对传染病医院基建档案的整合与利用价值分析

燕潇

【摘要】在本医院新建、扩建传染病防治区的过程中形成大量基建档案，如何对其实施科学有效的管理，整合档案并充分利用它们的特殊价值，成为传染病医院档案管理者面临的重要课题。

【关键词】传染病;医院;基建档案;资料

一、医院基建档案的概述

（一）医院基建档案的概念。主要指在医院的基本建设和开展工程项目活动中所形成的管理文件、合同文档、项目图表、工程图纸和声像记录等多样载体的相关资料，这些医院基建活动相关的资料都属于基建档案。囊括的内容自医院基建工程前期的规划设计、测绘勘察，到实际施工过程的监理、施工建设、竣工检查等，档案中的相关方有建设单位、医院方、主管机关等，部分工程项目还需要记录征地、拆迁和补偿等工作项。

（二）医院基建档案的特点。医院基建档案中将医院所开展的各项基建项目都进行了详细记录，除一般档案特点外，基建档案的涉及面广、涉及事项多、技术含量高、有多种多样的信息载体和文件形式，利用价值高。一般来说，医院的基建项目常常需要较大的投资、较长的建设周期、较多的建设环节，这些都导致档案中记载的材料存在一定的滞后性。

二、医院基建档案整合利用的重要价值

（一）促进医院的健康、稳定发展。1.推进医院的可持续发展。基建档案中记载着医院的各项基础建设活动的详细资料，包括各建设、改建和维修的基建项目，及用在医院医疗用途的技术状态，真实记录医院的工程建设过程。因此，基建档案作为整个医院档案的重要组成部分，通过对医院基础建设项目的详细记录，能够为医院整体的建设规划和设施管理提供重要服务。在疫情中新建的基建项目，在疫情情况恶劣的时候为广大患者提供了完善的传染病防控和治疗的医疗服务，这都离不开基建档案中对项目利用方式的详细记录。2.为医院的建设规划和综合管理提供资料依据。基建档案中的内容包括了从工程的规划设计到竣工检验过程中各环节的详细信息，其中所记载的项目全面资料和各项技术参数，能够为基建项目的使用、改造和再利用提供重要的资料依据。在本次新冠疫情逐渐稳定之时，如何开发这些项目建设成果的可持续利用，将是医院管理者的处理重点之一。利用基建档案中的基建项目详细信息，能够给管理者提供改造创新的重要资料依据。对存在地上、地下的交叉工程项目，其设计方也需要从基建档案中获知医院周围现有建筑的相互关系。

（二）给反腐倡廉建设提供资料依据。党的十八大对腐败体系和腐败官员干部的惩治、预防，以种种措施加强反腐倡廉建设上，从而加强党风廉政建设，促进全体党员反腐败斗争的本领。从医院的基建项目上看，由于常常会有较大的资金支出，基建领域也成为反腐倡廉的重点之一。利用基建档案中记录的详细数据资料，提取基建项目的投资预算、施工设计变更、施工建设经济签证、投标流程数据记录、合同文件、会议记录和项目竣工图等资料，将这些资料与总决算数据和资金花费数据做对比，能够供审计部门对基建项目中有无腐败情况进行严密审查。

三、当前医院基建档案管理的问题

（一）基建资料归档不够及时。对各项基建项目建设，建设方和监理单位常常对建设主体及工程的进度、质量更为注重，但却对基建项目档案资料的质量和及时性编制没有足够的重视，导致施工单位在一些基建项目竣工验收后，也不能及时地整合和上传竣工图，影响了基建档案的归档性能。而且，建设方也会因为技术人员整理工作资料的归档不及时，导致基建资料在档案归纳上交时的损坏、遗失问题，影响了基建档案管理的质量和医院的后期改进使用工作。

（二）基建材料的编制和书写不够规范。部分基建项目施工档案资料的编制人员在材料编制和书写上的业务能力不足，或对本项工作不够认真，导致工程施工过程中基建档案的归档材料不够规范，例如字迹模糊、图样有偏差、签字手续简陋等问题，也会影响基建档案的整合和利用过程。在竣工图编制上，图样是档案的核心内容，是指导医院后续使用建设项目的重要文件，也是对项目进行后期改建和审计审查的必要依据，因此对编制的规范性有很高的要求。部分施工单位编制的竣工图时间挪到建设完成后，对本次基建项目的隐蔽工程、设计变更部分、图纸细节等，都没有在图面上有显示，影响了图纸质量及竣工图后续的使用性能。

