提升企业办公室行政管理实效性策略

2020-12-19田冰中南水务科技有限公司

品牌研究 2020年32期

文/田冰（中南水务科技有限公司）

对于行政管理来讲，其属于一个企业日常管理工作中非常重要的组成内容，能够对企业正常运行以及高效发展产生重要的影响。所以，在新时代，企业应给予办公室行政管理工作改革以及创新足够的重视，采用各种有效措施来不断提升企业行政工作的管理实效性，促使企业办公室行政管理工作不断发展。对于行政管理实效性来讲，其不但能够有效提升员工自身的工作质量以及工作效率，还能够为企业节省各方面的资源，进而推动企业实现可持续发展。

一、企业办公室的行政管理职责

（1）协助功能：对于企业办公室行政管理工作来讲，其呈现出非常强的协调作用。在企业实际运营发展的过程中，通常都需要各个部门以及各人员之间的协调发展，需要尽量避免各个部门或者各个人员之间产生冲突以及矛盾，使其能够切实围绕企业自身发展战略目标不断提供自身应有的服务。企业办公室行政管理工作便能够对此发挥出强有力的协调作用，其能够通过对不同部门的任务以及职责的有效分析，利用行政管理手段对各个部门之间的关系进行调节以及及时作出有效沟通，进而为企业健康稳定运行发展提供一份保障。

（2）中枢功能：办公室行政事务相关工作，在不同部门间可起到调节作用，发挥着中枢功能，对维持单位正常、稳定运转具有重要作用，加强上级领导和不同部门间联系。而办公室作为信息传达中转站，在上级领导与各部门间建立了桥梁，提升了各个部门工作效率。

（3）督办功能：办公室行政事务类型较多，其中，对企业工作决策和落实情况，以及执行工作任务规范性记录和监督，是其重要工作内容。同时，办公室行政事务相关人员还应听取各部门相关意见，并筛选出有效意见，为后续工作任务开展提供依据。

（4）服务功能：服务是办公室行政事务中的基础内容，这就要求办公室人员，不仅要做好岗位本职工作，而且应增强自身服务意识，为相应工作任务以及各部门服务，满足上下级沟通、工作开展等方面需求。

二、企业办公室行政管理工作现状

（一）各部门之间的协同性相对较差

对于企业办公室行政管理工作来讲，其实际开展的过程中需要企业内部各个部门以及各个工作人员积极有效配合、沟通以及合作才可以顺利高效完成，所以企业办公室行政管理工作并不是一个人以及一个部门能够独立完成的。从现状来看，很多企业单位在实际开展行政管理工作的过程中，存在部分员工以及部门缺乏较为良好的协作能力，难以开展有效的交流和沟通，更缺乏较为良好的合作意识，在工作过程中出现问题时，往往容易出现互相推诿的现象，这使得办公室行政管理工作质量以及效率难以得到有效提升，从而促使企业的管理成本在一定程度上不断增加。

（二）人才短缺影响管理职能的发挥

企业办公室是一个综合事务平台，它涉及的职能比较多，相对来说较复杂，不仅需要协调和多部门之间的工作联系，还要肩负起文件管理、保密管理、会议记录、监督、目标管理考核等工作职能。这对于员工的工作能力要求很高，既要有较强的业务能力还要有较高的综合素质，但是目前部分企业对于这样的人才比较缺乏。很多办公室管理人员对工作缺乏热情和主动性，很多事项的推进都比较被动，只是配合执行，员工缺乏积极进取和奋斗意识，需要多部门协作的事项很容易被搁置，处理完成耗时较久，这也造成了企业办公室管理工作整体效率低下。

（三）行政办公制度不够完善

任何企业的部门都必须要有相应的规章制度，才能够保证各个部门的工作得以顺利高效地开展，从而更好地为企业服务。而管理制度的合理性以及完整性则是保证办公室行政管理工作顺利开展的一个重要条件。从现状来看，部分企业在实际运行的过程中较为缺乏一个完整的行政办公制度，这使得办公室行政管理工作的实效性不高。甚至部分企业单位并没有结合办公室行政管理工作的性质来制定一个有别于其他部门的规章制度，所实行的制度也和其他部门大同小异，缺乏良好的针对性，同时实用性以及操作性都不够强，这对企业办公室行政管理工作的高效开展产生了极为不利的影响。

