大数据背景下的高校图书馆档案管理策略思考

2020-12-17陕西广播电视大学郝红梅

营销界 2020年37期

陕西广播电视大学郝红梅

高校图书馆随着大数据时代的来临，图书馆在档案管理工作方面，从原来的纸质化办公逐渐向无纸化、电子化、网络化方向发展。基于高校图书馆海量的信息，高校进行档案管理工作变得愈发困难，而大数据能够有效地对图书馆中的数据进行保存、加工、处理和管理，很大程度地提升了高校图书馆档案管理的水平。高校一般通过现有的图书管理软件，对档案管理数据进行采集处理，从而使得高校图书档案管理规模化、高效化、及时化和多样化。高校图书馆在进行档案管理的过程中，应该利用好大数据的优势，将管理的方式从被动转为主动参与。

一、高校图书馆档案管理情况

目前，我国各高校图书馆进行档案管理时，主要的工作内容是对具有高价值档案、重大事件档案等进行管理。在存储上主要以纸质留存的形式归档，更加重视对档案价值高的进行维护。各高校在档案电子化的过程中，也是优先对高价值档案进行电子化。而数字化的过程成为最后的环节，方便于后期的存储、管理、检索。高校在图书馆档案管理数字化中，没有对档案需求情况进行摸底，只是根据自己的感觉来对自己认为价值较高的档案进行数字化管理。在新的大数据背景下，高校图书馆应该加快图书馆信息化、网络化步伐，通过大数据保证档案管理数据的真实性、完整性。

二、档案管理发现的缺陷

（一）高校图书馆档案更加重视存档工作

我国高校图书馆在档案管理过程中，没有关注档案采集前的准备工作，只对最终的档案材料重视。而高校的档案分类方式，影响着档案管理工作，造成了高校只重视档案的存档，对于采集工作不够关注。而大数据下，高校图书馆进行采集数据的过程中能够根据多个领域对档案的价值和需求进行综合性评估。在高校图书馆开展招聘工作时，培训档案和人事档案分属不同的领域，而对馆藏人员的要求每年也都是不一样的，具体的详细内容由于价值不高，不一定会留存。因此，高校图书馆在档案管理中要加强对档案管理采集阶段的重视，建立完善的数据采集制度，强化档案之间的联属关系。通过对前期采集的档案数据进行分析，加强档案之间的关联性，进而提升高校档案管理的水平。

（二）管理模式简单

高校图书馆在档案管理中，主要以文件的形式，对高价值的档案进行管理。而这种简单的管理模式，容易形成管理固化。专业的高校图书管理人员较少，很大一部分是其他教职员工兼任，更加重视档案的寄存管理。而高校档案数字化建立过程中，一般先是对原始档案进行考察，之后对电子化后的档案进行加密处理，最后通过相关的档案管理软件对档案进行分类。而在实际管理中，高校通常只是把纸质化档案转变成电子化，管理的模式没有发生变化。而在大数据背景下，档案的价值更多地体现在外部市场的需求多少，档案数据的其他信息往往比档案本身价值更高。因此，高校在早期档案的采集过程中，应该加强对档案管理人员的学习，调动其他部门参与到档案采集工作中，加强对档案需求的分析和整理，提升档案的附加价值，大数据的应用使得高校图书档案管理模式发生了转变。

（三）缺乏现代管理理念

在大数据的时代背景下，很多高校已经开始的档案管理数字化的建立和运营工作。但在实际的工作中，管理人员把档案管理当成是对软件的运用，没有形成良好的评价反馈机制。高校图书档案管理应该把现代化的管理理念引入到数字化运用中，通过反馈评价机制的建立，有效推动高校图书档案管理模式的创新和发展，通过大数据的优势，扩大档案采集内容的深度和广度，增加采集的频率，使得高校图书馆档案更加完整、真实、客观。在采集的过程中，对档案数据进行分析，了解市场对档案的应用途径，从而使得采集过程中更加有针对性，提高高校图书馆档案工作采集的效率。高校档案管理评价在对已有的档案进行评价后，也可以对和档案相关的信息进行二次评价，提高档案的使用率。

（四）没有完善的共享管理制度

当前，我国高校在共享馆藏时，一般是通过互借，文献传输等方式实现的。在共享的过程中，没有相应的管理制度。这主要是由于高校没有建立图书档案管理的平台，使高校在共享信息的过程中无法对这一部分进行有效的管理。即使有高校已经建立了管理平台，但各高校之间的数据平台兼容性差，对档案的价值认识不同，这就需要各高校在共享数据前，提高双方平台的互相兼容性，通过建立合理的档案机制评估体系，从而使得共享管理制度趋于完善。高校在管理的过程中，没有进行分级。高校应该对图书管理档案的内容进行分级管理，不同级别的内容设置不同的共享权限，提高档案的使用率，避免档案因为未分级而无法进行有效的共享。高校通过共享协议和分级管理的互通，让图书馆档案的价值最大的被开发了出来。

