高校档案数字化与馆藏档案分级管理方法探析

摘 要 随着社会科学技术和信息化的快速发展，数字化技术已经出现在人们的日常生活，越来越多的高校重视起了档案的数字化建设。在高校档案数字化建设过程中，要依托校内馆藏档案的建设，进行严格的馆藏档案分级管理，做到把重要档案加以保护，同时利用数字化与信息化技术，有条不紊多的加快电子档案建设，加强档案的分级管理，为档案的安全性和长久储存提供有力的保障和技术支持。

关键词 高校档案 数字化 馆藏档案 分级管理

中图分类号：G271文献标识码：A

在目前的高校档案建设中，大多高校会采取馆藏档案和数字化档案的同步建设。在面临严重突发事件时，如何对档案信息进行安全的保护，是一项重要的工作，因此出现了档案分级管理的方式，配合目前发展的档案数字化，能有效对高校档案进行合理有效的保护，同时分级管理方法也使日常档案管理工作有序的开展。本文主要对高校档案数字化与馆藏档案分级管理方法做出研究分析。

1馆藏档案分级管理有利于区别出重要档案

高校的馆藏档案是高校的一项建设工作，每年都会进行更新，它记载着高校每个时间段的发展历史，主要包括高校招生就业、科技研究、教育教学、人文活动等方面的信息内容，同时会以文字、音视频、数据等形式展现和记录。高校的档案建设是高校整体建设的重要组成部分，因此为了使这项工作有序的开展，需要按照分级管理的方法，使建设馆藏建设更加有效。首先高校在档案信息收集时，要分清主次，根据档案信息的重要程度分级，同时按照信息的重要程度将档案的归档保留时间设置为永久保留、三十年保留以及十年保留，这种分级的档案保留年限就是档案价值的初步判定。通过这一级筛选，一些不具备代表性档案将会被清楚收纳范围，同时筛选出的不同程度可以归档的档案会根据类别，按照国家的法律法规由高校档案管理部门依次进行保管。

目前国内的大多高校没有进行档案的分级管理，通常是根据时间年限把各类档案存入同库房，这样的保管模式将会增加后期的调档难度，同时也无法快速区别出重要档案和非重要档案。这种混合式的馆藏模式在遇到突发事件时，无法做到岁重要档案的重点保护和有效保护，后期的损失程度无法预估。因此采用档案分级管理的模式，可以给馆藏档案一个有效的分级，对筛选出的重要档案加以保护，充分发挥高校馆藏的作用。

2馆藏档案分级管理有利于对档案的安全保护

根据国家教育部和国家档案局发布的关于《高等学校档案管理办法》规定，各高校要建立高校档案部门，并且按照规定依法收纳高校的各类档案，并且规定可以依据高校建设要求和实际档案管理需求，对特殊档案就行单独保管。各高校要根据学生和教职工的调档要求，对频繁利用的档案进行数据统计，并将此类档案与其他档案分开存放，这样一方面能提高管理人员对档案的查找速度，另一方面还能保证此类档案的使用不会影响到其他重要档案的存放安全。

馆藏档案分级管理能明确每位员工的岗位职责，在突发紧急事故时，每位管理人员能第一时间找到重要档案所在位置，对其进行抢救，尽最大能力减小档案损失。同时档案的分级管理后，能对重点档案进行更加安全的管理存放，能有效预防安全事故的发生。在分级管理的同时，管理人员要定期培训，增强整体的业务水平，每一个人都应该对档案存放位置和档案等级特性有全面的了解，平时要注重对档案的保护。

3馆藏档案分级管理有利于高校档案数字化建设

随着信息数字化技术的不断发展，高校在档案管理方面也逐渐应用数字化技术。在档案的数字化建设中，要将纸质档案材料进行扫描，转变为电子版的材料，这个过程中要扫描数量庞大的档案材料。档案分级管理给档案数字化建设指明了建设方向，数据库的搭建也要分级建设，然后将扫描的档案按照重要程度逐级收入到数据库里。馆藏档案的分级管理为档案数字化进程提供方便，减少了录入时的人力和物理，同时高校档案数字化建设也为学校的档案管理提供一个安全便捷的平台，能够利用数字化技术更好的服务于广大师生和校友。高校档案数字化建设也会为馆藏的档案提供安全保护，减小了人为查阅时对馆藏档案的损坏，能安全的保护原纸质文件。只有当高校建立一个完整的档案分级管理制度，并严格的去落实，才会加快档案数字化的建设，也会使建设的数字化档案层次明确，方面后期的管理。

高校馆藏档案的分级管理符合国家教育部和国家档案局的管理规定，也是国家大力提倡的档案管理方法。高校档案数字化和馆藏档案分级管理会给高校的档案提供安全的存储环境，在保护档案原有的社会历史价值的同时，为高校的师生提供更加人性和便捷的服务。在未来的档案数字化建设还有馆藏档案管理中，要继续按照档案分级管理的方法，合理高效的对档案进行收录和数字化轉变，为高校档案安全提供保障。

作者简介：李燕，（1983.11-），女，汉族，江西人，本科，景德镇陶瓷大学助教/科长，研究方向：档案信息资源开发与利用。

参考文献

[1] 王春莉，詹晋强.高校档案数字化与馆藏档案分级管理探讨[J].甘肃高师学报，2018，23（02）.

[2] 王春莉，詹晋强.高校档案数字化与馆藏档案分级管理探讨[J].甘肃高师学报，2018，23（02）：141-142.

[3] 王玉玲，朱银培.新时期高校电子档案基于信息化发展应用研究[J].兰台世界，2020（06）：61-63+66.

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