医院人事档案的业务流程优化及信息化探究

李美佳

【摘要】医院人事档案作为医院选人用人的重要参考凭据，其管理规范程度直接关系到医院的社会影响力和竞争力。本文结合工作实际，阐释医院人事档案规范化管理的必要性，分析目前医院人事档案管理存在的问题，并从夯实制度保障、加快数字化步伐、构建人才队伍等几方面提出解决策略，以期为我国医院人事档案管理的规范化和信息化提供参考借鉴。

【关键词】医院人事档案;信息化建设;问题与策略

中国特色医疗卫生制度的重要组成部分就是现代化医院管理制度，而医院的人事档案管理作为一项基础性医院管理工作，是现代化医院管理制度的支撑和重要保障。随着信息技术的不断发展，智慧医院平台的纷纷开展，给医院的人事档案管理带来前所未有的机遇和挑战。只有不断创新医院人事档案管理模式，不断提升医院人事档案管理质量，才能使其更高效、更科学地服务医疗卫生事业。

一、医院人事档案规范化管理的重要性和必要性

《干部档案工作条例》明确规定了档案管理部门干部的日常工作。其中，第三条明确规定：“人事档案工作，不仅是国家档案工作的重要组成部分，同时也是党和国家干部工作的重要组成部分。人事档案工作的最终目的和最后归宿是服务于社会主义现代化建设，精细而科学化的人事档案管理是贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选举贤能，知人善任的重要保障。”《条例》体现出党和国家下决心规范人事档案管理，体现人事档案管理的必要性和重要性。

（一）医院人事档案管理是人事制度改革和人力资源配置的有力支撑和强大动力。医院的人事档案是医院的人事部门、组织部门或其他劳资部门参照党的干部政策在人事管理活动中形成的真实记录，其中记载医院职工的个人基本信息以及医院职工获得的荣誉、工作表现、德学才艺等方面。医院人事档案是人事部门优化人才配置、绩效考核的参考凭据，对优化改革、促进医院医疗水平、扩大医院的影响力等具有重要意义。

（二）医院人事档案管理是提高医院信息化水平的重要保障。人事档案信息化建设作为医院信息化建设的重要组成部分，随着信息技术的发展、无纸化办公和知识管理的推进，人事档案如何利用现代化新型技术科学、规范、高效管理，对提高医院的信息化水平具有重要意义。

二、信息化时代医院人事档案应当具备的主要特征

（一）医院的人事档案具备现实性、流动性、保密性和专指性等特征。现实性是指医院人事档案部门在干部拟聘、职称评聘、评优评先等活动中需要经常翻阅人事档案，因此，人事档案具有较强的现实性;流动性是指一份人事档案建立完成后，需要不断地充实新的内容，比如年度考核表、获奖证书等材料，医院的职工经常会有辞职调出、晋升和免职等情况，因此，人事档案具有较强的流动性。保密性是指人事档案里面记载一个人家庭情况等个人隐私。因此，即使人事部门查阅也需要遵守保密制度。

（二）信息化时代，医院人事档案应该具有存储数字化、信息网络化及人工智能化等特征。（1）数字化存储。数字化存储就是把纸质的人事档案录入计算机数据库，以数字化的形态为用户提供服务，满足医院人事管理对人事档案信息的需要。（2）智能化应用。信息化背景下，计算机技术的快速发展和档案管理软件的应用，促使档案工作者从繁重的手工操作模式中解放出来，工作的重点是开发人事档案信息资源，从而使医院人事档案更加个性化和智能化。（3）信息网络化。新型信息技术的崛起，促使医院人事档案的采集、整理、传递和利用等业务流程突破时间与空间的控制，突破信息壁垒，实现人事档案的信息化和网络化一站式检索利用，最大限度地挖掘人事档案價值。

三、目前我国医院人事档案管理的现状及存在的问题

（一）缺少相关制度和管控机制。目前，相关的人事档案管理法未进行定期完善和修正，一些法律法规难以符合当前的人事档案管理现状，缺乏针对性、科学性和具体性，难以发挥指导和说明的作用。比如缺乏较为完备的人事档案管理网络信息化建设的制度，很难从制度层面确保人事档案的科学有效管理，运用于人事档案管理过程中的现代化手段、模式不完善，难以应对实际工作中出现的突发状况，难以确保网络信息化模式发挥其应有的价值。另外还有些单位没有制定科学合理的人事档案归档范围，导致人事档案不齐全、不完整等。

（二）医院人事档案信息化基础薄弱。据调查，目前医院的人事档案管理主要存在信息化管理的意识不强、信息化管理的资源不足、信息化管理的利用受限制等几个方面的问题。医院人事档案的信息管理意识不强，对人事档案重视程度不够，导致软硬件条件不足，缺少光盘刻录机等硬件设备，没有人事档案专门软件，而且没有实现人事档案网络化管理，使人事档案的利用率较低，很难实现人事档案信息资源的共建共享。

