“互联网+”时代高职院校办公室工作管理模式探析——以嘉兴职业技术学院为例

嘉兴职业技术学院互联网学院 周湘梅

近几年来，国家对职业教育的重视前所未有，改革力度同样前所未有。办公室作为高职院校的重要组成部分，承担着服务、协调、参谋和督办的重要职能，其管理水平的高低影响着学校办学质量的高低，其职能的发挥水平直接影响着高校职能的实现程度。在高职教育不断发展的时代，随着信息技术的深入应用，高职院校办公室的管理工作也应顺应互联网发展的新形势、新要求，借鉴其开放、平等、共享、创新的思维，统筹高职院校的办公管理工作，以此提高学校的管理水平，更好落实教育教学改革，落实立德树人根本任务。

一、办公室管理工作的现状

（一）管理制度不完善

高职院校在长期的工作过程中根据实际需求形成了一系列的管理规章制度，比如岗位责任制度、用章制度、合同审批制度、档案管理制度、保密工作制度等，这些制度使各项工作职责清晰，有章可循，提高了办公室工作的规范性，是开展工作的保障。但在实际执行过程中，制度落后于当前的新形势和新情况，没有随着时代的发展逐步完善，一成不变，导致管理权责没有厘清，影响工作的推进；制度是存档应付检查的，突击制定，开会执行，检查过后便束之高阁，与现实管理工作“两张皮”；制度执行力度弹性设置，因人而异，有的人在执行制度过程中对有利于自己的制度就执行，不利于自己的制度就打折执行甚至不执行等。

（二）办公管理平台不完善

学校的各管理系统一开始都是由各部门根据业务需求局部开发的，缺乏共享的应用架构和技术架构，不能兼容。后来，学校投入建设数字校园，旨在通过统一数据平台、统一身份认证平台和统一门户三大基础平台打通各系统之间的壁垒，消除信息孤岛。但由于中标公司对学校管理运行了解有限，无法准确贴近学校需求，各部门的工作流程只考虑到本部门，各部门之间的关系相对松散，无法实现部门间的综合处理。再加上教育投资的不连贯性，造成信息化建设的不连续性，导致数字校园建设缺乏统一规划的顶层设计，很难真正实现业务协同和数据共享，给管理人员和教师带来诸多不便，严重影响了体验感。

（三）办公管理队伍实力不强

办公室的管理事务是繁重而杂乱的，然而办公室的工作人员配备偏少，特别是二级学院，随着管理重心的下移，拥有了较大的管理权，所承担的任务量也在增加，工作要涉及校办、人事管理、组织部、宣传部、继续教育、后勤保障部、科研管理部等多个部门，大量的工作由为数不多的人来承担，导致工作压力过大，工作效率降低。由于办公室工作以服务师生为主，大都是后勤和幕后的工作，为他人作嫁衣裳的情况比比皆是。再加上岗位的特殊性，临时性突发性的工作很多，经常加班加点，工作和家庭之间的矛盾突出。因此，工作人员的职业倦怠问题严重。

办公人员的专业性欠缺，影响了办公管理水平。目前，从事办公室管理工作的人员都是单一专业出身，在其他领域的知识储备上有所欠缺，与当下高职院校对办公人员提出的综合能力的高要求、高标准不符。而且，他们工作时间缺乏弹性，鲜有机会接受专门的培训提升业务水平。部分工作人员受传统观念和办公流程的影响，依旧按照以往的工作经验和思路来开展工作，对待新出现的问题有畏难心理，将工作方式方法锁定在自己的舒适圈。

二、“互联网+”时代办公室管理工作面临的新要求

在当前高职教育快速发展、高职教育改革不断深化的形势下，高职院校办公室管理工作也势必要适应发展的新形势，重构管理观念，从“行政型”管理到“服务型”管理转变。

一是主动服务。办公室工作不只是简单地靠上级下达任务、靠行政命令指导工作和处理问题，而要以大局为重，以人为本，主动加强各部门之间的协作，善于从多种渠道了解尽可能多的有用信息，增强工作的计划性和对新形势、新事物的分析判断能力，在完成既定目标的同时追求创新，提高工作技能和效率。

