基于Access 数据库的护理部办公系统设计与应用

朱新青，宋仕芬，刘 俊，李冬梅

（玉林市第一人民医院，广西537000）

护理管理是为提高人们的健康水平，系统地利用护士的潜在能力和有关人员、设备、环境以及社会活动的过程[1]。随着医院信息化建设的发展与多学科交叉渗透的不断深入，给临床护理工作带来了全新的体验[2]，为了提高护理部办公效率，实现无纸化办公，本研究针对目前医院护理部办公自动化要求，通过需求分析、系统设计，应用Access 数据库进行编程，研发了一套能满足当前护理部办公需求的信息化管理系统，并应用于护理管理实践中，取得了良好效果。现介绍如下。

1 护理部办公系统的设计

1.1 需求分析 随着信息技术的不断发展，医院信息化建设取得了很大的进步[3]，2014 年护理部与某公司合作研发了护理管理信息系统、电子病历、办公自动化等系统软件，实现了临床护理信息化管理和部门的上传下达，提升了管理效能[4]，但是由于信息化投入成本高等原因，护理部日常办公需求模块尚未进入信息系统，如护理部年度目标管理及计划，月、周工作安排及个人工作ABC 时间管理，计划实施与监控（年、季、月），护理管理人员考核等还沿用传统的办公模式，即利用Office 办公软件，不断新增文件夹保存资料，数据分析和资料查找需要花费较多的时间和精力，也易造成资料的丢失。没有系统共享，护理部办公出现信息孤岛，同事间工作数据无法共享。因此，应用Access数据库进行编程设计办公系统，旨在可解决护理部办公信息化存在的问题。

1.2 软件设计 为了方便处理办公相关数据，本系统将日常办公文件及项目进行整合，引入戴明环（PDCA）管理、ABC 时间管理思路，设计一套基于Access 数据库办公管理系统，模块设计遵循评估、计划、实施、督查评价的PDCA 闭环管理。该系统主要包括7 大模块28 项内容。见图1。

图1 护理部办公系统模块结构图

1.3 护理部办公系统软件关键技术

1.3.1 Access 数据库设计 Access 数据库是基于Windows 系统，适用于开发的通用型关系数据库，能够提供多种向导、生成器和模板。此外，Access 数据库还允许创建自定义报表，用于输出或打印数据库中的信息。数据库软件建立Access 数据库（rck.accdb），具备强大的数据管理功能[5]。本研究中的Access 数据库系统是针对护理部的日常工作计划、实施、评价与管控、办公流程的改进及护理获奖等20 多个Excel 表格为子菜单，通过公式对Access 公式编程，形成可集成的多方位窗体及大数据分析，实现系统化、多维度、闭环式的护理部办公管理系统。通过Access 可视化界面方便用户进行数据的管理及使用，具有信息录入、分类、修改、删除、查询以及统计筛选功能。

1.3.2 Access 数据库Excel 表格交互 Access 数据库根据基本的功能设置数据表、汇总表、查询和相应窗体、宏以及需要调用的Visual Basic 代码[6]。数据表通过交互性好的窗体完成数据的记录、保存、查询以及汇总表生成。汇总表是通过数据查询显示需要提供的各类数据的规范性组合；查询是将现有数据表中的数据通过对某些项目的限制、重新组合来调用符合条件的数据列表。数据库设置相关记录的导出功能，将系统中显示的相关记录、字段可选择导出到Excel 文件中[7]。

2 护理部办公系统软件模块功能

选用Access 2010 软件，该软件适用于Windows XPS3、Windows 7、Windows 8 和Windows 10 系 统 环境下运行。电脑需要安装Access 办公软件，登录前需要设置受信任位置。

2.1 信息资料模块 包括护理部人员、护士长基本信息、护理部人员分工3 个窗体内容。护理部人员及护士长基本信息窗体内容包括工号、姓名、科室等10 多项信息，可应用导入模板直接导入。护理部人员分工窗体可导入也可直接填写，个人信息锁定，每个年度根据人员或分工调整修改内容。

2.2 考核标准模块 窗体储存了护理部人员及护士长要求、评分标准，护理部工作人员登录后可随时查看岗位考核要求，每年可对内容进行维护。

2.3 目标管理 模块设计包括年度SWOT（S 为优势、W 为劣势、O 为机会、T 为威胁）分析、年度目标管理及计划（含季、月、周工作安排）、个人工作安排（ABC 时间管理）、护理部布置护士长工作记录表、护理部预算、学术安排，护理部人员均有录入、导入、导出及查看功能。

