“互联网+”时代档案管理工作 发展的新路向

吕中元

21世纪，档案管理正在步入“互联网+”时代。在网络等信息通信技术发展基础上形成的“大数据”，“以开放、平等、参与的方式重构商业模式和人的行为方式”[1]。这种技术带动下，社会变革深刻影响着档案管理工作，社会需求也促进着档案管理工作变革。档案管理工作处在体制改革和技術进步两大挑战的“夹缝”状态，充满着未知、选择、竞争和机会，因此，档案管理工作的思维和技术“不断发展变化，以便适应文件性质、文件形成结构、文件保管系统和文件利用等方面的剧烈变化，适应社会、文化、法律、技术、哲学等方面的发展趋势”[2]。

一、管理对象的变化

（一）档案载体的变化

一直以来，纸质档案就是我国各级档案馆（室）所藏档案的主体。早在2008年，“各省市、自治区、直辖市各级国家综合档案馆馆藏案卷级档案达193167878卷，较上年增加17688882卷，增幅达10%”[3]，而到2011年各级国家档案馆馆藏已达3.3亿卷，到2020年，将达到6亿多卷。[4]在纸质档案迅速增长的同时，电子档案则有了更明显的增长速度，占有的比重也越来越大。

20世纪90年代以来，在“金”字工程等持续性政策推动之下，信息技术应用于各行各业，组织机构运转平台向电子环境迁移，许多领域的业务记录正逐步实现电子化、无纸化。据国家档案局2006年进行的调查显示，“已有近 80%的中央和国家机关、中央企业采用办公自动化或电子政务系统，产生各类电子文件近 2 亿件”[5]。同时，信息技术应用背景下的电子档案的格式也日益丰富，字处理文件、图形文件、音频文件、视频文件、多媒体文件、超媒体文件、数据库文件等都成为档案的新形式。

（二）档案内容的变化

在网络化的信息时代，公众对档案的社会文化及保护个人利益的诉求越来越高，希望档案内容不仅要反映政府的职责和保护公民的利益，而且还需要更多地为公民提供集体记忆，让他们能够在集体记忆的架构下找回自己的地方感、根源感。在这种新的社会诉求下，档案工作要以“以人为本”，“建立覆盖人民群众的档案资源体系”。如广东省在建立幸福档案资源体系建设的过程中，主要实施了“整合‘体制内和‘体制外的档案资源，改善馆藏结构、主动记录普通人的幸福、社会建设历史影像、主动收集改善人民精神生活和物质生活的重大活动档案、广泛征集民间文书、口述档案”[6]。

二、管理手段的调整

当前档案馆馆藏档案的形态和长久以来传统档案管理手段的传承，让夹缝中的“档案管理工作”必然要面对“以纸质档案管理为基础的传统模式”和“基于电子档案的各种管理难题”的艰难选择。

（一）传统管理手段的深化

社会解构思潮和社会记忆建构让人们对档案概念的理解发生了变化，档案工作的重点也由保管记录活动的证据转变为确保这种证据的确实产生，档案工作者也成为了档案遗产的积极塑造者，也成为档案形成过程中的积极干预者。

当前网络交互技术让档案著录等传统的业务环节有了改变的可能，也引发了公众对档案新的社会诉求。美国的“Citizen Archivist”项目则是一个较好的例证，美国国家档案馆不遗余力地将馆藏档案尽量公开，并借助互联网开展多样行动，利用Tag （标签法）模块实现鼓励公众参与档案著录，通过Transcribe （转录）模块实现鼓励公众参与档案转录，通过Edit Articles（编辑）模块实现鼓励公众参与档案编纂，通过Upload&Share （上传与分享）模块实现鼓励公众参与档案数字化及档案资源分享。[7]“Citizen Archivist”项目为我国档案管理传统手段的变革提供了很好的借鉴和启示。

（二）基于电子环境的档案管理

电子文件的兴起推动了档案界前端控制思想、全程管理理念和文档一体化的进行，促使档案管理能够延伸到文件生命周期的全过程。电子文件（档案）时代，档案工作关注文件的整个管理流程，即实现了档案业务关注从“点”到“线”的关注。在电子文件（档案）管理模式的变革下，文件（档案）管理系统也普遍得到应用，管理系统将业务活动的流程“集成”，在管理目标范围内经由技术手段，将文件（档案）管理与业务活动互联起来。这种管理方式的变革与组织管理变革紧密相连，以信息技术为手段，对组织中文件信息流重新组织，达到业务流程重组。

信息处理方式的变革，电子文件的爆炸式增长，数字传播方式的异军突起，使得档案传统载体形态开始向数字形态过渡。在档案虚拟载体环境下，档案管理的主要环境逐渐向电子环境迁移。这种虚拟环境下，档案工作的关注点能够从文件表层信息深入到文件所记录活动背后错综复杂的联系，分析组织间网状的、多层次的信息关联，并借助性能不断优化的信息平台，将组织的关联信息向利用者提供智能化、个性化服务。

三、管理思维的深化

（一）互联网思维

在当前盛行的社交媒体网络中，形成了各种各样的痕迹，越来越多元，这些都成为新的技术环境下档案新的形式。对于这些新形态档案的管理，档案管理工作必须融入互联网思维，运用互联网思维管理。