二是综合服务。面对日新月异的教育和科技进步，高职院校办公室应利用好互联网下信息渠道通畅的优势，抓好信息收集和调研，既要充分了解学校自身的信息，供领导决策时参考，又要处理好学校的对外信息，创造良好的舆论氛围，同时还要密切关注社会政治、经济、文化、教育、科技等领域的动态，分析其对学校发展的直接或间接影响，扬长避短，使学校发展更符合市场与社会的要求。

三是科学服务。在管理过程中平等地对待师生，尊重关心师生，做到公平、公正、公开，最终达到提高办公质量和效率、简化程序的目的；管理过程中要善于从广大师生的实践中汲取智慧，改变固有的、程式化的工作模式，创造性地开展工作，为学校的人才培养、科学研究和社会服务营造良好的内部氛围。

四是育人服务。育人工作不是学校一个部门、一个单位单打独斗能够完成的，需要形成育人合力，这就要求办公室充分发挥综合协调职能，营造良好的环境，推动三全育人工作落到实处。一方面加强与校内学生工作部、教务部、后勤保障部、财务部等部门的联系，完善建章立制和协调机制，促进管理的科学民主化，提升教育治理能力现代化水平。另一方面要加强与政府教育主管部门、社会各界的沟通，在教育资源、政策法规等方面争取支持，营造良好的育人环境。

三、“互联网+”时代办公室工作管理模式创新路径

（一）引入互联网创新思维，加强办公管理队伍建设

在“互联网+”时代，新事物层出不穷，大数据技术、云计算平台、人工智能技术的产生推动着办公室工作的便利性革命，钉钉、微信、电子白板等交流工具的运用，更是极大地丰富了办公室工作的内涵。因此，高职院校的办公室工作人员除了应具备丰富的管理知识和技能外，还应顺应“互联网+”的发展趋势，实现管理方式方法的不断创新，以满足学校的长远发展需求。

首先，在政治上要关心时事，对党和国家最新颁布的政策法律法规要了然于心，对网络上似是而非的信息要有甄别力，切不可人云亦云，要有坚定的政治立场及正确的判断力，更不可助谣传谣，为学校营造风清气正的良好环境。

其次，要进一步加强业务技能和专业素养。在办公室工作中，经常带着问题去调查研究，学会在纷乱复杂的信息和情况中了解掌握处于萌芽状态的倾向性问题，同时运用“互联网+”和大数据等信息手段收集第一手资料，并提出解决问题的方案或建议，走出一条办公室实践管理的新路子，既有序到位、服务到位，又动作规范、科学有效，成为领导真正的左膀右臂及得力参谋。在专业素养方面，要进一步培养工作人员敬业奉献和吃苦耐劳的精神，在处理千头万绪的办公事务的同时，明确在日常工作中运用“互联网+”的重要性。要根据工作要求不断提升自身的信息化能力，加强知识与技能的学习，实现知识结构化更新，利用互联网开展信息检索、问卷调查等相关工作，提高工作效率，节约成本。

（二）引入互联网共享思维，完善办公管理体制机制建设

互联网时代，信息不再是单向流动，而是双向互动的，高职院校的办公管理模式的创新可引入互联网思维，完善体制机制建设。

一是建立健全规章制度，保障推行。完善的规章制度是高职院校有序、高效推进办公室工作的重要保障。不管是原有的制度还是修订的制度，都要经过多轮的论证来科学制定，同时要加强宣传和引导，特别是学校领导干部更应以身作则，率先垂范，积极推进制度的执行。在制度制定之初，要广泛征集广大师生的意见和建议，做到接地气、可操作。在执行过程中要宣传到位，畅通监督渠道，积极响应师生的反馈。

