信息化条件下农业科研档案管理工作研究

孔晓蕾

（黑龙江省农业科学院草业研究所，黑龙江 哈尔滨 150086）

农业部门的科研档案管理是指对科研团队、个人技术研究、状况调查、生产管理等全过程的数据进行记录，结合研究需求对档案资源进行管理与开发。相较于一般的文书档案，科研档案的信息保密等级较高，涉及知识产权保护的相关内容，开发难度较大。通过档案管理信息化改革，可以有效打破档案开发的僵局，对科研相关信息进行深度开发，发挥档案价值，是知识经济背景下农科档案管理的重要发展方向。

1 现阶段农科档案部门推行信息化改革面临的问题

1.1 档案管理理念相对滞后，信息化建设基础薄弱

受传统档案管理理念的影响，科研档案信息开发过程中，仍旧存在重管理、轻开发与重安全、轻利用的现象。科研档案的技术成果、调查数据等处于不同的保密等级，开发进度不统一，各级管理单位的研究目标、技术推广方向与实际的科研成果等差异较大。在信息共享方面，存在以下几方面的问题：一是科研项目管理者是档案建立与管理的主体，科研人员需要将研究过程与结果汇总起来，上交管理部门，档案信息的收集需要较长的周期；二是档案在移交、调用、归档等过程中，由于各种原因只移交、归还了一部分，造成科研项目档案多处存放，归还部门涉及科研项目主持人、科研管理部门和档案馆等。档案的不规范管理导致信息数据不完整；三是管理部门信息化建设基础薄弱，信息系统功能不完善。由于科研档案的开发需要一定的安全防护机制，服务主体具有特殊性、专业性的特征，涉及知识产权、涉密信息等，增加了资源开发的整体难度。

1.2 科研信息整合开发效率不高

农业单位在开展档案管理信息化改革工作时，由于管理队伍的整体素质、信息素养与专业能力参差不齐，在对原始信息进行归档、处理、分析的过程中，无法有效、科学地提炼出具有较高研究价值的信息，整合开发的整体水平达不到预期。对科研档案中相关统计数据、科研成果等信息，无法将其有效地转化成实际的生产力，对科研成果的转化有着不利的影响。现阶段，尽管信息化档案建设的理念对原有的管理模式产生了一定的影响，但在信息化建设投入、技术管理、制度规范等方面仍旧存在漏洞，部分档案工作者对纸质信息的管理较为熟练，没有树立起信息化开发与管理理念，接收进馆的电子文件存储形式存在区别，各电子文件数据库由于安全等级不同难以形成联动效应，造成信息孤岛现象。除此之外，在对纸质档案进行数字化转化的过程中，以扫描、信息录入为主，没有使用大数据、云计算等现代信息处理技术，使得信息化、数字化建设停留在表层，没有充分发挥资源功效。

1.3 档案信息化标准不统一

目前，尽管农业档案的信息化改革已经取得了一定的实践成果，但在科研档案共享、交互平台的建设方面仍有待加强。资源的传递、开发与更新不同步，使得部分已经取得实践成果的项目被重复研究，信息不对称问题较为严重。近年来，部分国家、省级农业单位在建立科研项目时，采用在线申报、审核、进度汇报、提交成果的形式，但在信息同步传递方面却存在迟滞性，档案信息化标准不统一。档案工作者很难在第一时间归档、更新。即使将电子文件打印为纸质文档，由于元数据依附于原设备造成元数据缺失，难以保证电子文档的真实性和完整性。与此同时，部分农科单位的信息硬件系统与管理平台不能及时同步，元数据的存储与转换存在时差，数据遗失、损毁的可能性进一步扩大。

2 建立农业科研电子档案的方法和管理措施

2.1 创新现代档案开发理念，规范电子档案的管理流程

档案管理的信息化、数字化建设已进入蓬勃发展的阶段，管理部门应积极推进管理队伍的思想创新，树立档案现代化、电子化的档案管理意识，提高对电子档案重要性的认识，打破以纸质档案管理为基础的传统思维模式。一方面，档案部门应加强现代信息开发理念与技术的宣传与引导，构建专门的管理与监督平台，将信息化改革目标进行细化，转变为常规化的工作任务，规范电子档案的管理流程，加强对管理者执行行为的引导；另一方面，应明确不同档案管理岗位的具体工作职责，深化各部门之间的沟通，实行集中管理模式，强化档案收集、处理、审核、利用等工作的标准化管理，确保档案的完整性与真实性。

2.2 优化用人选人机制，组建专业化的档案工作团队

农科档案的开发相较于一般信息资源管理，具有高专业性、涉密性的特点，因此，在组建管理队伍的过程中，应注重实践型、专业化人才的培育与引进。首先，管理部门应加强复合型人才的引进，在招聘的过程中，吸纳一些具备信息素养、职业能力较高的管理人员，优化用人与选人机制；其次，应拓展管理人员参与专业培训的途径，为管理改革提供人才基础。对新上岗的档案管理人员应抓好岗前培训，使他们熟悉基本业务知识和岗位技能，增强团队协作意识。通过组织短期专业管理教育活动、聘请优秀职工分享经验、派遣职工参与对外交流等形式，有针对性地提升档案管理队伍的实践能力与职业素养。

2.3 合理规划信息环境建设，夯实档案信息化建设基础

为提升档案信息管理的实效性，农业档案开发与管理部门应合理规划信息基础建设投入。首先，在硬件系统的维护与更新方面，应定期对系统的运行情况进行状态监测，排查故障危险。同时，适当对存储系统、扫描与打印设备等进行更新，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定；其次，在软件程序建设方面，应结合先进的信息技术应用实践、科研档案的具体开发需求等，对软件的功能进行完善，依照档案的不同安全管理等级，建设对应的数据库，夯实档案信息化建设、开发与管理的基础，全面推进智能化档案模式的建立健全。

2.4 建立现代信息风险防护机制，深度科研档案整合

档案信息的安全防护是信息资源深度开发的重要前提。为此，档案部门应协调信息保密等级降解、知识产权、信息开发需求之间的关系，在依照工作需求对关键档案、重要信息进行查询、利用的同时，依托智能化、自动化的信息数据分析平台，对共享信息资源进行规范化管理，实现多层次、多渠道的信息开发，保证信息的安全化、规范化管理。围绕科技研发成果、农业生产技术改革等项目，对电子档案信息进行深度加工，通过学术专题编研、跟进成果后期信息采集与发布、采用多形式科技咨询等方式，对科技资源进行深度整合，全面开发农业技术资料的价值，加快科技成果的推广、转化，建立新时期农业档案利用与管理机制。

3 结语

档案的系统性开发与管理是一项长期性工作。农业档案中的科研信息资源是农业技术研发、推广、成果评价等工作的重要依据。档案部门应立足全局，结合信息开发的实际需求与档案信息化建设基础，明确规划现代档案改革目标，组建专业化的档案管理队伍，树立现代信息开发理念，完善信息管理的平台服务功能，提升信息资源安全防护水平，全面提升农科档案的开发、管理质效。