实施农业科研档案目标管理认定工作的思考——以河北省农林科学院为例

么敏江，周森森，张英妹，祝云英，董景湘，宋健*

（1.河北省农林科学院，河北 石家庄 050031；2.河北省农林科学院粮油作物研究所，河北 石家庄 050035；3.河北省农林科学院植物保护研究所，河北 保定 071001）

农业科研档案是农业科研单位开展农业科技创新、农村科技服务、科技扶贫脱贫等工作的真实记录，是实现农业科技工作连续性和系统性的基础保障，是科研单位工作水平和创新实力的综合体现[1]。目前，基层农业科研单位档案管理机制不完善，缺乏具体的管理考核指标体系，严重影响了农业科研业务工作的质量和效率[2]。实施档案目标管理认定工作，将有效提升农业科研单位档案管理的综合建设水平，为农业科技创新和科技服务工作提供有力支撑[3]。梳理了河北省农林科学院农业科研档案管理现状，分析存在问题的主要原因，并提出对策建议。

1 农业科研档案管理现状

1.1 档案管理工作基本情况

河北省农林科学院机关档案室成立于1984 年，1996 年晋升为省一级行列，2001 年荣获科学事业单位国家一级奖励，2014 年首批通过了河北省档案目标管理“AAAAA”级认定。2019 年拥有农业科研等各门类档案共计10 554 卷（盒），其中1995 年以前的5 222 卷档案和51 册检索工具已于2008 年移交到河北省档案馆；现存1996 年以来的档案共计5 332 卷（盒），其中文书档案1 961 卷 （18 531 件），会计档案2105卷，业务档案592 卷，照片档案25盒（1 925张），基建档案649 卷，实物档案215 件。农业科研文件材料归档率达99.8%，为该院农业科技创新工作顺利实施奠定了基础。

1.2 档案管理基础设施情况

2010 年院机关档案室办公环境和基础设备得到了全面提升，各类设施设备均严格按照《档案馆建筑设计规范》要求配备了档案装订机、高清打印机、快速扫描仪、高性能服务器、电子中控平台和阅览电脑等，并结合具体工作新增了防磁柜架、加湿器、除湿机、消毒机、七氟丙烷专用灭火器等，在落实“八防”基础上实现“九防”。为文件材料整理、分类、编目、查询等日常工作效率的提高提供了基础保障。档案室平均每3 a 进行1 次维护升级，确保档案管理工作有序、高效运转。

1.3 规范化、信息化建设情况

河北省农林科学院始终以制度建设作为规范档案管理工作的抓手和主线，于2009 年修订完成院档案管理制度系列文件。为了能够更好地服务于该院的农业科研发展与创新，2019 年进一步完善了档案管理制度。各部门按归档范围和保管期限，定期收集、整理文件材料并报送档案室，声像、实物和相关业务资料也按要求归档，确保交接目录、手续齐全。自主研发了《河北省农林科学院综合档案电子信息管理系统》并投入使用，现已完成了全部文书档案、主要农业科研业务档案的扫描工作，其中文件级机读目录数据达到61 986 条，全文数据46 809 幅，建立了完整的档案数据库，为快速检索提供保障。

2 农业科研档案管理存在的问题

2.1 信息化水平有待进一步提高

目前已经进入“大数据”“5G”时代，档案管理工作的信息化建设已成为未来重点发展方向。就河北省农林科学院而言，行政性办公、科研项目申报与执行、项目经费管理、成果转移转化、农村科技服务等方面的网络管理平台建设尚未成熟，自动化办公处于初步探索阶段，档案管理部门不能实现线上搜集、整理、控制与传递电子文件，成为档案管理工作的信息化建设的主要障碍因素。

2.2 规范化管理有待进一步提升

大多数农业科技人员存在不重视规范化整理与收集农业科研档案。就河北省农林科学院而言，各单位的农业科研档案管理水平差距较大，大部分单位不重视档案工作，管理责任落实不到位，业务水平有限，常常出现提交材料滞后、材料内容不完整、格式不规范等问题，严重影响规范化资料整理与归档工作的顺利进行，影响农业科研档案的完整性。