（三）计算机系统和网络安全风险问题。人事档案信息涉及每一个人的个人信息，关乎每一个人的切身利益，一旦出现泄露，将会造成不可挽回的损失。电子档案的安全是完全依赖于计算机技术和网络环境的，目前从计算机系统来看，其操作功能是比较薄弱的，存在安全隐患，容易受到病毒的侵犯，计算机病毒的侵犯过程具有广泛性、长期潜伏性和衍生性等特点。另外，计算机系统的运转需要在安全的物理环境中才能正常工作，其环境不但对计算机的温湿度、洁净度有要求，而且对其使用的电源、空调等也有明确的规定，否则，如果打破计算机系统原有的物理环境，计算机很可能无法正常运转，甚至会导致计算机系统整体瘫痪，无法工作。

（四）人事档案管理者素质有待提高。社会的进步和信息化的不断发展要求档案管理者不断地用新技能武装自己，有些档案员虽然能够掌握档案管理的基本技能，但是缺乏计算机技能，阻碍了人事档案的网络化管理。还有一些档案员没有掌握网络安全风险的具体知识，在工作中可能加大人事档案信息泄露的风险。

四、构建医院人事档案规范化管理的科学策略

（一）夯实制度保障，建立监督机制。首先，需要建立完善的档案管理制度，制定适合医院的人事档案管理制度，医院应当遵照《干部人事档案管理规范》等规章制度量身定制适合本单位的管理制度，充分发挥医院档案部门的监督作用，逐步实现标准化和制度化。同时成立医院人事档案督导小组，对档案管理工作有效监督，将医院档案管理与年终绩效考核、评奖评优挂钩，不定期、不定时地监督，并负责修订完善有关制度，遇到突发事件时第一时间启动应急预案。其次，医院人事档案收集、整理、装订、入库、储存、保密等工作都需要制定相应操作规范，以便有效提高档案管理人员业务水平及保证档案工作的正规、安全、高效进行。

（二）加快数字化与信息化步伐。首先，构建医院人事档案数据库，逐步实现存储数字化。将馆藏人事纸质档案进行文件级录入，将个人获奖证书等图片进行全文扫描。利用云计算、大数据等关键技术，将人事档案进行电子网络传输，便于查询和利用，为医院服务质量的提升以及发展提供强有力的支持。其次，依托智慧医院的管理平台，实现智能化和网络化管理，将档案管理信息系统与智慧医院的管理平台无缝对接，打通信息孤岛，充分挖掘人事档案的价值，实现人事档案馆藏资源的共建共享和医院人事档案管理一体化。

（三）强化信息管理，加强信息安全保障。为了确保人事档案信息资源的安全存储和管理，需要采取安全有效的保障手段。人事電子档案的安全主要包括物理安全和内容逻辑的安全。为了确保电子文件的信息安全，必须严控风险体系。首先，在云计算等信息技术的环境中，保证电子档案的可识别和可处理，电子档案从原来的档案管理系统转移到新的医院管理信息系统上，使新旧信息系统相互兼容，把好电子文件的接口入口关，切实保障电子文件的原始性、真实性和可靠性。其次，技术策略方面。第一，智慧医院背景下，需要设置用户的权限和用户的等级，在进行档案信息资源访问时需要输入正确的登录信息方可进入。比如，可以通过PMI（特权管理基础设施）授予管理权，用户在云端根据设置好的真实信息进行档案信息查询和利用;如果是从事档案数据维护的用户，也有自己的相关权限，只有申请管理员同意后方可进行后台的数据维护、数据升级和数据备份。第二，可以建立数字签名或者公钥加密的PKI平台，这样能确保医院的电子档案信息资源传输中的安全性，使各个部门在云系统中加密和数字签名完成工作，网络运行环境更加安全。另外要构建较好的网络设备运行环境，保证房间的恒温、恒湿，具备防火、防潮、防静电、防水、防盗等功能。

（四）以人为本，构建医院档案人才队伍。首先，由于人事档案的专指性和保密性特点，需要配备专人专门管理，因此医院应当打造政治立场坚定、道德水平高的档案管理者梯队。其次，鼓励档案管理工作者不断创新思维，不光要掌握档案学基础理论知识，还要学习计算机相关知识，医院管理者可以通过外派培训、组织专家来院举办讲座等多样化的形式调动档案员积极性，并将档案工作业绩与年底绩效考核挂钩。最后，医院的档案管理者要有大局意识，提高思想站位，树立服务意识和创新意识，医院管理者主动为用户提供多元化、个性化的档案信息资源。变“坐等上门”被动服务为主动服务模式，满足用户的多样化档案信息资源需求，树立“以人为本、用户至上”的服务观念，不断调整服务方式与策略，促进医院事业健康稳步发展。

五、结语

综上所述，人事档案管理是医院必不可少的一个重要环节，必须随着医院大环境的变化而不断创新改革，尽可能地将网络信息化与人事档案管理做到完美融合，不断提升人事档案管理的信息化水平，确保信息的安全性和真实性，增强人事档案管理的综合水平。

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