（四）组织目标不明确

因被体制和政府决策所影响，一些企业跟不上市场改革创新的脚步，竞争意识不强，管理思想陈旧，企业结构不合理，层级管理比较单一，造成工作实效性比较低，无法保障经济效益，甚至是连年亏损。由于组织目标不够明确而造成的办公室管理松散、效率低下等问题非常明显，组织内部的监督管理流于表面，企业必须要给予足够的重视。

三、提升企业办公室行政管理实效性策略

（一）企业团队的协作精神

企业办公室的工作是复杂的，每个人的工作任务与责任不尽相同。协作工作可以由部分职员独立完成，有些工作需要由大家共同完成。因此，我们应该注重培养办公室团队团结合作精神。只有良好的合作关系才能带来最大的利益。其次，办公室工作内容繁杂，比如上传下达和收发工作。因此，在办公室工作中需要处理大量的日常烦琐任务，这也给很多办公室人员带来了挑战。同时，还需要加强专业知识的学习和掌握办公室的工作技能，不仅要了解办公室的基本业务知识，而且还需掌握公司的工作进展和当前关键任务，真正处理所有事务。

（二）建立健全办公室行政管理制度

办公室人员工作不严谨，主要与办公室管理制度不完善有很大的关系，所以需要建立健全办公室管理制度。对于一些事项进行明确规定和说明。对于违法乱纪的行为要进行严格处罚和惩治，对于表现较好的工作人员要进行表彰，适当给予现金奖励等。制度建立之后要切实落实，完善监督举报机制，加强工作人员之间的互相监督，保障新的办公室管理制度能够顺利推行。要提高工作人员的整体素质，从思想上杜绝不良作风的出现，切实保障办公室管理科学健康发展。

（三）加强对信息技术的应用

在信息化快速发展背景下，信息技术不断应用于各个领域，提升了工作效率、管理水平，极大降低了工作强度，减少了工作失误。因此，为减少烦琐复杂工作对工作效率的影响，应重视对现代化先进信息技术的利用：

（1）应建立信息化行政事务管理系统，结合单位实际情况，适当加大信息化改革和资金投入力度，利用计算机设备和网络信息系统，最大程度上发挥自动化和智能化管理系统作用。

（2）适当强化信息技术应用力度，利用信息技术获取更加有价值的信息，为领导进行决策提供更多信息支持。

（3）重视对创新型信息技术的利用，如推动公司内控管理中对钉钉等办公软件的应用，并加强对中交商旅、PC门户、企业邮箱等信息软件维护和应用，整合现有的资源，如建立数字档案，从多个角度进行管理，如实物类、声像类等，满足工作的实际需求。

（4）根据实际需求，调整部门设置和人员关系，并做好OA、企业邮箱变更以及维护等工作，快速有效解决员工账号申请、实际使用中出现的问题。

（四）明确企业管理目标

（1）对办公室岗位进行精细化分工：办公室各项任务与各个岗位必须详细梳理，按照行政管理工作实际对岗位进行合理设置与细化分工，明确岗位职责，保证岗位职责不出现重叠现象，不同岗位工作衔接顺畅，提高行政工作的实效性，全面提高行政管理工作的精细化水平。

（2）优化行政管理的工作流程：要想优化企业办公室行政管理工作流程，则需要管理者能根据企业实际发展现状，创新原有的工作模式和方法，对不符合现代化发展要求的内容进行剔除，并简化信息数据的传递步骤，从而提高行政管理工作实效。

（3）完善监督考核体系：企业办公室行政工作人员，在制定任务之后，还需要安排相关项目人员进行跟踪检查与落实，进而确保任务完成质量，避免漏掉每个小任务，及时发现任务中存在的问题并解决。此外，针对有经济实力的企业，可以通过创设专业监督小组的方式，让小组成员通过轮流值班的方式，保证任务完成质量，进而提高企业办公室的工作效率。