（五）没有对档案进行再次利用

在大数据发展之前，高校在完成档案的采集和存档后，后续没有开展对档案的再次管理工作。档案的再次管理主要是档案在实际的使用中，管理人员对其附加价值进行再次的存档。而在大数据时代，数据库已经被广泛地应用于数据的采集、处理、存储中。将数据库引入到高校档案管理中，在提升管理效率的同时，提高了高校图书档案管理的水平。而对高校对档案的再次管理，能够转变管理者的理念，让管理者以需求为导向进行管理工作。

三、大数据下优化高校图书馆档案管理的方法

（一）完善档案原始数据

在大数据时代，人们在获取信息时更加关注信息的结果，对于信息结果产生的原理和过程不是非常关注。人们只需要对信息内容直接应用就可以，不需要深究其原因。而档案管理通过对数据的处理、分析、存储，可以在一定程度上显示档案活动的具体情况。而高校通过大数据技术，可以集中地对高校图书馆的馆藏档案进行采集、存储，在采集中不需要考虑档案的价值高低，这样保证了高校图书档案的完整性，通过这种直接忽略档案价值的采集方式，使得档案采集的数据真实度大大提升，档案更加详细，内容更加丰富。当发现采集的档案内容有所缺失，管理人员可以针对性地对缺失的部分进行查询、录入。而反馈、评价机制的建立，能够帮助高校图书馆档案管理人员不断完善档案内容。而通过查询功能，管理人员能够对高校图书馆档案的原始数据使用情况进行了解。

（二）构建大数据下的数据库

高校在大数据下构建自己的图书档案管理数据库，需要遵循安全、稳定、真实等原则。图书馆数据库通常是由固定的主题、稳定的环境，通过集成的方式进行数据的统合。高校图书馆档案管理数据库建立时，需要设定以下内容：自动记录、不限次查询、不能对原始数据改动等。高校还要根据自己的图书档案管理分类，按照不同的类别，添置相应的功能。如党政档案需要进行加密和权限设置。高校在对档案管理的过程中，可以利用数据库的分类管理形式，对不同类别档案管理数据进行分级查阅。在档案采集的过程中，可以设置好归档时间，数据库按照时间节点自动归档。当要对档案修改时，管理人员需要提交修改申请书，详细注明修改原因、时间、完成节点、修改内容、原档案内容等信息，当修改后提交，重复上面的操作进行归档。

（三）设置档案管理评价体系

高校传统的图书档案管理一般是通过人力进行处理的，在处理的过程中，受到的制约条件较多，增加了高校档案管理工作人员工作的复杂度和难度。而大数据背景下，高校档案管理人员可以利用数据库的功能，通过对评价日志进行记录，档案的提取和归档简单，不受其他条件制约，而通过评价能够有效地提升档案管理的质量。高校图书档案数字化需要耗费大量的时间，高校在完善图书档案管理体系时，加强数据库功能齐备的同时，还要不断优化大数据在档案管理中的应用。而设置档案管理评价体系正好能够帮助管理人员完善图书档案管理体系。高校在评价体系的建立中，必须引入现代化管理体系，通过明确管理中的评价内容，加强对档案管理的质量和档案使用效率进行评价，使得档案评价通过评价、改进、评价的循环管理方式，推动高校图书馆档案管理水平不断提升。档案管理在理念上要明确工作方向，加强制度建设，通过合理的评价机制，使得评价更加符合客观事实，更能对图书馆档案管理起到促进作用。

（四）在共享中引入绩效制度

高校图书馆的工作内容较多，比较繁琐，而绩效制度的引入能够更好地帮助图书管理人员提高工作效率，明确工作内容。绩效评价制度可以将图书管理工作人员的工作内容数据化，便于直观地去评价工作成果，帮助图书馆工作人员提升自己的技能。而在大数据背景下，高校图书馆工作必须引入新的科学技术，通过自身的业务内容，对服务开展绩效评价，形成完整的考核制度，进而完善高校图书馆档案管理。而绩效制度通过对管理的评价，能够更好地推动各高校图书馆之前的交流，高校在共享中，通过各自的绩效评价制度，吸取对方管理中好的方法，避免自己在建设中出现重复或错误策略。