2.3.1 年度SWOT 分析 可随时收集整理国内护理政策面及护理发展动向，结合院内护理工作现况进行全面、系统、准确的分析，如护理专业的机遇和挑战、优势与劣势，根据分析结果制定护理策略，将策略列入本院5 年规划和年度目标计划。

2.3.2 年度目标管理及计划 此模块可将年度目标计划导入，计划为表格式，项目包括构面、策略目标、关键业绩指标（key performance indication，KPI）及指标定义、目标值及监测频率、行动方案、牵头责任单位、责任人等。同时设置监测频率窗口，把监测频率为年度、季度、月的指标进行归类筛选，护理部督导员可以根据监测频率导入数据，系统自动进行数据分析，可以有效监控计划和指标完成进度。

2.3.3 ABC 时间管理 将时间管理引入系统，帮助管理人员进行时间管理，提高管理执行力。ABC 时间管理模块设置项目包括工作内容及分类、时间管理分类、拟完成及实际完成时间，上交、下办部门、完成地点等内容。分类项目中设置下拉框内容以供选择，如质量管理、培训管理、教学管理、人力资源管理、信息管理、陪护管理、院务布置、学会及质控中心等工作分类，通过勾选将工作内容进行归类。年、月、周、日工作计划相互关联，根据工作的重要性、紧急程度确定工作清单ABC 顺序，方便管理者有计划地安排工作。模块设置有个人查询和导入、导出功能。月计划含个人分工表和部门汇总表，个人可随时分类查询月、周、日工作，减少工作疏漏。同事间相互可以看到每人完成的工作进度，有利于相互间的配合，减少交叉重复，避免浪费时间。

2.3.4 布置病区工作模块 将每次布置的病区工作录入系统，并定时批量提醒，包括布置时间、内容及分类，病区完成情况，随时可查找追溯，还可分析月布置工作各科落实情况及效果。

2.4 工作落实与督查模块 本模块融合了计划实施与监控环节，包括计划执行及监控、护理部管理人员绩效考核、护理培训评价（含全院护理人员培训参与率分析、护理部轮训人员评价）、护理部年度预算执行监控。

2.4.1 计划执行及监控 本模块可以督查年度目标管理模块实施情况，方便护理管理者及个人及时掌控项目负责人工作实施进度，从而确保每项护理工作按计划实施，极大地提高了护理管理效能。

2.4.2 护理部管理人员绩效考核 包括护理部主任、副主任、督导员、干事、护士长考核标准及考核记录，主任及副主任每季考核1 次，护士长及督导员、干事每月考核1 次。考核评价数据来源于平时工作执行情况，查检发现问题可随时记录，自动汇总。

2.4.3 护理培训评价 每月从培训软件APP（雨课堂、问卷星）中导出参加人员名单，一键导入系统中，系统自动分析全院参课率、病区参课率、年底自动生成个人参课达标率。护理部轮训人员的培训计划、实施与评价也在此模块完成。

2.4.4 护理部年度预算执行监控 本模块分为护理部年度预算表、资金使用明细表、年度资金使用汇总表，预算表可录入，明细表单项录入，汇总表自动汇总，在系统上可随时查询资金使用情况。

2.5 流程与改进模块 为规范办公流程，保证每个流程节点执行的同质化，护理部重点工作项目在系统上绘制工作流程，包括请示报告流程、培训考核管理流程、质量监控流程、人员招聘流程、省级继续教育培训班开班流程等，必要时根据每个流程执行过程出现的问题进行修改，每次修改留有痕迹。

2.6 其他模块

2.6.1 科研实施模块 设置护理科研实施模块，可以录入全院护理人员科研立项与实施情况，护理部可以定时督促并追踪科研实施进度。

2.6.2 护理部获奖模块 设置个人、集体获奖，记录获奖的时间、获奖项目、获奖类别、颁奖机关、奖项等级、获奖者姓名、记录人及图片内容，模块可以自动汇总及分类。

2.6.3 护理部大事记模块 护理部是医院职能部门之一，每年要完成大量的护理、教学、科研、预防等任务，记录护理大事件对构建医院文化有深远意义，本模块设置了大事记发生的时间、事件内容、类别（如病区分科/人事任免/护士节活动等）、记录人及重要照片，此模块可以快速将大事件进行分类，具有保存资料等功能。

2.7 系统设置模块 本模块设置了图片路径和修改密码2 个窗体内容。图片路径是将护理部预算执行、大事记和获奖图片收集，在系统信任位置文件夹设置图片文件夹，并将图片按序号命名，在系统对应模块中录入对应图片命名，系统自动导入图片。修改密码窗体，用户可进行密码的修改和保存，护理部主任或副主任有恢复初始密码权限。