二是分层分类完善培训制度。目前，学校的培训制度较为单一，大部分都是针对专任教师、领导干部或是普适性的职业素养培训，且培训经费也是包干使用，比较有限，办公室管理人员鲜有专业培训的机会。在高速发展的互联网时代，新技术、新手段层出不穷，在经费允许的情况下，适当将办公室工作人员纳入培训范围，每年有计划地选派部分工作人员参加办公管理、技能培训。“他山之石，可以攻玉”，与兄弟院校之间的相互学习和交流，不仅可以开阔眼界，带来新的先进的管理模式和育人理念，而且还能提升他们的综合素质，激发他们积极向上的学习热情。

三是优化考核，建立激励制度。办公室管理人员出现畏难情绪和职业倦怠现象的很大一部分原因是投入与回报不成正比，缺乏奖励激励措施。现在学校对办公人员的考核采用行政岗通用的“德”“能”“勤”“绩”“廉”，主观因素占大部分，定性有余，定量不足，较易产生偏差。对办公室管理人员的考核应根据岗位特点，项目管理与岗位设置相结合，量化重点难点工作。将任务固定、性质相同的工作设置为一个专门的工作岗位，由指定的工作人员来负责，一个工作人员可以同时负责几个不同的岗位。在岗位设置对办公室的基本任务完成分配的情况下，对一些重大事项，如人才引进、承办的重大会议、培训、专项主题活动等以及一些难以归属到工作岗位中的临时性、突发性事情进行分类立项，并配以相应的绩效分配比例，作为考核的依据。同时，通过绩效工资分配、奖励性津贴等物质奖励和岗位工作表现优秀的精神奖励，在职称晋升、干部提拔等方面充分考虑管理人员的资源配置，激发办公室管理人员的事业心和进取心。

（三）引入互联网开放平等思维，完善办公平台建设

目前，高职院校普遍已建立办公信息化管理平台，但因为各种主观和客观的原因，其使用水平参差不齐。因此我们要在客观上构建高效的信息网络，在主观上敢用、善用。

一是构建高效的信息网络。首先，学校应加大资金投入，保障“互联网+”时代办公管理工作推行中具有健全的硬件设施，不断使办公工作朝自动化和智能化发展。其次，要加强协同办公，完成各条线工作任务的布置、提醒、催办等，同时强化信息的横向分类化建设和上下级部门间纵向的有效对接建设，以确保信息传输的准确完整性和通畅性。最后，充分征求使用部门意见，加强软件的开发与应用，做好网络安全维护工作，确保办公室管理工作的安全性与高效性。

二是敢用、善用办公平台。办公室管理人员应转变观念，明确当前互联网发展的特点和趋势，提高学习先进信息技术的动力，遇到问题多寻求技术帮助，以打破传统的管理理念，结合工作实际需求，合理规划办公室工作的目标与流程，提高办事效率。要学会运用大数据帮助领导做好决策，用数据说话是适应领导决策模式转变的重要方法，让领导由传统的顶层拍板模式、经验模式向由数据支撑的模式转变，经得起实践和时间的检验。

三是用好“互联网+手机终端”，构建有效的移动平台。随着手机的普及和移动互联网技术的发展，很多应用都实现了移动化，高职院校也可以借助现有的办公自动化系统，链接到手机终端，进一步构建全方位的自动化互动性的办公平台。通过流程再造和程序化设计，全面记录整个办事过程。领导可以直接通过手机下达任务，办公室与各部门之间的沟通协调更加便利、快捷，而且在信息公开透明的环境下，也有利于各部门之间相互监督，按阶段、按节点、按任务要求完成各项任务。这样，事情进展到哪儿，出了什么问题，都可以查询和追溯，实现上下级部门之间信息及时传达和反馈，真正做到无缝对接。

目前，高职院校办公室管理工作中存在制度建设不够健全，很多制度流于形式，甚至存在制度盲区；信息平台不够完善，应用集成化程度低，导致信息共享困难；工作人员信息化素养和职业技能不到位，职业倦怠严重等问题，不能满足新时代办公室管理工作的实际需求。在“互联网+”背景下，应该用互联网思维对高校办公室管理工作管理模式进行改革和创新，借鉴互联网的开放、平等、共享、创新性，完善办公室管理体制机制建设，加强办公室管理队伍建设，完善办公平台建设，促进管理工作效率的提高，促进学校的长远发展。