2.3 人才队伍建设有待加强

农业科研档案管理工作有其特殊性，要求工作人员既要有档案管理知识，又要具备科研工作能力，才能更好地完成文件的收集、分类、归档、编目及查询检索[5]，更专业地服务于农业科研工作者。就河北省农林科学院而言，院机关配备专职档案员1 名，年龄较大，且没有后备人员；院属各单位均以兼职档案员为主，大多没有接受过专业培训，导致农业科研档案工作无法更好地服务于科研工作。

3 实施农业科研档案目标管理认定工作的策略

河北省从2011 年开始实施档案目标管理认定工作，将认定指标细化为21 个方面、57 个专项，包括档案管理体系的现代化、规范化、信息化和综合利用等方面，可以有效提升档案管理综合服务能力，对加强农业科研单位档案管理工作具有指导意义。

3.1 开展农业科研档案现代化管理体系建设

（1）加强组织领导。根据自身情况，建立档案管理领导小组和办公机构，将档案管理工作纳入到年度工作安排和年终绩效考核体系[7]。 （2） 加强制度建设。结合实际，制定农业科研档案管理中各个环节的专项实施规范；制定失泄密、水淹、火灾等事故的应急预案；各项制度规定和档案人员岗位职责上墙，强化制度执行。（3）加强人才队伍建设。农业科研单位要配备1～2 名专职档案员，加强档案专业知识、农业科研知识的学习与培训，保持人才队伍的稳定。（4）加强系统宏观管理。领导班子要加强对档案工作的部署安排，定期督查指导，对重大活动、重点项目的档案材料进行监管，为更好地开展档案管理工作，单位档案工作领导小组要及时学习国家有关档案工作的部署要求和业务标准规范，提高工作能力和工作效率。

3.2 开展农业科研档案管理规范化建设

（1）规范科研档案收集。要给各单位（处室）提出明确要求，清晰划分科研项目申报立项、课题执行验收、科研经费管理、基建工程招标、示范基地建设、成果转移转化等科研工作材料的归档范围，明确责任主体、完成期限和各类材料的格式内容，提升科研档案原始材料的质量，为今后的工作奠定良好基础[8]。（2）规范整理科研档案，编制全宗明确、科学合理的档案分类方案；确保科目填写齐全，装订美观结实，书写清晰整齐。（3）以学术委员会为基础，成立农业科研档案鉴定组织，对农业科研档案进行综合鉴定。（4）建立内容全面准确的全宗卷。依据国家要求按期向同级国家档案馆移交科研工作档案、检索工具和参考资料，确保档案日常工作顺利有序开展[9]。

3.3 开展农业科研档案管理信息化建设

统筹推进档案信息化建设与农业科研信息化建设。（1）加强信息化基础建设，按照目标管理认定标准，落实扫描仪、数码相机、服务器、中控平台等仪器配备要求，定期对硬软件设施进行检查、升级与维护[9]。（2）加强管理软件应用，按照《档案管理软件功能要求暂行规定》 要求，开发与农业科研工作相匹配的综合性网络管理软件，在确保基本功能的同时，不断完善升级多功能板块，推进档案管理工作的高效管理与顺利运行。（3）加强电子文件在线归档。结合实际，努力实现农业科研单位办公OA 系统、科研管理系统与档案管理系统的对接，实现在网络环境下各类电子文件的收集、整合、控制和传递。（4）加强科研档案一体化服务。加强电子档案在实验室、试验站、田间地头等活动场所的在线查阅应用，加强网络信息保密，确保档案的安全保管和高效利用。

3.4 加强档案材料综合开发利用

要充分发挥农业科研档案服务功能，为农业科技事业发展提供支撑。（1）做好档案提供与挖掘工作。档案管理人员要熟悉室藏，熟练掌握电子档案应用技术，能够做到“心中有数、家底清晰、热诚主动、查找准确、调卷迅速”，同时做好有关科技创新和技术指导工作的信息公开，不断提升档案提供利用服务质量[11]。（2）加强档案材料编研工作。定期对农业科研档案信息进行综合整理，编制院志、成果汇编、品种志等综合资料，为农业科研工作提供长期、稳定的参考。（3）加强档案材料展示。积极举办档案展览或以展室的方式陈列档案资料，加强农业科研档案目标管理认定工作先进经验的宣传普及，指导促进相关单位（部门）共同提高农业科研档案管理工作。