2014年5月，上海市政府确定涉及28个市级政府部门涵盖公共安全、公共服务、交通服务、教育科技、产业发展、金融服务、能源环境、健康卫生、文化娱乐等11个领域的总计190项数据内容作为2014年重点开放领域。[8]上海市作为我国政府数据向社会开放的引领者，此次大范围的公开政府数据，也警醒着档案管理工作必须重视“互联网思维”。

（二）社会记忆思维

在互联网技术兴起后，网络成为了传统媒体时代“沉默的大多数”讨论公共事务、平等表达观点、记录个人生活的活跃平台。公众在公共网络上的各种活动形成了海量的原始数据，而对这些原始数据形成、贮存、检索和传递等方面的有效管理成为档案工作者必须面对的问题。来源于普通公众社交行为的各种数据是数字时代社会记忆的有效留存，反映了当前大变革时代权力转移的路径，档案工作者有义务介入这些原始数据的各环节。

网络“去中心化”让电子形态的社会记忆与权力主体的变迁实现了有效的结合，电子文件的价值最好地诠释了信息技术给权力转移带来的影响，也很好地诠释了夹缝时代档案工作者的“互联网思维”。

（三）数字记忆思维

“数字记忆思维”在此处主要理解为数字思维与社会记忆思维的结合。数字网络让社会更好地实现了机会均等，在这个机会均等的权力格局中，传统科层制的权力结构受到影响，赋予权力、分散权力、转移权力成为常态，“使社会的政治权力由强制化向柔性化、垂直化向扁平化、集中化向分散化、控制化向交互化、间接化向直接化方向转移”[9]。权力的转移促使了权力“强权性”的减弱，在这种弱化的过程中，普通公众档案得到更广泛更有深度的留存有了可能性。

公众档案留存的可行性在数字环境下得到了很好的实现，网络技术的发展和网络社会的出现打破了权力阶层对数据的控制局面，让公众在网络世界能够很好地产生档案、留存档案，公众在网络上的痕迹留存也更好地见证着时代的发展，公众的网络数据也更真实地构建着社会记忆。

四、管理技术的提升

当前，信息技术通过对增量和存量电子文件的科学管理及有效控制，促进电子文件存储密集、生动直观、处理灵活、检索快捷、传播迅速等优势的显现，有力地提升电子档案资源的丰裕度和细粒度，推动着档案管理工作的跨越发展。

（一）数字档案馆建设的深化

数字档案馆作为现代信息技术发展形势下出现的新型档案信息管理模式与组织形式，概念上有过“虚拟档案馆”、“电子档案馆”、“无墙档案馆”的历程。从“虚拟”“电子”“无墙”等概念的描述中，大概可以感知到数字档案馆的特征。数字档案馆通过现代信息技术的运用，对传统档案管理流程和理念进行革新。

数字档案馆在多年的探索中，充分运用数字化技术、多媒体技术、计算机技术、网络技术、数据库技术、通信传输技术等实现管理现代化和服务智能化，已经形成了基本的功能模块：能够实现不同来源、不同格式、不同技术标准的电子档案的仓储化;实现不受时空限制的远程信息服务等，并在向互操作式、网站群式的“数字档案馆群”方向发展。

（二）关联式信息服务的实现

云计算作为当前信息化发展的重要运用，能够提供技术支持实现海量数据之间关联关系的挖掘。在当前海量数据环境下，最大的改变就是关注相互关系，依赖历史数据的积累，进行进一步的挖掘。目前，大数据挖掘在我国档案管理工作的档案服务中有很广的应用空间。在档案资源开发、开放的决策中，可以基于档案用户利用数据和需求数据的挖掘[10]，在得到需求数据之后，再进一步挖掘馆藏资源与需求之间的关联，这样可以实现精准服务和有效管理。这种尊重数据、基于数据基础的决策结果将更加有效。关联式信息服务的推进将促使档案资源内在关联得到挖掘，实现集成和增值，同时也将提升档案信息服务的个性化和智能化水平，同样大数据式的挖掘将促使构建更加完整细致的数字社会记忆资源库。

参考文献：

[1] 沈小根.信息技术专家毛新生做客《文化讲坛》 大数据 正在改变你我[N].人民日报，2014-6-6（12 ）.

[2] [加]T·库克.1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响[C]// 国家档案局，中央档案馆编.第十三届国际档案大会文件报告集.北京：中国档案出版社，1997：145.

[3] 马振犊，等.“十一五”期间全国档案资源建设与整理鉴定概况[EB/OL].中国档案学术网，（2011-5-11）[2014-7-2].http：//www.idangan.com/Achievement_info.asp？id=270.

[4] 参见杨冬权.关于随馆藏数量增加而相应增加各级国家档案馆人员编制的提案[N].中国档案报，2013-3-7（1）.

[5] 尹晓宇.守护国家的数字记忆[N].人民日报， 2007-6-28（14）.

[6] 赵跃飞.未见平民史[J].中国档案，1999（1）：28.

[7] 穗言.幸福档案体系建设初探[J].档案学研究，2011（3）：48-53.

[8] 参见http：//www.archives.gov/citizen-archivist/.

[9] 参见上海推进政府數据资源向社会公开[EB/OL].凤凰网，（2014-5-19）于[2014-7-2].http：//finance.ifeng.com/a/20140519/12357588_0.shtml.

[10] 刘建华.论网络社会的政治权力转移[J].广西师范大学学报（哲学社会科学版），48（3）：25.

基金项目：本文系湛江市哲学社科规划学科共建项目成果，项目编号：ZJ20GJ02

作者单位：岭南师范学院档案馆