（三）复合型管理人才缺乏，档案管理方式落后。当前，各医院的档案管理方式常常依赖于传统的文本资料整理，而没有考虑到当今利用大数据信息技术对医院基建档案进行整合和再利用，管理人员的综合素质、业务水平也参差不齐，缺乏能够将现有资料进行有效整合和利用的复合型管理人才，影响了对基建档案的综合管理水平。医院的许多业务都转到了互联网上，互联网信息技术也以其先进、便捷、高效的特点，成为传染病医院业务改进的有效举措。对于基建档案的管理方式，一般是先由建设方、监理方和施工方将相关资料放在工地现场的临用房中，从而有利于将档案资料及时归档和及时查阅，但临用房中的档案文件易受到天气条件、不法分子等因素的影响，不利于基建档案的安全存放;在档案文件转入医院档案室后，其查阅和修改也比较麻烦，这种档案管理方式显然比较落后。

四、医院基建档案整合和利用对策

（一）强化施工方、基建部门的档案责任。在医院的基建档案的较长编制周期中，需要施工方能够在保障项目顺利运作的同时，担负起自身对基建档案资料的编制和书写责任，从而保障在项目建设完成后，各级承包建设方都能够依据相关政策要求来整理自身承包工程的基建文件材料，并保障档案资料的完整性、准确性和系统性，将其统一提交给医院管理基建部门。在本次疫情基建项目中强化基建部门和施工方档案责任，能够更充分地发挥他们作为本次基建项目规划的执行者和档案材料资料的编制者的作用，让他们在基建档案材料的专人负责下，能够规范执行资料的收集和归档工作。从而以严格规范的归档工作保障了新冠疫情背景下，传染病医院基建档案材料归档的及时性、档案材料的规范性。

（二）以信息技术加强与施工单位交流合作。从项目招标就应当选择施工经验更丰富、施工技术更精湛、信息技术使用更完善的正规公司，从而有利于施工单位在工程建设中增强施工的标准性，也有利于在增强与施工单位的交流中，确保施工进度能够达到建设要求。在本次新冠疫情基建项目的档案管理方面，医院也安排有专业档案管理能力和基建知识的人员共同参与施工，在施工过程中积极与施工单位合作交流，收集整理详细的基建资料，并对施工突然变动导致的变更项进行细节记录，以有效的行政、经济手段，督促施工、建设单位共同做好基建档案的收集、整理、归档工作，并将施工现场的实时录像经由信息技术传递给医院的管理部门。这些举措共同保障了传染病医院基建项目开展的实效性和本次基建档案的利用价值，让基建项目完成后，医院的医护人员能够立即将其投入到对患者的救治之中。在建设完成后，利用基建档案积极探索疫情稳定后现有基建项目的改进方法。

（三）基于大数据的医院档案管理新思路。大数据技术将收集的大量信息、资料转为数据信息，能够容纳音频、文字、视频、图画等多种形式的资料，其中融合了智能电子、云计算、互联网技术等，对于海量数据、多形式资料的整合利用具有先天優势。在改进创新医院档案管理上，利用大数据技术来将基建档案资料进行整合和利用，具有很好的效果。这种档案管理新思路也需要工作人员的综合素质在实际工作中的充分利用，从而更好地发挥档案的价值。受本次疫情的影响，互联网、信息技术也在医院的业务事项处理上越发普及利用，对本次大量基建项目的档案管理，除坚持必要的检查、监督、核对管理等工作程序外，医院也积极创造大数据技术在医院档案管理中的应用条件，加强档案管理人员的专业知识技能培训，鼓励基建档案管理人员对大数据的各种应用深入地了解。例如疫情下的许多基建项目资料除了文件收集编制外，还采用文本录入的方式，将文件资料数据录入网络存储器端口，并利用相关电脑软件和程序处理，提取了基建档案资料的基本内容，将文本信息、绘图内容和施工程序记录等资料制成电子版，有利于整合和利用资料，提升传染病医院效益。

五、结语

面对众多扩建的基建项目，医院应当如何更好地整合各基建项目的档案，从而在对基建档案的实际利用上，促进本院对建成的项目更好地利用，给前来就医的患者提供更优质的医疗服务，这是医疗工作者努力的方向。

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