必须进行统一的分类整理，对资料的源头进行限定，限定资料收集人员层次或者资料收集范围内容等。其次，电子档案与传统纸质载体档案具有同等效力，作为凭证使用的前提是电子档案来源可靠，真实有效，“来源可靠”就要对艺术材料的真实性进行鉴定。再次，对艺术资料进行信息化加工，要“要素合规”，就是指信息要素符合一定的规范，符合一定的标准。如扫描的图片，转换后的音频、视频，切分处理后的视频等信息都要按照统一的格式进行加工，录入信息要具有模板，并提取元数据，防止数据信息被篡改。最后，艺术档案的归档保存，确保艺术档案数据库内数据能够长期保存，艺术档案音频、视频等多媒体材料内容多，需要的存储空间更大。

参考文献：

[1][2][5][6][7]中华人民共和国档案法.中国政府网[EB/OL].[2020-06-21]http：//www.gov.cn/xinwen/2020-06/21/content_5520875.htm

[3]中华人民共和国文化部、国家档案局.《艺术档案管理办法》[Z].2001.12.

[4]彭吉象.艺术学概论[M].北京：高等教育出版社，2019：200.

基金项目：2019年度国家档案局科技项目《高等艺术院校艺术档案建设研究》（项目编号2019-R-09）

作者单位：广西艺术学院