2.8 用户管理模块 用户权限设置分护理部主任、副主任、护理部督导员、护理部干事4 部分，权限不同，职责与义务不同。护理部主任具有录入、修改查看信息、审核与监督、提取系统数据分析等权限；副主任及督查员获得分管区域内等同护理部主任权限；护理部干事有录入、查看信息、提取系统数据分析等权限。

3 应用效果评价

由经过培训的5 名护理部人员负责收集使用前与使用后护理部办公管理的各系统指标数据。①护理管理人员工作任务按时完成率：使用前数据是从病区数据查检表和护理部月工作完成查检表中提取2019 年1 月—5 月常规管理的257 项工作任务完成情况，使用后数据是从系统中提取2020 年1 月-5 月285 项工作任务完成情况。②护理管理者对护理部工作满意度：在全院68 位护理管理人员（护士长及护理部人员）中调查系统使用前后满意度。采用Likert 5 级评分法，即“非 常 满 意”计5 分、“满 意”计4 分、“一 般”计3 分、“不满意”计2 分、“非常不满意”计1 分[8]。用问卷星发放满意度问卷，有效回收率为100%。

4 统计学方法

采用SPSS 20.0 统计软件对数据进行处理与分析，等级资料比较采用秩和检验，以P＜0.05 为差异有统计学意义。

5 结果

5.1 护理部办公系统使用前后护理管理人员工作任务按时完成率比较(见表1)

表1 护理部办公系统使用前后护理管理人员工作任务按时完成率比较 单位：件

5.2 护理部办公系统使用前后护理管理人员满意度比较（见表2）

表2 护理部办公系统使用前后护理管理人员满意度比较（±s） 单位：分

表2 护理部办公系统使用前后护理管理人员满意度比较（±s） 单位：分

注：t=-12.55,P＜0.001。

时间使用前使用后满意度3.65±0.54 4.72±0.45人数68 68

6 讨论

Access 数据库功能强大，非信息专业人士也可以熟练掌握数据库软件编程与开发，可根据需要设计，实用、经济[9]。数据库运行稳定，可以在医院区域网内共享数据，方便数据汇总及应用，而且后期容易调试和维护。以往护理部常用Office（Word、Excel 等）软件进行办公，需要不断新增文件夹用于资料的保存，容易造成资料的丢失，护理工作计划实施率也受到影响，数据难以共享，所需存储空间大，耗费大量的人力和精力。本研究基于Access 数据库设计护理部办公系统软件，可视化界面方便用户进行数据的管理及使用，具有信息录入、修改、删除、查询以及统计筛选功能，使用此系统护理管理者的工作计划性提高、护理工作缺陷率降低，实现了护理部办公的信息化，提高了工作效率。系统设计引入PDCA 管理工具，每项工作都是一个PDCA循环，有计划、实施、检查和反馈的过程，并可针对其中的成功与失败进行分析总结，在对自身工作的回顾和梳理过程中能帮助管理者发现问题、纠正问题并解决问题，并形成工作不断优化的良好习惯。系统对护理部管理人员进行清晰的项目分工,将组织利益与个人利益紧密联系，更利于调动管理者与团队成员的主动性、积极性、创造性[10]。表1 数据显示，使用此系统后，护理部布置工作完成情况明显提高(P＜0.05)。基于Access 的护理部办公系统引入ABC 时间管理法，管理以事务的重要程度为依据，将待办的事项按照轻重缓急的顺序划分为A、B、C3 个等级，然后按照事项的重要等级有计划地完成，集中精力完成A 类工作，效果满意，再转向B 类工作,对于C 类工作，在时间、精力充沛的情况下，尽可能委派他人执行，以节省时间。坚持ABC 时间管理可以有效解决因日常事务繁忙而陷入混乱的状况，使工作、学习、生活有条不紊中进行。表2 数据显示，护理部办公系统使用后护理管理人员满意度明显提高(P＜0.05)。

7 小结

本研究基于Access 数据库设计开发的护理部办公系统软件，经济、安全、实用，但研发使用过程中发现其存在一定局限性，如数据存储空间有限，系统使用需要设置区域内共享条件或具备区域网络[11]，数据仅局限于100 个以内的用户同时使用，有条件的医院可将此系统作为模板纳入医院的护理信息系统中。目前，该软件已获得国家版权局颁发的计算机软件著作权，计划免费提供给质控中心区域内的基层医院护理部、护理单元使用，为基层护理管理者提高管理效能提供有力支持。